时代人物・Times Figure ・Management Vision管理视野论企业管理沟通中存在的问题及应对措施吴国庆,陈丽玫(苏州大学教育学院,江苏苏州 215006【摘要】管理沟通是一种特殊的职务沟通活动,在现代企业管理中发挥着重要的作用。
本文首先阐述了管理沟通的含义,并在此基础上分析了管理沟通中常见的问题及针对这些问题应采取些什么样的措施。
【关键词】沟通;管理沟通;沟通原则;沟通模型1.管理沟通的含义“未来竞争将是管理的竞争,竞争的焦点在于每个社会组织内部成员之间及其与外部组织的有效沟通之上”――约翰·奈斯比特。
管理沟通是从沟通中分离出来的,而且又与管理相结合。
所以谈到管理沟通的含义,离不开要谈到沟通和管理的含义。
关于沟通的含义可以说有很多的版本但是都大同小异,笔者综合了一下这些版本,其沟通的本质含义是这样的:沟通是人与人之间的信息交换和意义的传达也是情感表达和交流的过程。
关于管理的含义现在有很成熟的说法,管理是所有的人类组织(不论是家庭、企业或政府都有的一种活动,这种活动由五项要素组成:计划、组织、指挥、协调和控制,管理就是实行计划、组织、指挥、协调和控制并完成既定的目标。
[1]结合以上沟通和管理的含义,我们可以从三个方面来说明管理沟通的含义,首先管理沟通是管理者在履行管理职责的过程中,为了有效的实现管理职能而进行的一种职务沟通活动;其次管理沟通是信息、思想、观点、感情、意见等内容的交流与组织目标、任务和要求等密切的相关;再次管理沟通不仅是一种活动,同时也是一种体制,就是组织结构的选择和组织制度的建设要成为为了有效沟通和有利于组织特定管理沟通要求的形式或者模式。
[2]总的来说管理沟通就是指社会组织及其管理者为了实现组织目标,在履行管理职责,实现管理职能过程中的有计划的、规范性的职务沟通活动和过程。
2.管理沟通中常见的问题及其解决措施有研究表明,管理中70%的错误是由于沟通不善造成的,这说明管理的关键是沟通,沟通是管理的核心,没有良好的沟通就没有高效率的管理,更说明了组织管理沟通的现状。
[3]那目前这些问题是怎样存在管理沟通中的?针对这些问题我们应怎么应对?笔者将做以下的分析:2.1 管理沟通中常见的问题2.1.1 用自己的认知框架解释对方的行为管理沟通是一个复杂的心理和社会过程,信息只有在一定的认知框架中才能被理解,而每个人都有自己的独特认知框架,因此,对于同一事务人们往往做出截然不同的解释。
然而在管理沟通中很多人就用自己的认知框架,而不是对方的认知框架去解释对方的行为,这就很容易造成对方的误解。
2.1.2 管理中的沟通渠道不畅通在管理沟通的原则中,如果渠道不畅通什么样的渠道也是没有意义的。
在企业中这方面存在的不足主要表现为:下多上少;纵向多,横向少;间接渠道多,直接渠道少;正式渠道多,非正式渠道少等问题。
这些问题的存在,使很多企业中高层管理者不能全面了解下情,员工满意度低下,离职倾向严重。
2.1.3 企业组织中横向沟通不畅在企业活动中,有的业务部门不明确自己的生产活动应该与整个企业的生产计划协调一致,有的甚至不择手段地追求本单位地私利,不考虑其他业务部门的利益,更不愿意与其他业务部门进行合作。
他们没有想到这样做只会给整个企业的生产活动带来不良后果。
在管理中,合理的组织机构有利于信息沟通,但是,有的企业组织机构过于庞大,分工过细,致使机构臃肿,结构设置不合理,各部门之间职责不清,分工不明,形成多头领导,这样会给沟通双方造成一定的心理压力,影响沟通的进行。
2.1.4 企业领导在管理中缺乏民主意识企业领导必须懂得运用沟通的方法,保证来自同事和下级的最大限度的合作。
[4]但是有的领导是个人独裁领导,把权力完全集中于自己手中,很少与组织成员进行沟通,更谈不上向组织成员征求决策意见。
从长远看这种领导作风必将有害于组织的发展和成长。
民主作风的领导则会把部分权力授予组织成员,并积极倡导组织成员之间相互交流并商讨组织事务与决策。
2.2 解决管理沟通问题的策略2.2.1 建立全方位的沟通机制良好的沟通机制应该是多角度、双向的、多级的。
应该在企业内部建立全方位的沟通机制,形成管理层与部门领导、部门领导与普通员工、管理层与普通员工、普通员工之间的多层次交流对话机制,保持沟通渠道的畅通,要让员工意识到管理层乐于倾听他们的意见;他们所做的一切都在被关注;使每个人都有参与和发展的机会,从而增强管理者和员工之间的理解、相互尊重和感情交流。
[5]2.2.2 学会换位思考从沟通的定义中我们知道,沟通是把信息、思想和情感在个人或者群体间传递的过程。
既然是个传递的过程,就不能从个人的单方面去思考问题,我们要能站在对方的立场去思考问题。
沟通中要做到换位思考必须问自己这样三个问题:第一,受众需要什么? 第二,我能给受众什么? 第三,如何把“受众需要的”和“我能提供的”进行有机联结? 显然,在沟通过程中能够站在对方立场思考问题,能够从“对方需要什么”作为思考的起点, 不但有助于问题的解决, 而且能更好地建立并强化良好的人际关系, 达到有效沟通的目标。
[6]从心理学的角度来说,就是要做到移情,当接受者试图从发送着的角度,而不是只从自己的观点出发来理解讯息时,接收者便做到了移情。
