河北XXXX贸易集团有限公司
X办【201X】001号
签发人：关于印发公司文件档案和编码要求管理制度的通知
第一章总则
为规范公司的档案管理工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地利用及保护档案，特制定本制度。

第二章文件编码
文件编码分类主要分两类：即大字头文件和小字头文件。

大字头文件是指：以“河北XXXX贸易有限公司”为文件头制发的各类文件。

主要用于：以公司名义出台的重大方针政策、重要决策，以及公司长期有效的各类战略性、全局性、综合性和规范性的工作文件，如：发展规划、年度计划、年度总结、重要的决定、规定、报告等。

该类文件的编号统一为：公司代字X（董）字加年号【201X】加序号的形式。

以年度为周期，按顺序编号，如：“X（董）字【2016】001 号”、“X（董）字【2016】002号”、“X（董）字【2016】003号”等。

小字头文件是指：以“河北百XXXX贸易有限公司（xx）”为文件头制发的各类文件。

主要用于公司经营管理中涉及各相关部门的单项的、阶段性、零时性的工作文件，如：通知、请示、函件、纪要、批复、批示等。

该类文件的编号统一为以公司代字与部门代字组合“X办”加年号【201X】加序号001号的形式。

以年度为周期，按顺序编号；如：办公室“X（办）字【2016】001 号”、财务部“X （财）字【2016】002号”、人事部“X（人）字【2016】003号”等等（详见各部门文件代字编码表）。

各部门文件代字编码表：
二、编码要求
各部门文件编码由公司办公室统一编码，待批准后实施。

三、文件格式
（一）文件由眉首、主体和版记三部分组成。

眉首又称文头或版头，由秘密等级、紧急程度、发文单位、发文字号和签发人组成；
（二）文件主体又称行文部分，主要包括标题、主送单位、正文、附件、印章、成文日期和附注。

（三）文件字体和字号
1、以公司红头文件发放的，标头字体为一号华文中宋，发文
字号、签发人为小三号仿宋，标题为二号宋体加粗，正文为小三号仿宋，最后主题词为小三黑体，报送对象为小三仿宋。

其他文件、通知字体适合规定要求即可。

2、除标题外，公文中的数字、英文用Times New Roman字体。

第三章档案编码要求
一、档案编号
（一）档案分类
1、档案分为4级，即公司代码-部门代码-文件时间-文件编号。

2、档案盒封面设“目次表”，档案归档时依序编号，并做电子档。

（二）档案编号的表示方式
第一部分公司代码XXXX即BNKS 。

第二部分部门代码，由两位英文字母组成，明细见表1。

第三部分文件时间，前两位为年份，后两位为月份。

如201X 年10月即为201X10。

第四部分为文件编号，即本月第几份。

具体如下：如办公室201X年12月存档第3份文件：BNKS-BG-201X10-03。

二、档案管理
档案的收集、整理、存档及使用由公司办公室和各职能管理部门负责。

三、责任部门
（一）各管理部门负责本部门管理方面的档案资料；
（二）行政管理部门负责：
1、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结等；
2、公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；
3、公司档案还包括声像资料、照片、影片、录音、录像等；
4、公司日志和大事记；
5、各公司（部门）向上级领导上报的有关材料。

6、负责教育培训、劳动工资、人事管理、组织机构调整方案、监察等方面的档案资料。

四、存档要求
（一）文件存档应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档；
（二）在归档的文件材料中，应将每份文件的正文与附件、定稿与印件、请示与批复、转发文件与原件放在一起。

（三）密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；
（四）案卷装订排列顺序：封面—卷内文件目录—文件—封底；
（五）档案管理员要做到目录与案卷相符。

第四章档案的借阅和复印
（一）借阅和复印档案，须经部门经理批准后方可借阅和复印，复印件上加盖使用用途及复印无效印章。

（二）借阅人应填写《档案借阅审批表》，办理审批手续；
（三）借阅档案期间严禁在案卷上涂改、划圈、批注、折卷、撕页、剪裁等；不得将档案随意放置于公共场所或带出公司；不得私自摘录、复印或对外泄露档案内容，借阅后在规定时间内归还。

第五章档案的销毁
（一）相关部门组织有关人员定期对到期档案进行鉴定。

对于无保存价值的文件，应定期清理造册，并填写《文件销毁申请单》，经总经理或董事长审批后，指派专人监销。

（二）经审核同意销毁的文件，应由行政部和各职能部门共同进行销毁。

第六章其他
最终解释权归办公室。

特此通知！
河北XXXX贸易有限公司办公室
二〇一X年十二月六日
主题词：文件档案管理。