业务招待费管理规定(试行)为进一步加强公司业务招待费管理,达到即能搞好业务招待,树立企业良好形象,同时也能控制业务招待费超支,禁止铺张浪费,实现降本增效,特制定本规定。
一、业务招待费使用原则1.通过搞好业务招待,树立企业良好形象,彰显企业文化理念。
2.业务招待费本着“必需、节俭、适当”的原则使用。
3.要体现:热情招待,充分表达对来宾的礼节。
4.要做到:体面不浪费,大方不俗套,热情有礼貌。
二、业务招待费使用范围1.业务招待范围包括:与公司有业务关系的客户、供应商、银行、税务、政府及其相关主管部门的工作检查、考察、调研等;公司上级领导以及其他所需招待的客人。
(以上人员统称为“宾客”)2.业务招待费用具体包括就餐费、住宿费、馈赠礼品费、车接送费等有关费用。
3.业务招待类别:根据业务合作进展状况、业务关系、付款状况或客户关系等,将业务招待分为4类情况:类1:真正有业务到公司考察、签约的招待(如:确定可签订合同的考察、或业务正在进行的)类2:业务做完后的招待(如:业务做完且无违约的客户来访)类3:非正常、非现有业务的招待(如:只是有合作意向的、现在没有合作的、未按合同履行约定的、或欠款的客户来访)类4:非业务类的招待(如:政府机关、银行、认证或审计机构等人员的来访)三、就餐费使用管理规定和标准1.就餐申请流程:有宾客来访时,或是在外洽谈业务时,需要招待宾客就餐的,申请人需填写《业务招待费申请单》,经部门分管领导签字同意后,再呈总经理签字,需董事长签字的,必须有董事长签字,方可安排就餐。
申请单签字流程:针对类1和类2:申请人→部门负责人→分管领导→总经理;但就餐金额超过1500元的,需董事长签字批准。
针对类3和类4:申请人→部门负责人→分管领导→总经理→董事长申请单管控要点:1)必须做到先申请后就餐,严禁先就餐后申请。
业务人员在外洽谈业务时,急于要招待就餐的,可先电话逐级汇报,同意后方可招待就餐;同时,委托经营办执行《业务招待费申请单》作业流程。
2)业务人员说明情况时必须真实,凡弄虚作假者,产生的一切费用由其个人承担,且公司视实际情况给予相应处理。
3)申请人须清楚业务状况,然后选择相应的招待类别。
4)申请单中,要在相应栏位写明“业务状况、招待原因”。
其中类1:须写明业务进展状况、业务金额、合同签订日期、编号等信息类2:须写明什么时候做的业务、多大金额的业务、来的目的类3:须写明非正常业务情况、或非现有业务状况、来的目的类4:必须写明招待原因5)申请单中,就餐地点在公司外部的,需写明在哪个省和市;其中可直接写胶南、或黄岛区、或青岛市。
6) 非业务部门只可申请“非业务类的招待(类4)”,且只能安排在公司食堂内招待就餐。
7)申请单送交办公室进行编号、存档,存档3年;销毁时,需提交书面申请,且经总经理签字后,方可进行销毁。
2.就餐招待标准:2.1公司食堂餐饮招待标准:注:喝酒禁止暴饮、拼酒,倡导文明就餐,适量适中。
2.2公司外部餐饮招待费标准: (包含饭、菜、烟、酒、水等费用)注:喝酒禁止暴饮、拼酒,倡导文明就餐,适量适中。
以上标准也包含青岛市内的招待。
3.就餐管控要点:1)就餐招待优先考虑在公司食堂就餐;需在外部招待的,部门分管领导应根据业务具体情况决定其必要性。
2)申请人应根据业务进展状况、业务金额、客户关系或服务关系等,合理客观真实的进行衡量招待费标准,避免随意提升消费标准,造成浪费。
部门分管领导审批时要严格把关。
3)坚持对口接待,各接待部门或接待者要严格控制宴请规模及招待次数,减少陪客人数, 公司陪同人员不应超过2人,接待时严禁无关业务人员作陪。
