合同管理标准
1 范围
1.1 本标准规定了****** 公司合同管理程序、管理职责、管理内容与要求等。
1.2 本标准适用于****** 公司及其所属各子、分公司与各法人单位、其他经济组织、自然人或相互之间签订的各类合同、协议等，包括但不限于采购合同、广告销售合同、安装施工合同、用电/ 水/ 气合同、租赁合同、外包合同、服务合同等。
2 规范性引用文件
下列文件中的条款以及***** 公司制定的相关管理制度通过本标准的引用而成为本标准的条款，凡是未注明日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
《中华人民共和国合同法》（中华人民共和国主席令第15 号）
3 术语、定语及缩略语
3.1公司——****** 有限公司。
3.2各单位——公司各子、分公司。
3.3各部门——公司机关各部室。
3.4合同——除劳动合同外，公司及各单位、各部门与平等主体的自然人、法人和其它组
织之间, 设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
3.5合同管理——对合同立项、意向接触、资信调查、商务谈判、合同条款拟定、审查会
签、签字、备案审核、履行、变更、中止、解除、纠纷处理、立卷归档等全过程的管理。
4 管理规定
4.1 签订合同，除即时清结外，都必须采用书面形式。
4.2 需要以公司或者各子、分公司名义订立各种具有履约性质的协议、文件的部门，为合同承办部门。承办部门应根据合同项目需要指定承办人，借调、借用人员不得被指定为承办人。
4.3 审计、监察部门依其职责对合同订立、履行、变更、解除全过程进行审计、监察。
4.4 合同签订之前应当经财务、审计、归口管理部门，以及合同项目所涉及的相关业务管理部门审查会签。相关业务管理部门范围，由承办部门根据项目所涉及的计划、归口管理、综合事务、劳动、人事、安全、技术、生产、市场等问题确定。
4.5 合同管理实行承办部门负责制与审查会签责任制相结合的责任制度。
4.5.1 合同承办部门对合同订立、履行和执行的全过程全面负责，合同承办人为直接责任人。
4.5.2 审查会签部门根据本部门职责及本办法的规定，对合同项目中应当提出相关意见而未提出的，应当承担相应的责任。
4.6 公司及各子、分公司内部的部（处、科、室）等职能部门一律不得以自己的名义对外签订合同或者其它具有履约性质的任何书面文件；具有营业执照的分支机构以自己的名义对外签订合同，应当具有公司的授权委托。
4.7 合同承办部门和合同归口管理部门应当分别建立合同台帐，实行履约跟踪统计报告责任制。
4.8 在合同的订立、履行中，对有下列行为之一，且产生较大影响或严重后果的，由监察部门按照有关规定进行查处，并会同人力资源部门追究责任单位（部门）负责人和直接责任人的责任。涉嫌犯罪的，移交司法机关处理：
4.8.1 不按本办法规定签订、履行合同的。
4.8.2 订有重大缺陷或无效合同的。
4.8.3 审查人员延误审查时间或未审出合同缺陷的。
4.8.4 不按法律或本办法规定履行变更或解除合同职责的。
4.8.5 应当追究对方违约责任而擅自放弃的。
4.8.6 提供虚假资料的。
4.8.7 不履行内部管理程序、超越授权或滥用授权签约的。
4.8.8 未按规定进行授权或擅自转委托的。
4.8.9 与对方或第三人恶意串通、收受贿赂的。
4.8.10 泄露合同意向、商业秘密或有关机密的。
4.8.11 延误纠纷处理法定时效期间的。
4.8.12 在合同管理、签订、审核、履行过程中有其他失职行为的。
5 职责
5.1 归口管理部门职责
5.1.1 贯彻执行合同管理的法律、法规和规章制度，为合同承办部门提供法律服务。
5.1.2 建立健全本单位合同管理制度，监督、检查考核各部门及所属、所管单位合同管理情况。
5.1.3 参与重大合同的论证、谈判、起草、审查、签订及合同纠纷的处理。
5.1.4 统一管理法定代表人授权委托书和公证、鉴证事宜，管理合同专用章。
5.1.5 负责合同备案文本的管理，执行合同登记、统计及报告制度。
5.1.6 组织合同管理知识培训，负责合同承办人员资格审查。
5.1.7 在会签或参与重大合同谈判过程中，负责审查合同主体、内容、形式的合法性、严密性、可行性。
5.1.8 其他相关管理工作。
5.2 合同承办部门职责
5.2.1 负责合同立项，指定合同承办人，进行可行性论证，意向接触，资信调查，报请主管领导审批。5.2.2 组织合同的谈判。
5.2.3 起草合同文本，并组织审查会签。
5.2.4 组织合同的签订，办理所需的法定代表人授权委托书。
5.2.5 负责合同的履行、变更、解除及纠纷处理。
5.2.6 负责合同档案的管理。
5.2.7 负责所属单位报送公司审核合同事项的办理。
5.3 合同审查会签部门职责
