二、写作指要
1.首部的写法
（1）标题
（2）当事人情况
2.主部的写法
（1）请求事项 （2）事实和理由
3.尾部的写法
三、实例示析
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四、写作步骤
① 研究与案情有关的材料，掌握有力证据和法律依据； ② 根据不同诉状的不同写作要求构思写作框架；
③ 如实反映事实和诉讼请求；
④ 附上有关证明材料；
① 称呼得体
② 信息清楚 ③ 用词恰当 ④ 行宽控制 ⑤ 避免错误 第三，电子邮件尚不能当作法律证据，关键文件 使用传统的纸质邮件更加保险。
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第二节 启事、声明
一、知识概述
启事是单位或个人向公众说明事实，并希望公众协助、
参与和注意的应用文。启事具有公开性、广泛告知性与
（4）写作步骤
① 确定写作目的并选择相应的证明材料；
② 构思写作框架；
③ 依次反映写作材料；
④ 核对说明要点与禁忌事项；
⑤ 修改文书，整理并美化版面。
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4.求职信（推荐信、辞职信）
（1）文种常识
求职信是求职者向招聘单位介绍自己的情况、表达求职意 愿的专用书信。由于求职信集介绍、自我推销于一文，因此 它具有履历性、针对性、真实性、沟通性等特点。
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第三节 经济诉状
一、知识概述
诉状是人们用于维护自己正当权益的一种常用应用文 书。经济诉状是指在经济活动中，当事人为了维护自己 的合法权益，依据法律和事实，向人民法院提出某种诉 讼要求或辩驳的诉讼文书。
经济诉状具有以下特点：
1.合法性 2.规范性 3.严肃性
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（2）写作指要
① ② ③ ④ ⑤ ⑥ 标题的写法 称谓的写法 正文的写法 结尾的写法 落款的写法 附件
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（3）实例示析
（4）写作步骤
① 确定求职、推荐或者辞职的目的并选择相应的表述材料； ② 根据求职、推荐或者辞职的不同要求构思写作框架； ③ 围绕主旨把握语言、语气，有所侧重地反映写作材料； ④ 核对要点与禁忌事项，特别注意要留下联系方式； ⑤ 修改文书，整洁版面。
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（2）写作指要 A.介绍信
① 标题的写法 ② 称谓的写法 ③ 正文的写法 ④ 结语的写法 ⑤ 落款的写法
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B. 证明信
① 标题的写法
② 称谓的写法
③ 正文的写法 ④ 结语的写法 ⑤ 落款的写法
（3）实例示析
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（4）写作步骤
① 搞清公司聘请的人和职务，保证人名和职务的书写
正确；
② 以任职、任期等内容设计聘书的布局；
③ 按公司领导签发的文件为准，核对信息要点； ④ 微调文字，美化版面。
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3.介绍信、证明信 （1）文种常识 A.介绍信
介绍信是机关、团体介绍本单位的有关人员到其他单位 去联系、了解、办理、磋商事情时由派出人员随身携带的专 用书信。 B.证明信 证明信，也称证明，它是以机关、团体、个人的名义，凭 借确凿的证据，用于证明有关人员的身份、经历及其与某事 件关系而出具的专用书信。 证明信分为三类：①存档材料的证明信；②证实情况的证 明信；③个人证明信。 证明信的特点是真实性和凭证性。
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B. 索赔函
① 标题的写法 ② 编号的写法 ③ 受函者的写法 ④ 正文的写法 ⑤ 附件的写法 ⑥ 签署的写法
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（3）实例示析 （4）写作步骤
① 明确商函主题；
② 了解商务事件的全过程并核对所发生的具体数据
无误；
③ 斟酌措词，有所侧重地反映写作材料；
求助性结合的特点，而不具约束力。 声明是国家机关、社会团体、企事业单位以及个人就 某一重要问题声明立场、态度、主张或维护自己权益所 发表的公开性应用文书。
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二、写作指要
1.标题的写法 2.正文的写法 3.落款的写法
三、实例示析
1.征招类启事
（1）招领启事；（2）征订启事；（3）征集启事；（4） 招聘启事
第六章 其他事务文书
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第一节 专用书信
一、知识概述
在商务交际中，书信可能不是使用频率最高的通信工 具，但是书信，尤其是专用书信，仍旧是无可替代的应 用文书。它以书面形式被正式确认，被存档备查，甚至 具有契约的凭证意义。
专用书信具有以下特点：
1.专用书信的语言要求简明 2.书信用语要诚恳有分寸，表现交往礼节 3.书信版面要美观协调
（3）实例示析
（4）注意事项
