会议管理系统解决方案2017 年1.项目概述1.1. 现状概述会议是企业日常工作的重要组成部分。
随着一个企业规模越大、管理层级结构越细化、分支机构部署地域越广泛,传统的集中式会议(高昂的会议成本、低下的会议效率等)已经越来越不能适应一个现代化企业的会议沟通需求了。
如何有效地利用现有的办公网和工作电脑,将会议交流实现信息化,减少会议成本,是目前亟待解决的一个问题。
近年来,随着电子信息技术的快速发展,以全球化、网络化、智能化为趋势的办公方式越来越受到各行各业的青睐。
软件会议系统在这个大趋势下应运而生,软件会议系统让身处异地的人们能够随时开会,瞬间见面、谈话、交换文档资料、共享信息资源、一起研讨决策,具有各种不可比拟的通讯优势,并能充分利用原有网络及设备,灵活部署远程会议通讯平台”,搭建起系统内的日常沟通、工作部署、培训招聘、工作交流等应用。
1.1.1. 企业直接经济成本效益分析我们举个例子来说明一下这个情况,比如某个企业主要由集团控股、参股、分公司及办事处等组成,其特征为分布广、数量大,控股、参股企业员工数万人。
集团与各子公司,子公司企业间,子公司与其下属企业或机构业务合作、工作汇报、经验交流,会议需求巨大。
传统的会议模式需要参会人员到指定会场不仅浪费经济成本,而且占用大量时间成本。
以集团三个会议室的使用数据统计,平均每个月需召开20次人数在30人以上会议(最保守数量,同时仅设定为省内企业),每次会议的直接经济成本包括交通费、餐饮费、会议耗材费和人力成本费,其会议成本估算如下表:按照上表计算,则每年集团因会议支出的直接经济成本在129.6万元,若考虑到外地参加会议的机票费和住宿费,则每年会议成本会达到150万元以上。
建设会议系统后,仅从直接经济成本上,每年就可为集团节约大量费用同时,会议系统的建设,也加速了企业内部的信息流通,降低企业经营成本的同时,迅速提高企业的运行效率。
1.1.2. 企业效率提升效益分析会议系统不仅能节约会议成本,而且通过高清音视频交互的基础,加上系统具有强大的数据交互能力,完全满足日常信息沟通需求,为员工节约沟通时间,提升企业运行效率。
传统模式下,下属企业如果需要提交一个报表,一般采用发送电子邮件的发方式。
如果有疑问,简单的可采用电话沟通,复杂的,贝嚅要到集团总部进行沟通、或者下属企业之间也需要派人当面沟通。
这种沟通方式,不仅浪费了大量的经济成本,而且占用员工大量工作时间,无形之中降低了企业的工作效率。
采用视频会议的方式,则可以方便的进行面对面的沟通,而且通过数据协同办公,可以快速的实现办公数据的交流,节约了时间成本、提升了企业工作效率。
1.1.3. 企业文化普及效益分析随着企业规模的扩大,下属企业之间沟通日益减少。
集团企业文化及精神传达只能依靠传统文件下发的方式,不仅不利于企业文化的普及,而且无法在第一时间向下属企业全面传达集团会议精神。
采用会议系统,可以在集团有重要会议时,下属企业远程参加集团会议,利用多级级联功能,还可使下属企业的二级分公司也能分享集团视频会议。
使集团会议精神在第一时间传达到基层。
简单、直接、高效。
1.1.4.企业整体管理效益分析会议系统不仅对提高办公效率、降低办公成本起到了积极作用,同时也为企业信息化建设打下了良好的基础。
通过会议系统,可以简化集团企业运营管理成本,使集团信息下达、业务反馈、数据交流快速便捷,利用会议系统的培训功能,还可企业管理培训实现质的飞越:由传统面授模式直接跃升为移动互联网培训模式。