5.3.1 财务部门负责对合同的价款、支付方式的合理性、可行性，资金预算及来源的可靠性，财务手续的合法性、合规性，担保财产合法、安全性进行审查；对合同变更或解除的经济性进行评估，出具书面意见。
5.3.2 审计部门负责对合同涉及的资金来源、使用及资产所有权、动用审批手续的合法性以及合同价款、酬金和结算的合理、合法性进行审查。
5.3.3 相关业务部门按本部门职责，负责对合同所涉及本部门业务范围的相关条款的合法性、可靠性、可行性、安全性，是否符合相关标准及政府文件规定等问题提出审查意见。
5.3.4 归口管理部门审查会签职责，按本办法5.1.7 的规定执行。
5.4 合同承办人职责承办人应对合同自商约时起至履行完毕止的全过程负责，对期间出现的任何与合同有关的问题，按国家有关法律法规及本办法的规定，须及时与本部门负责人、归口管理部门进行协商，并以承办人为主进行处理。
5.5 监察部门职责
负责对合同办理的程序及相关当事人行为的合法性、合规性、真实性进行监督检查，对合同管理中出现的违法、违纪、违规问题进行调查处理，提出监察建议或做出监察决定，并可根据需要进行专项效能监察。
6 合同审签管理
6.1 公司对外签订合同，应由法定代表人或法定代表人授权的代理人进行。未经授权，任何人不得以公司名义对外签订合同。
6.2 严禁将合同业务介绍信转借其他单位或个人使用。介绍信的存根应当保存五年，以备核查。
6.3 除及时清结者外，合同应当采用书面形式，合同文本应当采用公司发布的合同示范文本；合同相对方提供的合同文本必须送交此类合同管理部门审核。
6.4 各类合同都应按顺序统一编号。
6.5 合同及其有关的书面材料，应当语言规范，字迹（符号）清晰，条款完整，内容具体，用语准确、无歧义。
6.6 订立合同，必须完备合同条款。合同条款一般包括当事人的名称或者姓名和住所，标的，数量和质量，价款和报酬，履行的期限、地点和方式，违约责任及解决争议的方法等。
6.7 对于合同标的没有国家标准又难以用书面确切描述的，应当封存样品，由合同双方共同封存，加盖公章或合同章。
6.8 订立依法可以设定担保或者对对方当事人的履约能力没有把握的合同，应当要求对方当事人依法提供保证、抵押、留置、定金等相应形式的有效担保。
对方当事人提供的保证人，必须是法律许可的具有代为清偿债务能力的法人、其他组织或者自然人。对对方当事人的保证人的主体资格和清偿债务能力要参照本制度的规定进行审查。
6.9 对外签订合同，要明确选择纠纷管辖地，并力求选择公司所在地法院。
6.10 法定代表人或合同承办人应当亲自在合同文本上签名盖章。
6.11 签订合同，应当加盖单位的合同专用章或公章。严禁在空白合同文本上加盖合同专用章或公章。
单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。
7 合同审签程序
7.1 签订合同前必须严格审查对方当事人的主体资格。
7.1.1 对法人必须审查原件或者盖有工商行政管理局复印专用章的公司法人营业执照或营业执照的副本复印件（必须有最近年检章）。
7.1.2 对非法人经济组织，应当审查其是否按法律规定登记并领取营业执照。对分支机构或是事业单位和社会团体设立的经营单位，除审查其经营范围外，还应同时审查其所从属的法人主体资格。
7.1.3 对外籍当事人的资格审查，应调查清楚其地位和性质、公司或组织是否合法存在、法定名称、地址、法定代表人姓名、国籍及公司或组织注册地。
7.2 签订合同前需要审查代理人的代理身份和代理资格。
7.2.1 代理人职务资格证明及个人身份证；
7.2.2 被代理人签发的授权委托书；
7.2.3 代理行为是否超越了代理权限或代理权是否超出了代理期限。
7.3 签订合同，必须认真审查对方当事人的履约能力。
7.4 签订合同，应当仔细审查对方当事人提供的有关证明资料，必要时应到签发部门进行验证或进行实地考察，以防对方当事人伪造或变造证明材料。对方当事人提供的各种证明资料中所使用的当事人名称、印章等内容必须完全一致。
7.5 下列资料不能作为主体资格和履约能力的证明资料，但可归入合同档案保存，以备考查。
名片；厂家介绍、产品介绍等资料；各类广告、宣传资料；各类座机电话、手机等通讯工具号码；对方当事
人提供的未经我方合同承办人见证而复制的或未与原件核对无异的复印资料。
7.6 合同承办人应将合同一份及时送交本单位财务部门备案，作为财务部门收付款物的依据。
8 合同履行、变更和解除管理
8.1 合同履约管理
8.1.1 法定代表人、公司总经理全面负责合同的履行。合同承办单位、部门和人员具体负责其订立合同的履行。
8.1.2 在履行合同过程中，根据情况的变化，应当对对方当事人的履行能力进行跟踪调查。如发现问题，合同承办人要及时处理，必要时经公司分管领导同意，可实地调查合同标的情况和对方当事人的履约能力。