[7]2.2.3 利用乔哈里窗口模型乔哈里窗口模型是一种用于研究人的信息沟通改进的方法, 它将人的心灵想象成一个四扇的窗户, 每一扇分别代表个人的特征中与沟通有关的部分。
如图1所示:图1 乔哈里窗口模型左上单元称为“明区”,是我知人亦知的情况,如果沟通这部分信息, 在双方之间不会存在障碍。
右上区为“盲区”,是人知己不知, 如上级对自己有看法。
这时如果对方不给信息,自己就无法理解对方的行为、决定及潜能。
左下为“隐区”,是己知而人不知, 如自己不愿让人了解的隐秘,这实际上是给自己戴上了假面具的沟通方式,虽然对自己有保护作用,但却影响了正常的交流。
右下为“暗区”。
己不知人亦不知, 一般情况下,这样的沟通将无法进行。
所以要想提高沟通的有效性, 就要从两方面进行工作。
第一方面是增加自我暴露的程度, 这可以使隐区转为明区,这种方法要求人更诚实,并于对方分享信息。
第二方面是提高反馈程度,这可以使盲区转为明区。
[6]2.2.4 了解双方的沟通背景这里所说的沟通背景主要是指双方的文化、经济状况、社会背景。
Doreen B.llozor 曾经在一篇文章里有过这样的结论:双方的文化、经济状况、社会背景可能在沟通的策略和沟通满意度方面有着重要的影响。
[8]了解对方的文化,才能站在对方的思维去传递信息;了解对方的经济状况和社会背景,才能知道对方的社会地位,并在这种地位上与其相互交流。
参考文献[1]泰勒.科学管理原理[M].北京:团结出版社,1999.[2]张刚,焦建军,王文奎.管理沟通理论的变革性质和意义[J].探讨与争鸣,2005(2:38-39.时代人物・Times Figure ・Management Vision管理视野[3]董玉芳,何大伟.中国企业管理沟通问题及对策研究[J].经济问题,2005(3:33-35.[4]周洁,邵际树,王晨佳.论管理中的沟通[J].大众科技,2005(7:116-117.[5]张征.管理沟通的三条高速路[J].企业改革与管理,2005(1:56-57.[6]张军果,任浩.有效沟通的障碍及对策研究[J].管理宝鉴,2005(10.[7]加雷思·琼斯,珍妮弗·乔治.当代管理学[M].北京:人民邮电出版社,2005.[8]Doreen B.llozor,Ben Dllozor,John Carr.Management communication strategies determine job satisfaction in telecommuting[J].The Journal of Management Development,2001,20,5/6.作者简介:吴国庆(1982—,男,山东人,苏州大学教育学院应用心理学专业研究生,研究方向:社会心理学。
大学生:你学会时间管理了吗张哲(南京农业大学公共管理学院,江苏南京 210095【摘要】在大学期间学会时间管理对于大学生具有至关重要的意义。
大学生时间管理可具体为目标管理、规划管理和效率管理。
大学生时间管理的目的是形成一种良好的时间习惯,为其未来发展奠定基础。
【关键词】时间管理;目标管理;规划管理;效率管理;时间习惯对于管理者和专业人士来说,最大的约束就是时间,任务目标摆在那儿,只有那么多时间。
“我希望能更好地管理自己的时间,但是,我似乎永远找不到时间。
”这是管理者最常见的一个疑问,然而在大学校园里,经常出现的声音却是“天哪,今天下午又没事做,该怎么打发时间好呢?”时间管理就是克服时间浪费,为时间的消耗而设计的一种系统程序,并选择一切可利用的科学方法及手段,以趋近于预期目标。
第四代时间管理的理论原则是以人为本,目标高于手段,效果高于效率[1]。
也就是说,现代时间管理的对象并不是“时间”,而是对个人自我的管理。
大学是学生走向社会的重要准备阶段,学生在大学期间时间管理情况直接影响到学校教学目标的实现,其在大学期间良好时间习惯的养成和培养不仅有助于大学生的个人发展和优良的品格形成,而且对于国家和社会的发展都要重要和深远的意义。
因而我们有必要找出决定大学生时间管理的因素,进而为大学生有效地实施自我管理,为以后的发展奠定良好的基础。
于是笔者从2007年9月就着手进行大学生时间管理现状的调查,并走访了一些在大学期间表现优异、毕业后发展较好的人,通过与他们面对面的交流,得到大学生时间管理的一些技巧与方法。
1.目标管理:找准你的目标时间管理学者杰克·弗纳对时间管理的定义是:有效地应用时间这种资源,以便有效地达成个人的重要目标。
目标对个人来说至关重要,目标能够激发个人的潜能。
调查显示,大凡有一定成就的人,都有明确的奋斗目标。
对于大学生而言,大学毕业有三条路可选:考研、保研、工作。
不同的目标在大学期间需要做不同的准备,如果选择考研就应该关注自己所要考的专业的信息并注重这方面的学习;保研从入学伊始就该关注自己的学习,如果可能,争取在大学期间发表学术论文;选择工作就应该关注用人单位看重的素质,着重提高个人的社交能力和实践能力,即使是工作,政府、国企、外企、民企等不同单位的看重点又不相同。
大学生应该时刻询问自己需要什么?到底要过怎样的生活?只有确定目标,才知晓努力的方向,才知道什么事情该做什么事情不该做,才会有重点的提高自己的能力,做出合理的时间安排。
对于大学生而言,可能经历大一的迷茫,但是关键是在不断选择不断改变中确定适合自己的目标。