武汉碧蓝环境工程有限公司企业文件编写管理规定文件名称企业文件编写管理规定文件编号Q/BL-Ⅳ-PA-HRD-WJGD-V1.0-2015文件类别A/规范制度类机密等级普通级版本号V1.0受控状态（盖受控章）制定部门行政人力资源管理部发布日期2016年01月01日制定: 批准:第一章总则 (4)目的 (4)适用范围 (4)管理归口 (4)文件处理定义及原则 (4)文件发放 (5)第二章文件分类管理规定 (5)文件类别 (5)第三章文件机密等级分类管理规定 (6)文件机密等级分类 (6)第四章文件编写管理规定 (7)文件等级划分 (7)第五章文件写作格式管理规定 (8)文件内容写作标准 (8)文件构成结构标准 (8)第六章文件发文程序管理规定 (9)文件审发程序 (9)文件发文步骤 (9)文件发文管理规定 (9)第七章文件宣贯管理规定 (10)文件宣贯 (10)第八章文件公示周期管理规定 (10)文件公示时限 (10)第九章文件分类存档管理规定 (11)文件分类 (11)文件夹/盒标识 (11)注意事项 (11)文件保管与存档 (11)第十章文件保管期限管理规定 (12)文件保管期限 (12)第十一章文件过期管理规定 (13)过时效期限的文件管理 (13)第十二章文件借阅管理规定 (14)文件借阅 (14)第十三章文件复印与拷贝管理规定 (14)文件复制管理 (14)第十四章文件处罚管理规定 (15)文件处罚管理 (15)第十五章附则 (15)附件一《文件发文审核登记表》 (16)附件二《文件目录登记表》 (17)附件三《文件借阅登记表》 (18)总则第一条目的为规范武汉碧蓝环境工程有限公司的文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，并提高武汉碧蓝环境工程有限公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、程序化、科学化、制度化，结合公司实际工作情况，特制定本制度。
本《企业文件编写管理制度》是武汉碧蓝环境工程有限公司文件管理领域的最高纲领性文件，为公司文件管理提供全面的准则和重要依据，公司内部所有部门的相关文件管理制度、活动、行为须遵守和服从本管理制度。
第二条适用范围本管理制度适用于武汉碧蓝环境工程有限公司内部所有部门、分公司、办事处和所有劳动关系的员工（包括但不仅限于正式员工、试用期的员工、实习员工）。
第三条归口管理武汉碧蓝环境工程有限公司文件或资料是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。
文件或资料根据其文件类别和保密程度分为公司层级和部门层级，公司层级文件或资料应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录与存单。
公司层级文件或资料定义指在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关工作活动的重要依据或工具。
1、总经理负责企业对外文件的审批；2、行政人力资源管理部——负责管理归属公司层级各类型文件和资料的有效实施、保管、存档、执行、监督；3、财务部——负责管理归属层级票据、协议、合同财务各类型文件和资料的有效编写实施；4、部门——负责管理归属各部门层级各类型文件和资料的有效的编写、实施。
第四条文件处理定义及原则1、公司层级文件处理指公司层级文件的编号、下发、宣贯、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作；2、公司层级文件处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、规范。
公司层级文件由行政人力资源管理部统一收发、传递、立卷、归档和销毁；3、公司各类发文在有效期内均实行受控管理。
所谓受控文件就是指有效文件。
有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。
明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件，是防止各部门出现执行无效文件的主要措施；4、对于公司以邮件形式下发的文件，以当次接收到的文件为有效执行文件，收件人不得转发，因转发造成的邮件执行错误问题，由执行人负责；5、对于公司以字纸形式打印的下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，若复印导致的执行非受控有效文件，造成的问题由执行人负责。
第五条文件发放行政人力资源管理部负责公司层级文件下发管理和保证公司层级文件处理工作高效运转；各部门负责部门层级文件下发管理和保证公司层级和部门层级文件处理工作高效运转。
第二章文件分类管理规定第六条文件类别2、技术性文件分类3、外来文件分类4、控制性文件分类5、批复文件分类第三章文件机密等级分类管理规定第七条文件机密等级分类公司文件资料参照文件保密程度分为“绝密文件”、“机密文件”、“普通文件”三大类别。
公司使用文件中，大部分属于“普通文件”类别，对于公司绝密及机密文件，还应标明份数序号，公司文件是否设定为“绝秘文件”或“机密文件”由拟稿部门和总经理根据文件内容共同确认。
公司应根据自身企业文件性质，归纳文件的机密等级归属。
1、绝密级文件——指最重要的公司秘密，一旦泄露会使公司权益受到重大损害的文件资料。
