通告：在一定范围内公布应当遵守或周知的文
批复:答复所属单位请示事项，
用“批复”。
（七）印装格式
1. 公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)，
文字从左到右，横排。公文上白边为37㎜±1㎜，左 白边为28㎜±1㎜，版心尺寸为；156㎜×225㎜。 2.排版规格，一般每面排22行，每行28字。双面印 刷，页码套正。公文装订应左侧装订，不掉页，距 页脊3-5㎜。订眼距书心上下各1/4处。
5.发文字号。由发文机关代字、年份和序号组成。
发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布； 年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用 六角“[ ]”括入；序号不编虚位（即1不编为O01）， 不加“第”字。发文机关之下4mm处印一条与版心等 宽的红色反线。
6.签发人。上报的公文需标识签发人姓名，平行
二、制度编制层次描述和编号格式
1.要求在一个文件内应统一格式、一种层次次序，
同一标准内自始至终连续。标准正文应按章、节、 条、款、项划分层次。在同一层次中应按先主后次、 共性优先的原则进行排序。章是标准的分类单元， 节是标准的分组单元，条是标准的基本单元。条应 表达一个具体内容，当其层次较多时，可细分为款， 款亦可再分成项。
5.落款及成文时间 (1)正文结尾要有单位名称，一般在正文的右下方适
当位臵，右空两格。正文标题已经书写单位名称和 时间的，结尾不再使用落款和时间（如会议纪要）。 (2)成文时间以负责人签发的时间为准，公文成文时 间用汉字将年、月、日标全，零写成○，不能用数 字“0”，臵于正文右下方，具体位臵由字数来决定。 会议纪要的成文时间居右顶格标识在红色反线之上 右侧。
2.同公文排序原则。构层次序数，第一层为

“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第 四层为“(1)”，第五层为“①”。绝不可以将层次 颠倒过来，随意使用。 3.章、节、条、款标注： 1，2，3，。。。。。。。 1.1，1.2，1.3。。。。。。。 1.2.1，1.2.2，1.2.3．。。。。。。
眉首：臵于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；
主体：臵于红色反线以下至主题词（不含）之间的各要
素统称主体. 版记：臵于主题词以下的各要素统称版记.

一般包括：秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机 关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附 件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机 关、印发机关和印发日期等要素组成。
3.紧急程度。如需标识紧急程度，用3号黑体字， 顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字； 如需同时标识秘密等级和紧急程度，则密级和 保密期限顶格标识在版心右上角第1行，紧急程 度顶格标识在版心右上角第2行。
4.发文机关标识。由发文机关全称或规范化简 称后加“文件”组成；发文机关标识上边缘 至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发 文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发 文机关标识使用小标宋体字，用红色标识。 字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但 一般应小于22mm×15mm(高×宽)。
（二）眉首部份
1.公文份数序号。将同一文稿印制若干份时
每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序 号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1 行。
2.秘密等级和保密期限。如需标识秘密等级，
用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行， 两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保 密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上 角第1行，秘密等级和保密期限之间用”★” 隔开。
性发挥而仁者见仁，智者见智。可以说，规范性是公文能够得到有效贯彻 和落实和保障。
三、模式化
公文的体式就是模式化的，模式化语言对于别的文体来说可能是失败，
制 度 格 式 一
制 度 格 式 二
三、公文写作基本方法：
一、实用性
实用语言和文学语言。实用语言和文学语言虽然在词汇、语法上没有 太大区别，表面看起来是一种语言，但它们实际上是功能完全不同的两种
语言。实用语言只传达词语的词典意义，人们在使用和接受它的时候，依
靠平时养成的习惯，自动地认识它的指向物，而对语言本身并无太多的注 意。而文学语言不限于传达词语的词典意义，它是对实用语言进行“扭
模 板
会 议 纪 要 格 式
内 部 行 文 格 式
（空一行）
制度编号
颁发日期 搞定部门
JL-CW2011012
2011-5-18 财务中心
（空一行）
湖南九龙集团××××制度（修订）
（空一行） 1.总则 ×××××××××××××××××××××××××××××× ×××××××××××。 2.适用范围 ×××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××× 。 3.管理职责 ×××××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××。 4.程序 4.1 ×××× ×××××××××××××××××××××××××× ××××××× 。 4.2 ×××× ×××××××××××××××××××××××××× ×××××××××××× ××××××××××××××××× 。 4.3 ××××××××××××××。 4.4 ××××××××××××××。 4.4.1 ××××××××××××××。 4.4.2 ××××××××××××××。 4.4.3 ××××××××××××××。 5.其它 ×××××××××××××××××××××××××××××× ×××××××××× ×××××××××××××××××××××× ××××××××。 ×年×月×日
(5)正文中如需引用公文应先引用标题，后引发文字


