公文格式培训课件
办公室 二〇一一年三月
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公文简介
目
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公文格式
思考题
录
公 文 简 介
什么是公文：
公文是指国家机构和其他社 会组织在公务活动中为行使法定 职权而形成和使用的文件
公 文 简 介
公文种类（通用公文）：
决议、决定、公告、通告、 通知、通报、报告、请示、 批复、意见、函、会议纪要 共12种
公 文 简 介
公文种类（通用公文）：
决议：适用于经会议讨论通过的重要决策事项
决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排；奖惩
有关单位和人员；变更或撤销下级公司不适当的决定事项
公告：适用于向国内外宣告重要事项 通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的
事项
公 文 简 介
公文种类（通用公文）：
通知：适用于批转下级公司的公文，转发上级单位和
公 文 格 式
行文规则：
地市分公司可对省级分公司和区县支公司行文， 但不得对省级分公司内设部门行文。地市分公司对 省级分公司行文，只能使用“请示”和“报告”文 种。如果工作需要，可使用信函格式。地市分公司 各部门可使用信函格式对省级分公司部门行文，但 不得对省级分公司行文。除以地市分公司名义和地 市分公司办公室名义外，地市分公司内设部门不得 对外行文，如果工作需要对支公司行文，可以部门 信函格式直接发至支公司
公 文 格 式根据公文 内容答复事项、办理工作的单位，其名称应使用全 称或规范化简称、统称。 报送单位指除主送单位外需要知晓公文内容的 上级机关，其名称应使用全称或规范化简称、统称 抄送单位指除主送单位、报送单位外需要知晓 或执行公文内容的单位，其名称应使用全称或规范 化简称、统称 发送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文 内容的其他单位，其名称应当使用全称或规范化简 称、统称
思 考 题
公文结构层次序数如何划分？（如 第一层用什么序数，第二层用什么 序数？）
结构层次序数，第一层 为“一、”，第二层为 “(一)”，第三层为“1.”，第 四层为“（1）”
思 考 题
公文附件有哪些规范要求？
公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之 前注明附件顺序和名称。如果公文本身是专门印发 或转发某一文件时，则正文之后不必再有附件说明. 附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识 “附件”，后标全角冒号和名称，附件如有序号使 用阿拉伯数码（如“附件：1．×××××”）；附 件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装 订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序 号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。 如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角 第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件 （或带序号）
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公文简介
目
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公文格式 思考题
录
思 考 题
标题格式有哪些要求？
红色反线下空2行，用2 号小标宋体字，可分一行或 多行居中排布；回行时，要 做到词意完整，排列对称， 间距恰当。
思 考 题
请示与报告有什么区别？
1.内容要求不同。请示的内容要求一文一事；报告的 内容可一文一事也可一文数事。 2.侧重点不同。请示属于 请示性公文，侧重于提出司题和请求指示、批准；报告属 于陈述性公文，侧重于汇报工作，陈述意见或者建议。3. 行文目的不同。请示的目的是请求上级机关批准某项工作 或者解决某个问题；报告的目的是让上级机关了解下情， 掌握情况，便于及时指导。4.行文时间不同。请示必须事 前行文；报告可以在事后或者事情发展过程中行文。5.结 束用语不同。请示的结尾一般用“妥否，请批示”或“特 此请示，请予批准”等形式，请示的结束用语必须明确表 明需要上级机关回复的迫切要求；报告的结尾多用“特此 报告”等形式，一般不写需要上级必须予以答复的词语。 6.处理结果不同。请示属于“办件”，指上级机关应对请 示类公文及时予以批复；报告属于“阅件”，对报告类公 文上级机关一般以批转形式予以答复，但也没必要件件予 以答复。
公 文 格 式
（二）主体：
公文正文：主送机关名称下一行，每自然段左空
2字，回行顶格。数字、年份不能回行。用3号仿宋 体字，行间距为“固定值30磅”
附件：公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3
号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称， 附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件： 1．×××××”）；附件名称后不加标点符号。附 件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶 格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号 和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一 起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文 字号并在其后标识附件（或带序号）