●企业经营计划、发展规划、研发项目资料、专利技术资料等；●财务分析报告、财务资料等；●业绩考核管理标准等文件资料；●商务文件、项目清单、佣金计算标准、产品价格、相应的培训课件；●涉及项目成本、利润的报告或论证材料；●公司尚未实施或正在实施的经营战略决策、公司项目技术的核心资料；●公司其它认为应列入绝密范畴内的文件资料。
2、机密级文件——指重要的公司文件，一旦泄露会使公司权益受到损害的文件资料。
●公司注册及相关文件、运营管理体系文件；●技术资料、工程建设的重要图纸；●立项报告、业务进度分析报告；●涉及公司尚未公开或不宜公开情报的来往文书，以及合同、协议文本；●公司薪资福利管理文件资料；●公司其它认为应列入机密范畴内的文件材料。
3、普通级文件——指一般性的，可以提供给所有的员工查考利用的文件资料。
●平时各种工作条例、规章制度、业务通知、临时性销售政策的文件资料；●一般业务工作来往文件（不涉及绝密、机密的文件）；●各类一般性的请示、通知、会议纪要、简报、情况反映等；●行政管理工作的计划、总结、报告；●一般性的月、季工作计划与总结报告；●有关干部任免、调配、定级等的文件；●财产、物资、档案等各类行政交接手续凭证。
第四章文件编号管理规定第八条文件等级划分一、文件编号定义●一级文件：质量管理文件（纲领性或管理性的文件）；●二级文件：程序文件（描述过程实施方法或程序的文件）；●三级文件：作业指导书（质量管理体系中有关如何实施和操作的详细描述文件）；●四级文件：其它管理性文件（用规范记录质量管理体系中所要求的信息文件或表格）。
二、文件编号格式一般文件编号由企业标准代号Q、公司名称（用公司拼音简称“BL”）、文件类型(文件级别)、部门代码（拟定部门英文字母最前二个字母大写）、文件名称代码（三到四个文件英文字母）、文件编号/版本号（用三个数字或从v1.0开始）组成。
文件标准编号格式：Q/BL-I-PA-HR-XXXX-V1.0-2015三、部门英文代码简称四、文件英文代码简称五、文件等级代码简称第五章文件写作格式管理规定第九条文件内容写作标准为规范公司各类文件的撰写和抄送规格，建立规范化、高效化地文件资料管理体系，为规范档案管理做好基础工作，决定公司文件写作管理规范统一标准：●标题：宋体、三号、加粗；●正文：宋体，五号；●页面边距：上/下边距2.54厘米、左/右边距3.17厘米；●行间距：1.2倍；●页眉：0.6厘米；●页脚：1.75厘米；●页码：显示居中（第x页/共Y页）或X/Y）。
第十条文件构成结构标准1、目的——编写此文件总则或目的；2、范围——此文件适用于那份反面；3、职责——此文件管理归口；4、定义——文件中所涉及的专业术语或英文的特别说明；5、内容——文件中描述的方法、过程、要求等内容；6、附件——文件中涉及的记录性表格、表单。
第六章文件发文程序管理规定第十一条文件审发程序武汉碧蓝环境工程有限公司文件主要发文程序依次为：拟稿、核稿、签发、注发、打印、盖印、装封、分发、归档。
1、拟稿——首先由部门负责人拟稿文件，表达出文件的内容和意图，然后由部门负责人指定的人员按照草拟内容，拟写出正式的文件稿。
拟稿要求：重点突出、观点鲜明、表达准确、文件合理，尽量一文一事；2、核稿——拟稿后，应将稿件交由行政人力资源管理部进行核稿，语法文字是否规范、格式是否符合要求、文种和标题是否适宜；3、签发——涉及公司整体事务或冠以格式名义的文件，须由董事长签发。
签发人对文件负有完全责任，签发内容包括拟文部门、需发送部门、密级程度、缓急需求等；4、注发——文稿经过签发，正式文件已形式，进入注发阶段。
重点对文稿进行编号、确定发布日期、确定文件的印刷方法；5、打印——打印文件时，应先打出样稿，经过与原稿校队，确认无误后才可按所有求的分数印制；6、盖印——文件需要加盖印章（即公司印章）后才能发送，印章是公司发文有效的凭证，盖章由印章保管人负责执行，所盖印章应清晰端正；7、分发——发出文件前须填写《文件发文审核登记表》附件一,并由接收人签字；8、归档——将部门原稿、文本文件、电子文件、会签原件归类存档（公司层级文件存档与行政人力资源管理部）。
第十二条文件发文步骤步骤一：发文部门文件拟初稿和行文；步骤二：发文部门负责人审核；步骤三: 发文部门源文件及电子文档交由行政人力资源管理部审核；步骤四：发文部门负责人组织文件签发；步骤五：发文部门签发源文件部门归类与存档（公司层级文件须交由行政人力资源管理部归类与存档）；步骤六：发文部门下发已签发源文件。
第十三条文件发文管理规定1、公司所有文件的下发，需区分文件等级、机密层级等级及紧急程度，均须填写《文件发文审核登记表》并逐级审批同意后，方可发文；2、公司管理、规章、制度等类型文件的下发，涉及到员工切身利益的（例如：公司《考勤管理制度》、《奖惩管理制度》、《员工手册》等）。
须总经理签批同意后，方可成文下发；3、新文件的下发若涉及到原有文件的作废，应在新文件下发后立即废止，且废止的旧文件须按废止的相关程序予以保管或销毁；4、涉及相关制度及政策的文件，若需培训，须在培训课件制作完成并经过行政人力资源管理部审核通过后方可下发文件。
第七章文件宣贯管理规定第十四条文件宣贯1、公司所有下发的管理、规章、制度、通知、公告等文件，若文件的内容需向公司全体员工传达，根据公司实质情况相应给予告知（例如：微信渠道、员工邮箱、公告栏等）；2、对于公司制度类文件，涉及到与工作相关的流程操作与执行的，须由发文部门联合行政人力资源管理部，在受文范围内组织培训或其它方式告知，并针对特定人员予以考核。
具体培训或告知方式以发文部门和行政人力资源管理部要求为准；3、对于公司除制度以外的决定、命令、通知、通告、通报、公告、公示等类型文件由各部门责任人负责在本部门内部宣贯；4、行政人力资源管理部，应按照公司文件的受文范围要求在培训系统上开设端口，针对受文范围员工组织培训。