4)招待级别:类1:招待级别最高为一级(适用于公司内、外餐饮);类2 & 类3:招待级别最高为二级(适用于公司内、外餐饮);类4:仅限于在公司食堂内招待就餐。
4.就餐费用报销审批流程:1)公司食堂就餐费用审批流程:就餐→就餐人在餐费单上签字→食堂会计对餐费单进行统计汇总(月汇总表)→月汇总表(附上餐费单)交办公室进行核对、签字→分管领导签字→总经理签字→董事长签字→财务进行核账2)公司外部就餐费用报销流程:公司非协议挂账酒店就餐→酒店开具有效的发票(另附饭菜清单)→分管领导签字→办公室签字→总经理签字→董事长签字→财务进行核账、报销;公司协议挂账酒店就餐→就餐人在餐饮清单上签字→酒店记账、存档→办公室对酒店开具的有效发票和餐饮清单进行核对、签字→分管领导签字→总经理签字→董事长签字→财务进行核账、结算5.就餐费用登记、统计、考核管理1)公司食堂内的餐费,由食堂会计负责日常建账登记、统计(要体现处总酒价和最高单瓶酒价),并作出餐饮月汇总表;办公室根据《业务招待费申请单》核对餐饮月汇总表,并进行费用超出考核。
2)公司外部酒店的餐费,有经营办负责日常建账登记、统计(要体现申请费用和实际花费);办公室根据《业务招待费申请单》核对餐饮费用支出,并进行费用超出考核。
3)对招待费超出标准的,办公室要在申请单上写明哪项超出多少钱,以便于超标准考核。
4)对招待费超出标准的,需要董事长签字同意,才能报销,且针对超出的费用只能报销50%。
5)针对业务人员的业务招待费,年底与该业务的提成一并核算的事项中,需经营办每隔3个月在业务费用登记表内确认一次关联招待的业务是否有谈成,若有,登记相应的合同编号;12月底经营办将汇总资料,先经部门分管领导签字后,再经总经理签字后,再送交财务部,以便财务部按相关规定确定餐费承担方。
四、住宿费使用原则与接待审批标准1.住宿申请流程:外来宾客到公司洽谈业务时,需按排住宿的,经办人需填写《来客住宿申请单》,经部门分管领导签字同意后,再呈总经理签字,方可安排。
申请单签字流程:针对类1和类2:申请人→部门负责人→分管领导→总经理;但住宿总金额超过1000元的,需董事长签字批准。
针对类3和类4:申请人→部门负责人→分管领导→总经理→董事长申请单管控要点:1)申请人须清楚业务状况,然后选择相应的招待类别。
2)申请单中,要在相应栏位写明“业务状况、招待原因”。
2.公司外住宿标准:3.住宿管控要点:1)原则:来公司考察、调研、谈判等因公出差的,公司不予以报销住宿费用;若有特殊情况,须请示总经理同意后,才能按标准报销住宿费用。
2)申请人应根据业务进展状况、业务金额、客户关系或服务关系等,合理客观真实的进行衡量住宿规格。
部门分管领导审批时要严格把关。
3)住宿规格:类1:住宿规格最高为一级;类2、3、4:住宿规格最高为二级。
4.住宿费用报销申请流程:公司非协议挂账酒店住宿→酒店开具有效的发票→分管领导签字→办公室签字→总经理签字→董事长签字→财务进行核账、报销;公司协议挂账酒店住宿→酒店记账、存档→办公室对酒店开具的有效发票进行核对、签字→分管领导签字→总经理签字→董事长签字→财务进行核账、结算5.住宿费用登记、统计、考核管理1)由经营办负责日常建账登记、统计;办公室根据《来客住宿申请单》核对住宿费用支出,并进行费用超出考核。
2)对住宿费超出标准的,办公室要在申请单上写明哪项超出多少钱,以便于超标准考核。
3)对招待费超出标准的,需要董事长签字同意,才能报销,且针对超出的费用只能报销50%。