通过视频会议系统,可以使集团管理更加便捷、高效1.2. 需求分析会议系统应对企业发展需求应支持用户扩展、组织架构细化、跨地域分布的特征;系统功能可以满足多样的会议应用模式和场景;系统支持多网合一、多屏合一;充分利用传输网络实现会议系统的联网;具备终端分辨率自适应调节功能,节省网络带宽;支持移动终端功能(支持安卓手机、平板电脑等);系统具备高安全性,保障交互数据安全。
音频效果好,具有自动唇音同步,声源可跟踪,清晰无杂音,可实现多方实时讨论、交流;通过视频会议终端,实现点对点、点对多点的高清晰视频会议召开的功能;通过所建设的会议系统,可同时满足实时远程培训、远程会议、远程招聘等需求;实时同步、图像效果好,可以保证多方进行实时会议、培训的图像效果高清流畅;具有可扩展性,各级设备都可通过简单升级和改进,保证设备使用的连续性和节约性;支持多级级联功能,支持大户量并发,以便未来扩容需要;1.3. 建设意义节约会议的经费、时间企业需要不定期地与各区域的分公司进行视频会议,沟通工作情况等等。
如果长期往返集中于同一固定会议室开会,会议的经济成本和时间成本将会很高。
通过会议系统,参会者无需到指定的统一会议室开会,只需配置一定的设备、通过互联网即可远程参会,避免往返途中的舟车劳顿,节省会议成本。
提高开会的效率由于召开远程会议的费用大致与开会的时间成正比,可促使与会代表节省时间,提高效率。
由于参加会议的人员就在本地,和会议有关的材料、文件、实物都在身边,可以充分方便地交流。
适应某些特殊情况对于某些交通状况不好的城市,会议系统将带来较大的方便。
在一些特殊的项目紧急场合,可通过会议系统及时了解或发布紧急情况和决策,收效则难以用金钱来衡量。
增加参会人员会议系统可以实现单点对单点,单点对多点的实时会议。
可以随时增加会议代表甚至召开全体会议,总部决策可即时传达到相关单位员工。
提升整体工作效率通过会议系统,进行虚拟的远程可视互动式会议,便可实现日常工作任务的完成。
使用部门只需对网络、视频会议设备进行管理,大大的减少了召开会议和下达文件的工作量。
在投资上,只需在完成第一次投资后,日后均可实现轻松的扩展。
1.4. 建设目标通过贵单位项目相关人员的沟通,充分了解应用场景和需求后,我们通过产品部署和模块开发的方式,提供了适合贵单位日常会议应用的会议系统,这套系统能充分利用行业现有网络软、硬件设备及环境,有效丰富管理手段,依托互联网,建设互联网行业新型管理模式,把信息化应用落实到实处。
这套会议系统以其卓越的音视频质量,强大完善的数据同步协作功能、可靠的系统性能、高效的大容量设计、开放的可扩展架构为各种应用场景和模式搭建了一个全方位、多层次、高效率的网络多媒体通讯平台。
从而满足各行各业对会议系统的各类需求:常规会议应用(集团企业会议、跨国视频会议、商务谈判会议、企业日常会议、移动会议、远程招聘等);远程培训应用(企业内部培训、各类考试培训、课外辅导培训、专业技能培训、金融工具培训等);远程医疗应用(健康咨询、远程监护、远程诊断、专家会诊、教学直播等);互动娱乐应用(电视网络互动、在线直播互动、视频聊天室互动等);远程监控应用(生产过程把控、应急调度指挥、安全监管等);协同办公应用(、即时通讯、企业原有办公系统的无缝对接融合)。
2. 方案设计2.1. 设计原则根据本项目的要求和我们的理解,并结合我方在会议系统行业的多年经验,提出以下设计原则:1) 先进性支持国际标准和国内外有关的规范要求,符合计算机、网络通讯技术和视频会议技术的发展潮流,并且是应用成熟的系统;2) 实用性系统操作应用灵活方便,易于掌握;针对实际应用的特点,具有多种管理方式;系统的各种功能贴近应用,便于实际常规应用。
3) 集成性高度集成,简易安装使用,便于工程连接;在高度集成前提下,具有多种功能,便于相关设备接入;各设备的功能,在系统集成后能充分发挥,能一体化协作。