公 文 格 式
（二）主体：
成文时间：用汉字将年、月、日标全；“零”写
为“○”
公文生效标识 ：公文生效标识是证明公文效力
的表现形式，包括发文单位印章或者签署人姓名。 单一单位制发的公文在落款处不署发文单位名称， 只标识成文时间。成文时间右空四字，印章端正、 居中下压成文时间。联合发文时，成文时间的位置 依印章位置而定
不相隶属单位的公文；发布规章制度；传达要求下级公司办 理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免和聘用人员
通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或
情况
报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复
上级机关的询问等
公 文 简 介
公文种类（通用公文）：
请示：适用于向上级单位和有关主管部门请求指示、
公 文 格 式
行文规则：
以地市分公司或办公室文件上报的请示，主送 省级分公司办公室办理；地市分公司部门上报的请 示，主送省级分公司有关部门办理。请示文件不得 一件多投 地市分公司总结性和综合性工作报告须以分公 司文件报送省级分公司办公室；单项报告以部门文 件报送省级分公司有关部门，其中重要的、涉及面 大的应同时报送省级分公司办公室 地市分公司的简报信息类文件只报省级分公司 办公室，或按有关要求办理 上级单位出台新的规定，按照新的规定要求办 理
公 文 格 式
行文规则：
地市分公司党委、党委办公室、党委各部门行 文，参照地市分公司、办公室和内设部门行文规则 实施 地市分公司和区县支公司可根据各自的隶属关 系和职权范围行文，可以与当地政府的有关部门互 相行文 请示一般不得越级。因特殊情况必须越级请示 时，应报送被越级的上级单位 “请示”应一文一事，请示事项必须明确。应 只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用 报送形式，但不得同时抄送下级单位。“报告”中 不得夹带请示事项
公司的公文一般由秘密等级和保 密期限、紧急程度、发文单位标识、 发文字号、签发人、标题、主送单位、 正文、附件说明、成文日期、印章、 附注、附件、主题词、报送单位、抄 送单位、发送单位、联系人、联系电 话、印发单位和印发日期等部分组成
公 文 格 式
公文结构：
秘密公文应由办文单位根据秘密程度分别标明 “绝密”、“机密”、“秘密”和“商业机密”、 “商业秘密”，并按规定限定秘密期限。其中，除 涉及国家秘密的公文可标注“绝密”、“机密”、 “秘密”以外，公司内部一律标注“商业秘密” 紧急文件应根据内容、时限、紧急程度分别标 明“特急”、“急件”；紧急电报应分别标明“特 提”、“特急”、“加急”、“平急” 发文单位标识使用全称或规范化简称；联合行 文，主办单位排列在前
公 文 格 式
行文规则：
除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以 单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见” 和“报告” 下级单位向上级单位报送请示时，涉及几个部 门的，应当写明主送单位和报送单位，由主送单位 负责答复。上级单位在批复下级单位的请示时，必 要时应当抄送其他单位 转发上级单位、同级单位和不相隶属机构的文 件，除特殊情况外，一般以办公室名义转发 行文中必须遵循“明来明复、密来密复”的原 则
公 文 格 式
公文结构：
公文如有附注（需要说明的其他事项），应在 成文日期的下一行加括号标注 公文应根据文件内容标注主题词。主题词是用 于公文分类和检索的标识符号，由揭示公文内容归 属、主题内容的词或词组和表现公文形式特点的词 或词组构成。电报不标注主题词 公文版记处必须标注联系人、联系电话 文字从左到右横写、横排
谢谢！
公 文 格 式
公文结构：
公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之 前注明附件顺序和名称。如果公文本身是专门印发 或转发某一文件时，则正文之后不必再有附件说明 公文除文件式会议纪要和以电报形式发出的以 外，均须加盖印章。联合上报的公文，由主办单位 加盖印章；联合下发的公文，联合发文单位都应加 盖印章 成文日期，以领导人签发的日期为准；联合行 文，以最后签发单位领导人的签发日期为准，特殊 情况以印发日期为准。电报以发出日期为准
批准等事项
批复：适用于答复下级公司的请示事项
意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法
公 文 简 介
公文种类（通用公文）：
函：适用于不相隶属机构之间商洽工作；询问和答复
问题，请求批准和答复审批事项
会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事
项
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公文简介
公文格式 思考题
目
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录
公 文 格 式
公文结构：
公 文 格 式
公文用纸：
公文用纸为国际标准A4型 （210mm×297mm）。张贴的公文 用纸大小，根据实际需要确定
公 文 格 式
版面尺寸：
公文用纸天头（上白边）37mm； 公文用纸地脚（下白边）35mm； 公文用纸订口（左白边）28mm; 公文用纸翻口（右白边）26mm; 文字区尺寸高为225mm，宽为156mm(不 含页码)
公 文 格 式
公文结构：
发文字号包括单位代字、年份、序号。联合行 文，只标明主办单位发文字号 上报的重要文件须注明签发人姓名 各分支机构按照上级公司有关要求上报的请示、 报告中必须引用上级公司文件的标题和文种字号 公文标题由相关介词“关于”、公文主题和文 种三部分内容组成。标题应准确简要地概括公文的 主要内容并标明规范的公文种类。标题中除法规、 规章名称或转发文件、印发领导讲话等特殊情况加 注书名号外，一般不用标点符号