五、馈赠礼品管理规定1.原则:严格控制馈赠礼品,对确需要馈赠礼品的,申请部门须遵守《礼品购买申请单》申请流程。
2.礼品申请流程:外来宾客到公司洽谈业务时,需要馈赠礼品的,申请人需填写《礼品购买申请单》,经部门分管领导签字同意后,再呈总经理签字,方可安排。
申请单签字流程:针对类1和类2:申请人→部门负责人→分管领导→总经理;每人每份礼品费用超过1500元的,需董事长签字批准。
针对类3和类4:申请人→部门负责人→分管领导→总经理→董事长3.管控要点:1)申请人须清楚业务状况,然后选择相应的礼品馈赠类别;同时,合理客观真实的核定馈赠礼品金额。
部门分管领导审批时要严格把关。
2)申请单中,要在相应栏位写明“业务状况、馈赠原因”。
4.礼品费用报销审批流程:提供有效的发票→分管领导签字→办公室签字→总经理签字→董事长签字→财务进行核账、报销5.礼品费用登记、统计、考核管理1)由经营办负责日常建账登记、统计;办公室根据《礼品购买申请单》核对礼品费用支出,并进行费用超出考核。
2)对礼品费用超出标准的,办公室要在申请单上写明超出多少钱,以便于超标准考核。
3)对礼品费用超出标准的,需要董事长签字同意,才能报销,且针对超出的费用只能报销50%。
六、业务游玩管理规定1.原则:严格控制陪客游玩,对确需要安排宾客游玩的,申请部门须遵守《业务游玩申请单》申请流程。
游玩费用不包括食、宿费用。
2.申请流程:外来宾客到公司洽谈业务时,需要安排游玩的,申请人需填写《业务游玩申请单》,经部门分管领导签字同意后,再呈总经理签字,方可安排。
申请单签字流程:针对类1和类2:申请人→部门负责人→分管领导→总经理;但游玩费用超过1000元的,需董事长签字批准。
针对类3和类4:申请人→部门负责人→分管领导→总经理→董事长3.管控要点:1)申请人须清楚业务状况,然后选择相应的游玩类别;同时,合理客观真实的核定游玩金额。
部门分管领导审批时要严格把关。
2)申请单中,要在相应栏位写明“业务状况、游玩目的”。
4.游玩费用报销审批流程:提供有效的发票→分管领导签字→办公室签字→总经理签字→董事长签字→财务进行核账、报销5.游玩费用登记、统计、考核管理1)由经营办负责日常建账登记、统计;办公室根据《业务游玩申请单》核对游玩费用支出,并进行费用超出考核。
2)对游玩费用超出标准的,办公室要在申请单上写明超出多少钱,以便于超标准考核。
3)对游玩费用超出标准的,需要董事长签字同意,才能报销,且针对超出的费用只能报销50%。
七、车接送管理规定1.用车申请流程:需要公司安排车辆接送宾客的,申请人需填写《用车申请单》,经部门分管领导签字同意后,再呈总经理签字;办公室再根据《用车申请单》,填写《派车单》,方可安排用车接送。
申请单签字流程:申请人→部门负责人→分管领导→总经理;但若用车到达地不在青岛市范围内的,需董事长签字批准。
2.管控要点:1)由办公室负责派车单日常建账登记、费用统计。
2)《用车申请单》送交办公室进行编号、存档,存档3年;销毁时,需提交书面申请,且经总经理签字后,方可进行销毁。
3.用车费用报销申请流程:油费:提供有效的发票→办公室签字→总经理签字→董事长签字→财务进行核账、报销过路费:提供有效的发票→办公室签字→企管处签字→总经理签字→财务进行核账、报销八、日常来客招待的其他费用管理1.在会议室或是招待室接待外来宾客的,所喝的茶、瓶装水或是饮料,都由办公室统一管理,招待部门向办公室领用;办公室做好使用登记,并每月统计汇总一次。