号。引用公文标题使用简称时，先引用全称，并注 明简称。 4.附件要求 正文如有附件，应当标注附件顺序和名称。先在正 文下一行左空两格用三号仿宋字体标识“附件”， 后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数 字，如 附件：1.××××× 附件：2.××××× 附件后不加标点符号，附件应与正文一起装订，前 后应一致。
一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心 下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字 (外侧）。空白页和空白以后的页不标识页码。 2.公文中表格根据实际情况确定。
（六）常用公文种类
请示: 请上级主管单位 或政府机关部门指示和批准， 用“请示”。

向上级主管单位或政府机关部门汇报 工作，反映情况，用“报告”。
二、规范性
公文语言，可以说是一种循规蹈矩的语言。在词汇上，公文语言严格
遵照其词典意义；在造句上，公文语言严格遵循语法规则；在修辞上，公
文语言只适当运用比喻、对偶、排比、设问、反诘等常规修辞格，而对夸 张、通感、暗示等可使事物有较大变形的或曲折达意的修辞格一般不用。
这样可以保证公文的不同读者在理解上能够趋向一致，不会因个人的创造
报告:
传达上级的指示，要求所属单
通知: 通报:
位、 部门办理或者需要知道 的事项，任免人员，转发上级 和不相隶属单位的公文，用 “通知”。
表扬好人好事，批评错误，传达 重要情况以及需要所属各单位知道的事项， 用“通报”。
函：平行的或不相隶属的单位之间互相商洽
工作，向有关主管部门请示批准等询问和答 复问题，用“函”。
（四）版记
1.主题词。主题词是反映公文主要内容的规范化名
词或名词性词组，先标反映公文内容的词，后标反 映公文文种的词，按要求标注。主题词用3号黑体字， 居左标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋体字， 词目之间空1字，不用标点，最多不超过5个。 2.抄送单位。公文如有抄送，在主题词下一行，左 空1字用3号仿宋体字标识，后标全角冒号；抄送机 关间用逗号隔开，回行时应对齐，最后一个抄送机 关后标句号。
3.印发单位和时间位于抄送机关之下一行，用3号仿
宋体字。印发单位（一般以办公室名称）左空1字， 印发时间右空1字，以公文付印时间为准，用阿拉伯 数字。 4.份数臵于印发时间之下右空3字，用3号仿宋字和 阿拉伯数字标识。版记要素之间用反线隔开。
（五）页码和表格要求
1.用4号半角阿拉伯数字标识，臵于版心下边缘之下
曲”、“变形”、“施加暴力”后“反常化”了的语言。作者之所以要采
取反常化的手段，是为了消除读者的习惯性，使读者不得不专心致志、聚 精会神、流连忘返地去感受语言本身，从而延长读者对事物的感知过程。
如果说文学语言是表现感觉的语言，那么实用语言是表达认知的语言。必
须分清了这两种语言，写作中才不会出现用文学语言写公文的荒唐现象。
一、办公室工作：
“作”
“公”
工作范围广，既要参与政务，又要管理事务。
其次是服务面宽，上下左右、大大小小的事 都会汇集到办公室来，工作内容极其繁杂。 对内对外、对上对下的协调很重要，不论是 上报还是下发，需要办公室一一切沟通，协 商并组织落实。
办 公 室 工 作 特 性
窗口性 服务性 综合性
必备特性：
排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人 姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后 标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
（三）正文部份
1.
标题。正文必须要有标题。标题使用二号小标
宋体字，不得将标题字打印大小不一或中间加入其 它艺术体。标题字数较多时，可分一行或多行居中 排布，回行时，要做到词意完整，多行标题的排列 方式一般是正宝塔、倒宝塔或棱形。标题应准确简 要地概括正文的主要内容并注明正文种类。标题中 除规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号； 如有副标题则回行居中，字体使用四号楷体（可用 （）括住或不用）。
3.
正文
（1）正文臵于主送部门下一行，用3号仿宋体字，
每自然段左空二格，回行顶格。数字年份不能回行。 文中一级标题用三号黑体字，二级标题用三号楷体 字，三级标题用三号仿宋体加粗，四级及以下标题 与正文字体相同。一级标题后若回行不使用标点。 （2）正文层次序号要求。正文结构层次序数，第一 层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”， 第四层为“(1)”，第五层为“①”。绝不可以将层 次颠倒过来，随意使用。