大型国内学术会议流程
三生自办国内学术会议流程 国内学术年会会议流程
大型国内学术会议流程
三生自办国内学术会议流程
目录
1. 会前准备
1.1 会议组织者工作 1.2 各分工人员协作
2. 会议服务
2.1 会前动员会 2.2 会议报到日 2.3 会议进行中
3. 会后跟踪
3.1 会后总结 3.2 会后拜访、销量跟进
1.2各分工人员协作
可依靠当地销售人员提供会议召开城市的资源：推荐会场酒店、餐饮地点和租 车供应商。会议组织者联系考察，确定场地。
会场选定
• 根据会议的档次和规 模选择会场，一般设 在四星以上宾馆 • 选择会场时一定要现 场观察（可请当地同 事踩点确认），考虑 以下因素是否满足会 议的需求：
会场格局、 租金、 投影仪及屏幕位置、 讲台的位置、 主席台的位置、 会场内受众的位置安排、 签到台的位置、
提前沟通拍摄流程
提前打印
1.2各分工人员协作---预算
预算
费用预算申请和审核
确认到账
确认费用到账
目录
1. 会前准备
1.1 会议组织者工作 1.2 各分工人员协作
2. 会议服务
2.1 会前动员会 2.2 会议报到日 2.3 会议进行中
3. 会后跟踪
3.1 会后总结 3.2 会后拜访、销量跟进
2.1 会前动员会
4、会议物品准备
1.2三生自办会议---安排会议生活
会前四天取得客户行程信息，联系供应商安排住宿、接待、餐饮、用车。 会前三天发“会务通知2”给销售人员，告知相关服务内容和流程的时间、地点、周边环境、联络人等 餐饮：
餐饮
• 根据公司标准和会议预算定 制不同的餐标 • 提前确认好菜单 • 确认是否可自带酒水 • 容纳人数，餐厅布置
会 议 流 程 图
目录
1. 会前准备
1.1 会议组织者工作 1.2 各分工人员协作
2. 会议服务
2.1 会前动员会 2.2 会议报到日 2.3 会议进行中
3. 会后跟踪
3.1 会后总结 3.2 会后拜访、销量跟进
1.1会议组织者工作
明确开会的目的 邀请讲者 • 由于讲者的地位、繁 忙程度及合作关系的 不同，需要提前15天 至3个月确认时间；一 般重要的会议要有备 用讲者。 邀请大会主席 • 根据实际需要邀请， 可以不设；一般大会 主席的设立是出于对 讲者的尊重、关系的 平衡、以及提高会议 的号召力等目的
• 根据目的确定会议的 时间、主题、受众、 预算以及宣传重点
参会客户确认和分工 • 审核参会客户品质
安排会议流程
• 会议签到时间、 • 正式开始时间、 • 讲者的讲话时间、提 问时间
各分工人员协作执行
• 确定需要参加会议的 部门和人员（公司内 部），召开准备会 （或简单协商），明 确分工和职责
• 茶休时间、会后餐时 间
目的：保障会议品质
2. 审核报名表 不符合要求的，与相 关销售沟通返回 审核后的报名表提交 总监审核
参会审核
4. 根据名单安排会议生 活 会务专员根据审核后 名单通知一线销售人员 联系票务公司出机票。 (会务通知1） 参会客户变更，需要 重新审核。会前四天， 不可变更参会人员，客 户因故无法参加，可取 消行程
机票
房间—确认房数
由一线销售联系票务公 司预定、退改签
接送站和用车：
• 分房单间：VIP单间的 预留，标间客的分配按 照住宿时间、地区和年 龄分配 。 • 房间类型的核实 • 房间内收费项目取消。 • 放置水果、欢迎信等餐 饮
住宿
接送站 用车
会场周边环境介绍
•提前与供应商确认服务项目 和要求 ：司机礼仪、路线等 •制作接送站表：参会人员信 息，具体到达离开时间，航班 班次 • 制作接站牌：会议名称、公 司名称、产品形象名称 （根据 实际情况安排) • 根据到达离开时间及人数安 排车型起飞前3小时发送接送 站短信给客户，告知总调度联 系方式。
• 邀请函上包含以下内容： 会议的主题、时间、地点、 主办方、日程（是否提供 会后餐在此注明）、讲课 内容及讲者的简单介绍。 • 邀请函一般应在会议2周 （不能少于1周）前发出， 以便代表提供更多的沟通 机会和方便客户的时间安 排。 • 会议通知明确写明对受众 客户的标准，以便代表按 照要求邀请客户。 • 会议通知明确受众客户报 名截止日期，一般为会前 七天。
一般参加全国学会会议，会议前一天招集所有内部与会人员 参加会前动员会： 主要目的有三个： 一鼓舞士气，要求大家拿出良好的精神面貌； 二是明确第二天的会议分工，做好服务； 三明确意外情况发生的处理办法。 公司自办全国会议，一般会前3天开电话会议，明确各项分工 及进度。 会前沟通的时间和形式可根据情况由会议组织者决定
茶休点的位置、
宣传品的陈列、 音响效果以及灯光， 会场的服务等。
1.2各分工人员协作---参会人员审核
1. 受众邀请，提交报名 表 一般由一线销售人员 负责邀请，比较重要的 目标客户需要管理人员 协访邀请，提交报名表。 目标客户的邀请需要 两次以上的确认，即： 会前七天确认、会前四 天确认、会前一天确认。
签订协议
邀请函
• 会场确定后，会议组织者 即可会议通知，包含：邀 请函、受众客户的标准和 报名截止时间
• 会场选择后，尽快 与宾馆签定协议， 技巧性的压低价格 和要求更好的服务。
• 如果会议需要安排 住宿、餐饮和茶歇， 一次性打包谈好。 • 商谈好退房时间、 预付款方式和时间、 结款方式、发票类 型。
1.2各分工人员协作---会议物品准备
会议物品准备
茶休 印制品 奖品/礼品 仪器 酒店标识 摄影师/摄像师 签到表/收据/日程
水果点心，数量按照参会人数的1/2安排即可
挂旗/横幅/易拉宝/展架/欢迎卡/桌卡、DA资料制作，提前邮寄
会议提问及有奖问答的奖品、会后礼品申请购买
电脑、投影仪、激光笔、麦克、无线麦克 酒店指引牌、主席台/讲台/签到台鲜花
3. 确认参会名单 产品经理解答质疑 确认参会客
户安排生日庆贺
3、安排会议生活
机票 住宿 餐饮 用车 环境
1、讲者和主席沟通
会议组织者负责会前与 讲者过片子，确认需要他 重点讲解的内容。 会前与主席沟通，确认 需要他重点总结的要点