答2: 因为轴承的润滑 不足
21
5 Why 范例: 为何停机
问1:为什么机器停了?
问2:为什么机器会超 载?
问3:为什么轴承会润 滑不足?
答1:因为机器超载, 保险丝烧断了
答2: 因为轴承的润滑 不足
答3: 因为润滑帮浦失 灵了
22
5 Why 范例: 为何停机
问1:为什么机器停了?
why真因
why
真因
why
真因
why
真因
真因
看得到的，可感觉，可测量
问题
紧急处理
一次因 (近因)
治标对策 (暂时)
改善行动 防呆设计
n 次因 (远因)
治本对策 (永久) 18
5 Why 1H 工具
丰田生产方式: “反复提出五次为什么” 垂直式思考, 针对问题一层又一层地深入 通常第一个答案不会是真正的答案 5 Why 可以找出真正的原因 找原因用5Why+想方法用1How 简单的案子可能4W,3W或2W即找出问题
提前量 提前量 提前量 提前量 提前量
做记录 发记录
做记录 发记录
做记录 发记录
做记录
五段 2000元
四段 1500元
定责任 做流程
九段 3万元
定责任
七段
八段 10000元
5000元
六段
3000元
发通知 抓落实 重检查
三段 1000元
发通知 抓落实
二段 800元
发通知
一段 600元
6
一段秘书的做法： 发通知 ６００元
这个会，有结果！
11
六段秘书的做法： 做记录 ３０００元
会议开完了，就完了吗？ 会议上大家讨论的问题，做出的承
诺，领导的安排，部门之间的配合， 都有许多会议的成果，需要有人记 录下来。
12
七段秘书的做法： 发记录 ５０００元
形成会议纪要，会后请召集人过目， 没有问题后，发给开会的人，要求 他们按照执行。
根源,但复杂的或许要5 Why, 6 Why, 7 Why…最后要加 1H,解决问题.
19
5 Why 范例: 为何停机
问1:为什么机器停了? 答1:因为机器超载, 保险丝烧断了
20
5 Why 范例: 为何停机
ห้องสมุดไป่ตู้
问1:为什么机器停了?
问2:为什么机器会超 载?
答1:因为机器超载, 保险丝烧断了
文员系列培训 （一）
1
九段秘书 九段高手 心态调适
主题
2
小插曲
围棋棋手定段位的“九段制”，源于我国古代品评人物、职官、书 画的等级。
《汉书·古今人物表》把古今人物分为九等，为上上、上中、上下、 中上、中中、中下、下上、下中、下下。
三国魏司空陈群始定九品之制，定人才高下，分为九等，即“九品 官人之法”，又称“九品中正制”。
古代品评书画艺术分神品、妙品和能品，其源出南朝《书品》的上、 中、下三等(每等又分上中下，共为九例)，称为“三品九等”。
在我国古代，围棋棋手的等级称为“棋品”。因受人品、官品、书 品“九品制”的影响，故棋品也设“九品制”。“九品”名称，最 早见于北宋张拟的《棋经·品格篇》：“夫围棋之品有九，一曰入神， 二曰坐照，三曰具体，四曰通幽，五曰用智，六曰小巧，七曰斗力， 八曰若愚，九曰守拙。”
3
围棋九段
中国九段棋手八段棋手七段棋手 六段棋手五段 棋手四段棋手 三段棋手二段棋手初段棋手
日本九段棋手八段棋手七段棋手 六段棋手五段 棋手四段棋手 三段棋手二段棋手初段棋手
韩国九段棋手八段棋手七段棋手 六段棋手五段 棋手四段棋手 三段棋手二段棋手初段棋手
中华台北一品棋手二品棋手三品棋手 四品棋手 五品棋手六品棋手 七品棋手八品棋手九品棋 手
６００元 ８００元 １０００元 １５００元 ２０００元 ３０００元 ５０００元 １００００元 ３００００元
5
九段秘书进阶
发通知 发通知 发通知 发通知 发通知 发通知
抓落实 抓落实 抓落实 抓落实 抓落实 抓落实
重检查 重检查 重检查 重检查 重检查 重检查
勤准备 勤准备 勤准备 勤准备 勤准备 勤准备
13
八段秘书的做法： 定责任 １００００元
按照会上确定的计划和安排，以纪要为 执行文件，监督、检查执行人的过程结 果和最终结果，并将执行情况，及时报 告领导。
14
九段秘书的做法： 做流程 ３００００元
最优秀的秘书是团队执行的榜样，他会想， 如果我一时不在公司，我调离现在的岗位， 或者我离开了公司，或者有新的同事代替 我现在的工作了，那么，我的做法如何能 够成为团队的执行呢？
只是发个通知 比如写在黑板上，在办公室口头告诉一声，
发了一个邮件通知，送上了一份书面通知， 然后就认为这是结果了。
7
二段秘书的做法： 抓落实 ８００元
发了通知不算完，还要在开会前再确 认一遍，是否收到通知，是否准时参 会？
8
三段秘书的做法： 重检查１０００元
开会前再检查，如果重要人物参加不 了，就要及时向召集人汇报，以便召 集人决策这个会开不开。
只有流程，所以将上述开会的流程写出来， 发出来，共享出来，复制团队是九段秘书 的标志。
15
身边的案例？
文员培训安排 人力变更单
16
九段高手之问题解决能力
工作中的九段高手
研发、品质、销售、采购……等等工作领域
九段高手之问题分析与解决方法
17
把问题想象成一座冰山
现象
现在
why
过去
4
《九段秘书之会议篇》测试:请问你是几段？ 你的结果值多少钱？
一段秘书的做法：发通知 二段秘书的做法：抓落实 三段秘书的做法：重检查 四段秘书的做法：勤准备 五段秘书的做法：提前量 六段秘书的做法：做记录 七段秘书的做法：发记录 八段秘书的做法：定责任 九段秘书的做法：做流程
9
四段秘书的做法： 勤准备１５００元
开会要准备什么？
会场是不是要预定好，不要让别人占用？
会场大小、桌椅数量合适吗？
需求音响的话，好用吗？
会议 案例！
空调、白板、笔、本、纸、投影仪、电脑………
我的准备，在物品上、环境上，可以满足开会的需
求了吗？
10
五段秘书的做法： 提前量 ２０００元
提前让参会者知道： 会议什么主题？议程是什么？你应当准备什么？提 前阅读什么资料？…… 提前的目的是让参会者有备而来，以便大家开会时 提高效率！
问2:为什么机器会超 载?
问3:为什么轴承会润 滑不足?
问4: 为什么润滑帮浦 会失灵?