4) 可扩展性考虑今后的发展,留有充分的扩充余地,便于融入随新技术的发展带来的新功能;5) 灵活性提供符合国际标准的软件、硬件、通讯、网络、操作系统和数据管理系统等方面的接口和工具,使系统具有良好的灵活性、兼容性;6) 可靠性具备在规定条件和时间内完成用户所要求的功能的能力,能长期稳定的工作7) 安全性视频会议系统要保障各类会议内容,机密资料等不被泄露,在数据传输过程中,防止数据被窃取。
8) 经济性综合考虑系统的性能和价格,性价比在同类系统和条件下具有较高的优势。
2.2. 设计标准标准本方案中的设计依据和技术标准是根据以下- T或相关建议及信息产业部有关规定来制定的。
协议H.225 :基于分组网络的多媒体通信系统呼叫信令与媒体流传输协议;H.230 :视听系统的帧同步控制和指示信号;H.231 :用于2以下数字信道的视听系统多点控制单元;H.235 :用于定义媒体流的加密规程,采用;H.239 :用于数据应用双流协议的技术标准;H.242 :关于建立使用2以下数字信道的视听终端间的通信系统;H.243 :利用2信道在2〜3个以上的视听终端建立通信的方法;H.245 :多媒体通信控制协议;H.246 :支持H系列协议的多媒体终端之间的交互;H.261 :关于P X 64视听业务的视频编解码器;H.263 :关于低码率通信的视频编解码;H.264 :关于低码率通信的视频编解码;H.281 :在视频会议中应用H.224的远端摄像机控制()规程;H.282 :远端设备控制逻辑通道传输;H.283 :多媒体应用的远端设备控制协议;H.320 :窄带电视电话系统和终端设备;H.323 :基于包交换网络中多媒体业务的框架协议;H.331 关于视频会议系统单向接收的通讯规程;-T G.703 数字系列接口的物理/ 电气特性;-T G.704 用于一次群和二次群等级的同步帧结构;—T G.735工作在2并提供同步384数字接入和/或同步的64数字接入基群复用设备的特性;—T G.711 话音频率的脉冲编码调制;—T G.723语音双速率编解码标准;-T G.728 低时延码本激励线性预测编码;-T G.722 自适应差分脉冲编码调制()的语音编码标准;-T G.722.1 用24或32传输7的声音;-T G.722.1 C, 用24或48传输14的声音, 宽带音频编码标准;实时传输协议;实时控制协议;多媒体交互会话控制协议;国内标准7611-87 脉冲编码调制通信系统网络数字接口参数;15839-1995 64~1920会议电视系统进网技术要求(暂行规定);020-95 64~1920会议电视网路技术体制(暂行规定);5032-97 会议电视系统工程设计规范;5033-97 会议电视系统工程验收规范;822-1996 P X 64会议电视编码方式;927-1997 用于音像和视频会议业务的多点通信服务;936-1997 音像和视频会议业务的多点通信服务协议;948-1998 多媒体会议业务的通用应用模板;970- 1998 通用的会议控制;971- 1998 多媒体会议的特定网络的数据协议栈;995-1998 多媒体会议业务的数据协议;090-1998 多媒体会议型业务技术要求(窄带会议型业务);23系统拓扑图■理端笔记本电脑、手机端、安卓手机端、移动端安装相应的会议客户端软件即可 实现会议应用 ■注CATftE niVhLSHOMH电收IS24服务器部署设计2.4.1.单台部署2.4.1.1•服务器部署方式1---- 汽用户电脑终端…产品特点:米用高度集成化设计。