• I am writing to inquire whether you can provided your latest catalog. • 我来信是要询问您是否能提供贵公司最新的目录。
• We are interested in your range of office supplies. • 我们对你们的办公用品感兴趣。
xxxxxxxxxx.
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Dear XXX,
xxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx.
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xxxxxxxxxxxx.
Sincerely yours, XXX
Sincerely yours, XXX
• How was your trip/ vacation to Beijing? 你去北京的旅行/假期过得如何？
• First let me start by wishing you and your staff a Happy New Year. • 首先祝你和你的同事新年快乐。
2.4 开头
商务邮件不需要过多的寒暄，恰当的称呼和招呼之后就可直接进入主题。通常在 第一句说明邮件的目的。 例如：
2. 主体
签名档
称谓
(问候语）
敬语 落款
格式
开头
结尾
正文
2.1 正文格式
？
Dear XXX,
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx.
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxx.
xxxxxxxxxxxxxxx.
正式 （正式商务往来）
写出对方称谓 称谓 + 姓 称谓 + 全名
正式 （熟识的同事、 上级、客户等）
称呼对方名字 名字 Dear + 名字
Mr./Mrs. (已婚) Miss (未婚女性) Ms.(未婚已婚女性皆可以使用) 如 Mr. Kunze/ Mr. Becker Kunze
如Stephan或Dear Stephan， 若对方邮件以Dear称呼你，回信时也同样以Dear回复；
这封邮件有无不妥之处？
From: Harry.Lim@presto.co.my To: shirley@
Cc: Subject: HELLO!!!
hi Shirley
Hope things r well with u, its good 2 know that u will be back in malaysia again in nov to hold your seminar on effective biz writing. PLS LET ME HAVE SOME FREE DATE while u r over here. some bookstores r interested in a talk and singing event, I hope u will agree to take part.
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xxxxxxxxxxxx.
Sincerely yours, XXX
Sincerely yours, XXX
Sincerely yours, XXX
2.1 正文格式
√
Dear XXX,
xxxxxxxxxxxห้องสมุดไป่ตู้xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx.
1.1 主题 SUBJECT
构成：单词/名词性短语/完整句（一般不超过35个字母) • 练习：判断下列表达是否准确 1. Greetings 2. Supplier training 3. Meetings on 22 July has been canceled. 4. go to hospital 5. professional trainees from sister company should abide by rule of local company.
① 需要与对方商榷讨论方案细节的时间，你现在发送邮件给对方，询问下周二下午2点 到4点是否合适。
② 昨天的会议上对方要求发送项目的具体介绍，你现在将所需文件通过邮件（附件） 发送给对方。
③ 前一次会议约定周五给对方发送合同，你现在发送邮件与对方再次确认，将于周五 把合同发送给对方。
④ 你需要对方协助你处理一些事项。
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xxxxxxxxxxxxxxx.
√
Dear XXX,
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx.
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx.
• After a careful review of your operations, we believe that your company is ideal for meeting our OEM needs.
• 在仔细检视你们的运营状况后，我们认为贵公司非常符合我们的代工制造需求。
练习
请根据下列情境写开头句：
tnks & rgs
Harry
英文电子邮件写作规范
2. 案例分析 3. 练习点评
1. 理论讲解
e-mail
4. Q&A
EMAIL的基本结构
1. 信头
2. 主体
3. 结尾敬语 4. 落款签名
EMAIL基本结构
To: shirley@ Cc: Bcc: Subject: HELLO!!! Attachments:
1.1 主题 SUBJECT
主题框内容应简单明了，但切忌含糊不清。 例如： • pricing policy meeting（定价政策会议） • letter of application（申请信）
• 练习：判断下列表达是否准确 1. Meeting 2. News about the meeting 3. Tomorrow's meeting canceled 4. Greetings 5. Greetings from DDC Company 6. Please come to pick your card.
非正式
称呼对方名字、昵称 等
Hi Judy,/ Hello dear,
2.2 称谓
若无法得知收件人姓名，可用:
• Dear Sir or Madam, • Ladies and gentlemen, • Dear Colleagues, • Dear all, • To whom it may concern,
1、信头
收件人 To: Harry.Lim@presto.co.my 发件人 From: Shirley@
抄送 Cc: Fiona@presto.co.my 密送 Bcc: 主题 Subject Application for manager assistant 附件 Attachments <cv.pdf>
参考答案
① I’d like to discuss the details with you. Is Tuesday 1400-1600 convenient for you? 我想和您谈谈修订的事。这周二下午两点到四点您有空吗？
② Attached are the documents you requested at the meeting yesterday. 昨天会议上您要求的文件已附上，请查收。
2.5 主体内容
• 主体段应简单明了，调理清晰，过长的内容不易阅读且容易让对方抓不住重点。 • 确保调理清晰，合理分段，避免将所有内容全部集中在一个主体段内写完。 • 若有多条建议或事项要阐述，可以用条例式的方法呈现，使内容更清晰易读。 • 为了能更灵活地排版，可以把这些信息作成附件形式，以方便对方将其打印出来。
Sincerely yours, XXX
2.1 正文格式
齐头式
Dear XXX,
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xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxx.
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？
Dear XXX,
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xxxxxxxxxx.
？
Dear XXX,
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大小写规则： 方法1：将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可 方法2：将实词（名词、动词、形容词、副词、代词等）每一个单词的首字母大写。 • 练习：判断下列表达是否准确 1. New E-mail Address Notification 2. Detailed calculation 3. detailed calculation
③ As discussed at the meeting, I’ll send you the new contract by this Friday. 正如我们在会上所讨论的，我将在周五前给您发送心的邮件。
④ I need your help in the following matter. 我需要你协助处理以下事项。
• Dear Committee Member, • Dear Meeting Planner, • Dear Purchasing Agent,