企业档案文件存档规范 YKK standardization office【 YKK5AB- YKK08- YKK2C- YKK18】
企业档案文件存档规范
一、档案定义
企业档案，是指企业在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案材料总称，是企业各项工作活动的真实记录和历史见证，是业务工作日常查考、总结经验、决策研究、保障权益、编史修志的原始凭证和重要依据，是企业资产的重要组成部分。

二、档案分类
公司将档案分为四类，分别是行政档案、经营档案、业务档案与财务档案。

三、归档时间
文件材料的归档时间一般应在办理完毕后的第二年上半年归档；业务项目文件材料在其项目鉴定、财务决算后三个月内归档；外购设备仪器在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档；会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管两年后向档案部门移交；电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致；磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料在工作结束及时归档。

四、档案兼职人员职责
（一）认真执行档案工作的有关制度、办法、标准和规范要求；
（二）根据文件材料的形成特点和范围，负责本部门文件材料的收集、积累，确保档案的准确、完整、安全；
（三）按照制度要求，接受集团档案管理部门的监督、指导；
（四）根据归档制度规定，定期向综合档案室移交档案。

五、公司档案存档周期
按自然年算，每年5月份之前存档上个自然年的所有档案文件材料。

六、公司档案存档内容
档案在存档时需要准备三份内容：一是完整的档案（整理完成的档案、装订，并标识页数）；二是输出电子及书面卷内目录（详见附件一）；三是档案盒背脊（详见
七、公司档案存档要求
（二）存档形式要求
1、在档案存档过程中，具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。

声像档案的暂时只以电子文档形式存档。

2、各部门整理归档的文件材料应为原件。

因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料，文件材料归档后不得更收。

3、归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求，归档的文件应用碳素墨水、蓝黑墨水或毛笔书写。

文件材料质地优良、字迹线条清晰、工整。

4、各部门在各项活动中直接形成的录像、照片等需以刻录成光盘，移交时需辅以文字说明（写明四要素：时间、地点、人物、事件、照片数量）。

（三）档案移交要求
1、收集：各部门由对接人负责本部门的档案管理与移交工作，部门内部由对接人各自对接；
2、整理：由各对接人按分类（按模块、按时间分类）、编号、装订（三点一线，16厘米）、填写《卷内文件目录》（附件一）、填写备考表，经本部门负责人检查签字后提交行政，再由行政到集团档案室填写《档案移交（接收）登记薄》，办理移交手续。

3、移交：行政档案、经营档案、业务档案由各对接人与**直接对接。

会计档案因数量较多，存档要求高，由公司财务直接与集团档案负责人**对接存档。

（四）各部门出具的档案管理标准/规范要求
本方案规范的是**公司档案管理，各部门可以在此要求下有针对性的出具自己的档案管理标准/规范，以期达到对档案更有效的管理。

八、附件
附件1：《卷内文件目录》
附件2：《档案盒背脊》
附件一：
卷内文件目录
部门：分类（模块）：编号：盒号:
附件二：。