第一，使用电子邮件，有较之一般信函简约、随意的
几个地方。
① 非特别正规的商务函件，其格式可以不刻意工整规
范，例如空格、换行等。 ② 落款处的日期一般都省略，因为在正文上方有 “sent”的日期“年、月、日”特别注明。
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第二，维护商务联系中必需的礼节，电子邮件与 一般信函所遵守的规矩并无不同。
2.告知类启事
（1）开业启事；（2）贺仪启事
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3.寻找类启事
4.声明
四、写作步骤
① 确定所要表达的主题，正确选用启事或声明文种；
② 根据所选文种的要求撰写成文，内容或详或略，措词
或礼貌或严厉，都要根据主题的表达需要来确定；
③ 修饰文字，使之有助于实现启事、声明的目的。
① 确定申请主题； ② 构思写作框架； ③ 有所侧重地反映写作材料； ④ 核对要点与润色措词； ⑤ 修改文书，整洁版面。
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6.催款函、索赔函
（1）文种常识
A.催款函
催款函是一种催交款项的文书，是交款单位或个人在超过 规定期限，未按时交付款项时使用的通知书。其主要作用是： 查询、催收、凭证。
① 确定邀请目的，明确活动的时间、地点； ② 附上活动细节； ③ 修饰文字，使其更吸引邀请对象届时参加活动。
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2.聘书
（1）文种常识
聘书是聘请书的简称。
（）写作指要
① 标题的写法 ② 称谓和正文的写法
③ 结语的写法
④ 落款的写法
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（3）实例示析
B. 商务确认函
① 称谓的写法 ② 正文的写法 ③ 结语的写法 ④ 落款的写法
（3）实例示析
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（4）写作步骤
① 明确商函主题；
② 措词表明意愿态度清楚无误；
③ 语言简练朴实；
④ 不忘附上回签文件；
⑤ 修改文书，整洁版面。
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8.电子邮件
⑤ 修改文书，整理版面。
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二、专用书信例释
1.邀请书
（1）文种常识
邀请书又叫请柬或请帖，是为了增进友谊、发展业务，邀 请客人参加各种活动的信函。
（2）写作指要
① 标题的写法 ② 称谓的写法
③ 正文的写法
④ 结尾的写法 ⑤ 落款的写法
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（3）实例示析
（4）写作步骤
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5.申请书
（1）文种常识
申请书是个人或单位、集体因某种需要，向领导或组织表 达愿望，或提出有关请求事项的专用书信。
（2）写作指要
① 标题的写法
② 称呼的写法 ③ 正文的写法 ④ 结尾的写法 ⑤ 落款的写法
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（3）实例示析 （4）写作步骤
（1）文种常识
电子邮件只是一种通讯手段，并不是独立的文体或文种。 从分类上看，电子邮件与本书介绍的各种文本格式并不相属， 它是沟通方式和业务内容的结合。本书介绍的大多数种类的 应用文，都可以采用电子邮件发送或者接收。
（2）写作指要
① 收件人 ② 主题 ③ 抄送（暗送） ④ 附件 ⑤ 正文 ⑥ 回复
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④ 依法核对己方处理意见是否合理、合法；
⑤ 修改文书，整洁版面。
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7.询盘函、商务确认函
（1）文种常识
询盘又称“询价”，亦称“索盘”，是买方为了洽购某项 商品而向对方提出关于交易条件的询问。询盘方为了解商品 或货物的基本情况撰写的信函，就是询盘函。 买卖双方确立成交时，可以制定销售合同或者销售确认书、 订单、购货确认书或者购货合同，也可以用函件确认成交， 寄给对方，或者在回签时附上简短的成交信函，对方收到后
B.索赔函
索赔函是指买卖中的任何一方，以双方签订的合同条款为 根据，具体指出对方违反合同的事实，提出要求赔偿损失或 维护其他权利的书面材料。
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（2）写作指要
A.催款函
① 标题和编号的写法 ② 催款和欠款单位的名称和账号的写法 ③ 催收内容的写法 ④ 处理意见的写法 ⑤ 落款的写法
回信确认并回签一份合同。这些都是对订货的有效确认。确
认订购函意味着买卖双方的交易谈判已经取得一致的意见， 买方已确立成交某项产品。
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（2）写作指要
A.询盘函
① 称谓的写法 ② 开头的写法 ③ 正文的写法 ④ 结尾的写法 ⑤ 落款的写法
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