高校团学工作公文写作现代人应掌握的七种能力，即获取信息能力、组织管理能力、科学研究能力、发明创造能力、文字表达能力、讲演能力、社会的交际能力，写作能力作为其中的一种，是极为重要的。

公文写作能力作为学生干部必备素质之一，在发展学生干部全面素质的同时，欲加显示出其重要性，但同时也更突出其薄弱性。

所以，对广大团学干部的文字处理能力急待提高。

一、何谓公文公文，顾名思义，“公”——公务、公事；“文”——文书。

公文有广义与狭义之分。

狭义的公文，是指党和国家行政机关各自正式规定的文种。

广义的公文，除狭义公文之外，还包括党和国家机关常用的应用文。

但这里所讲的“公文”既非“狭义公文”也非“广义公文”，是有特殊定义的——高校团学工作公文写作。

既有正式规定文种（如请示、报告等），也有一般常用应用文（如计划、总结等）。

二、写作原则合乎法规——不与法律法规、学院规章制度相抵触；实事求是——不浮夸，不回避，立足实际；（总结、调研报告等）主题突出——一事一文，突出主题；（请示、策划等）条理清晰——层次感强，简单明了；（通知等）用语得体——表述准确，不生歧义，避免口语化和错别字；格式规范——统一标准（不是标准的标准）、力求美观。

三、公文格式（一）公文用纸统一采用国家标准GB/T148中规定的A4型纸，其幅面为210mm×297mm。

A4纸为左边距2.8厘米，右边距2.6厘米。

双面印刷，左侧装订，钉距适当（一般为上四分之一处、下四分之一处）、无坏钉、无漏钉、无重钉，整齐牢固。

（二）行文格式主要要求1.标题：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号，一般用2号宋体字（加粗），可分一行或多行居中排布。

2.正文：标题下空一行开始，字体一般用仿宋体，字号一般为4号。

文中如有小标题可用4号宋体字（加粗）或黑体字。

3.结构层次：正文中的如有多个层次，则第一层应标为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

但对四个层次的标题字体没有区别，建议一级标题用黑体，二级用楷体，三级用宋体加黑，四级同正文。

4.表格：正文中如有表格，需要将其从中抽出作为公文的附件单独表述。

正文中穿插表格，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。

但有的公文中也常穿插一些小表格。

5.附件：公文如有附件，在正文下空l行左空2字用4号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1．×××××”)，附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致。

6.落款：正规行文格式中总少不了单位落款一项，即发文机关或单位名称，字体、字号同正文一致，落款应居左对齐。

7.日期：即成文时间，字体字号与正文相同（4号仿宋体）。

成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。

应居于落款中间。

8.印章：加盖印章应上距正文1行之内，也就是不到1行的空白，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面。

（联合行文印章从略）9.行距：行距一律为1.25倍行距。

10.页码：用5号半角阿拉伯数码标识，数码左右各放一条4号一字线。

单页码居右空1字，双页码居左空1字。

空白页不标识页码。

11.颜色：公文中图文的颜色未作特殊说明均为黑色。

四、标题设计设计标题应做到醒目、匀称、安排合理。

一般在首页上白边（天头）居顶安排标题，在标题下方空一行安排正文，这样比较醒目。

（一）设计原则：1.节省空间。

标题一般占正文宽度3/5为宜。

标题字数过少，可把字距适当加大；如字数较多，超过正文宽度4/5以上就应根据标题语句分两行或多行排列。

2号黑体亦即11—15字。

2.分行不破词，即不要把一个词或一个数字割裂分排在两行内；3.匀称美观。

（二）设计方法:1.直线式：15字以内例如：梧州学院第二届大学生艺术展演方案2.短长式：15-28字例如：梧州学院经济与工商管理系2008届毕业生安全文明离校工作方案3.长短式：29-33字例如：共青团梧州学院经济与工商管理系委员会关于免去蓝珍华职务的报告4.纺锤式：34-45字，也称“橄榄型”、“梭子式”。

例如：梧州学院经济与工商管理系学生会关于召开梧州学院经济与工商管理系第一次学生代表大会的请示5.倒塔式：45字以上例如：共青团梧州学院经济与工商管理系委员会梧州学院经济与工商管理系学生会2008年度工作计划另：宝塔式×××××××××××××××××等距式××××××××××××××××××××××××腰鼓式××××××××××××××××××××××××××××××××正副题式（与长短式相同）××××××××××××××××××××（三）应注意的问题：1.2号宋体（加粗）或黑体2.字距、行距不变3.实际需要（不违背原则）4.遵循先后顺序：直线式、短长式、长短式、纺锤式、倒塔式；5.行与行之间字数相差不宜过多或过少：短长式、长短式5-8字、倒塔式1-2字、其他2-5字五、常用技巧1.如果发文单位名称过长，利用Word里的“双行合一”命令制作公文落款可谓方便、快捷，在工作中可以有效提高处理速度，大大节省时间。