8.1.3 接收标的必须经过严格的验收或商检程序。对不符合制度和合同约定的标的应在法定期限内及时提出书面异议。
8.1.4 合同结算必须通过本单位财务部门进行。对合法有效的合同，财务部门应当在合同约定的期限内结算。对未经合法授权或超权限签订的合同，财务部门有权拒绝结算。
8.1.5 凡与合同有关的来往文书、电传、信函、电话记录都应作为履约证据留存。对我方当事人的履约情况，除妥善保存有关收付凭证外，还要做好履约记录。我方当事人收到对方当事人通过邮递方式传送的与合同有关的法律文书时，应当连同信封一并收存。通过邮递方式传送与合同有关的法律文书时，必须使用挂号信函，并保存邮局收据、回执备案。
8.2 合同的变更和解除
8.2.1 对方当事人作为款物接收人而要求变更接收人时，必须有书面变更协议。严禁未取得对方当事人的书面材料而凭口头约定向已变更的接收人发货或付款。
8.2.2 我方当事人遇有不可抗力或者其他原因无法履行合同时，应当及时收集有关证据，并立即以书面形式通知对方当事人，同时积极采取补救措施，减少损失。
8.2.3 发现对方当事人不履行或不完全履行合同时，合同承办人应当催促对方当事人采取有效补救措施，收集、保存对方当事人不履行合同的有关证据，及时向部门负责人、公司领导报告，并通报公司法律主管部门。
8.2.4 我方当事人因故变更或解除合同，应当及时以书面形式通知对方当事人，说明变更或解除合同的原因和请求对方书面答复的期限，尽快与对方当事人达成变更或解除合同的协议。
9 合同纠纷处理
9.1 合同纠纷管理
9.1.1 为解决合同纠纷所采取的各项措施，必须在法定的诉讼时效和期间内进行。
9.1.2 发现对方当事人利用合同进行诈骗等犯罪活动时，应当立即公司分管领导和法律主管部门报告，并向公安机关报案。
9.1.3 合同承办部门、人员应配合好公司法律主管部门参加仲裁或诉讼。
9.1.4 合同纠纷发生后，可以通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决。
9.1.5 合同发生纠纷后，需要委托代理人参加仲裁或诉讼活动的，公司法律主管部门应当及时委托有资质的代理人参与处理纠纷。
9.1.6 解决合同纠纷的申请书、起诉书、证据、答辩书、协议书、调解书、仲裁书、裁定书、判决书等，在结案后十日内，由承办人送交公司法律主管部门备案。
9.2 合同纠纷处理程序
9.2.1 发生合同纠纷，合同承办部门、人员应立即报告分管领导、公司领导，并通报法律主管部门；公司各单位、各部门应当及时向法律主管部门提供解决纠纷所需的相关材料。
9.2.2 在处理合同纠纷过程中，对于可能因对方当事人的行为或者其他原因，使判决不能执行或者难以执行的案件，应当及时向法院申请财产保全。
9.2.3 合同纠纷发生后，应当依法采取一切措施，积极收集、整理有关证据。在证据可能灭失或者难以取得的情况下，应当向法院申请保全证据。
9.2.4 向法院提供原始证据时，必须先行复制，并请求法院的承办人员出具证据收执。
10 合同资料的归档管理
10.1 档案资料内容
下列资料可以作为合同档案：
?谈判记录、可行性研究报告和报审及批准文件；
?对方当事人的法人营业执照、营业执照、事业法人执照的副本复印件；
?对方当事人履约能力证明资料复印件；
?对方当事人的法定代表人或合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件；
?我方当事人的法定代表人的授权委托书的原件和复印件；
?对方当事人的担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件；
?双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材料；
?登记、见证、鉴证、公证等文书资料；
?合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议；
?标的验收记录；
?交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。
10.2 合同资料归档、统计与管理
10.2.1 公司所有合同都必须统一编号，由该类合同的相应管理部门妥善保管。
10.2.2 合同承办人办理完毕签订、变更、履行及解除合同的各项手续后十日内，应将合同档案资料
移交该类合同的管理部门。
11 附则
11.1 凡因未按本标准处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究相关负责人和责任人的经济和行政责任。
11.2 各类合同管理部门应定期（每季度末）将履行完毕或不再履行的合同有关资料按合同编号整理，由领导确认后由档案管理人员存档，不得随意处置、销毁、遗失。
11.3 本规定由企业发展部负责解释。