点击“格式→中文版式→双行合一”，出现“双行合一”对话框。

如：共青团梧州学院经济与工商管理系第一总支部委员会。

完成后可利用“Ctrl+[”和“Ctrl+]”快捷键合理调整两部分文字的字号大小。

2.调出“符号栏”，可以加快文中特殊符号的处理速度。

方法是：点击“视图→工具栏→符号栏”，在Word文档的下面就会出现一长条形工具栏，即：“符号栏”里面有很多常用的符号，最主要是方便输入“×、•、○、㎡”等。

3.输入成文日期时，可点击“插入→日期和时间”，然后在“语言（国家/地区）”中选择“中文（中国）”，然后在左侧就可以看到所需日期了。

4.如果经常从事公文制作，可将字体、字号设为默认值，点击“格式→字体”，打开“字体”对话框。

将中文字体设置为“仿宋 GB2312”，字形设置为“常规”，字号设置为“四号”，点击对话框左下方的“默认”按钮，确定即可。

这样在以后编辑、制作公文时就不用重复进行字体、字号的设置了。

5.层次标号回车后与文字距离过大，可用快捷方式Ctrl+Z，然后再输入下一数字。

六、常见问题1.行文日期中的“零”写为“〇”，不能写成阿拉伯数字“0”，也不能写为英文字母“o”，更不能写为中文大写数字“零”，如“二〇〇八年”，不能写成“二oo八年”、“二00八年”、“二零零八年”，因为“0”、“o”、“零”与中文小写“二”和“八”均不相匹配。

2.日期纵向与正文的距离过大，距离应依印章的大小而定，其标准为印章盖在成文日期上，上距正文不到1行的空白。

如空白过大，就容易被加入其他内容。

3.附件名称后不加标点，但是有的公文经常在名称后加句号。

还有就是没有在附件左上角标明“附件”或者“附件×”字样。

4. 一般情况下，在公文中主要使用阿拉伯数字，如表示数量、长度、高度、面积、体积、重量和百分比等。

词、词组、成语、惯用语、缩略法和具有修辞色彩语句中做为词素使用的数字应用汉字。

5. 公文中第一次出现人名、地名、组织机构名均应全称，使用简称必须是约定俗成的规范化简称。

为方便行文，如名称较长，可在第一次使用时说明“以下简称为××××”，再次使用时用简称。

6. 标点符号使用不正确。

（1）特殊符号用法不正确。

有将间隔号“•”写为点号“.”的，如“6•23洪水”写为“6.23洪水”。

还有的连接号使用不规范，如“2008年3月26-28日”或“2008年3月26～28日”，使用连接号，应占一字的位置，并上下居中，应为“2008年3月26—28日”。

（2）标题中误用。

公文的标题中一般不使用标点符号，但是书名号、引号可以用。

（3）逗号“一逗到底”。

只要一句话说完了，不管句子长短，就要用句号断开。

（4）顿号的误用。

一是顿号、逗号、分号、句号混用。

在完整的句子里，顿号是句子内部并列词语之间的停顿；逗号是单句内部成分与成分之间或复句内部各分句之间的停顿；分号是复句内部并列分句之间的停顿；句号是陈述句末尾用的点号。

这4个点号在句子中是循序渐进的，通俗地说，句号管分号、逗号、顿号；分号管逗号、顿号；逗号管顿号。

公文问题通常出在：⑴混用顿号和逗号；⑵混用逗号和分号；⑶分号内部用句号。

如“要加强东、西方文化交流。

”在表示方位时，“东、西”可用顿号隔开（二者是并列关系），也可以不用顿号隔开，如“地不分南北，人不分东西”；但“东西方”不能用顿号隔开（“东”和“西方”不是并列关系）,类似的还有“上、下午，前、后台”等，都不正确。

二是表示概数不应用顿号隔开。

如“参加培训班大概有七、八十人。

”这句话中“七八十”是概数，不能用顿号隔开。

三是表示结构层次序数的阿拉伯数字后面应为圆点，不是顿号。

这个不规范现象比较普遍。

（5）滥用书名号。

书名号只能用于书名、报刊名、文件名、文章名，不能用于证件名、会议名、奖状名、活动名、建筑名、品牌名等。

（6）中英文标点符号不分。

7.错别字。

七、常用公文种类首先，明白行文关系。

行文是指一个机关给另一机关的发文。

上行文：下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。

如报告、请示。

下行文：上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。