文件编号管理规定文件编码（008-TTIG-UTITD-GKBTT-PUUTI-WYTUI-8256）
文件编号管理规定
一、目的
为了规范各部门和各管理体系文件的编号及文件的日常管理工作，使文件在使用过程中不发生内容重复、遗留，便于文件的检索和存档，特制定本办法。

二、适用范围
适用于君霖纺织所有文件&制度的编号。

三、术语
根据文件性质分为体系文件、技术文件、合同文件、文书文件四类。

1、体系文件指质量手册、程序文件、管理文件、管理通知、质量记录等与质量体系有关的文件。

2、技术文件指产品技术文件、工艺技术文件、检验技术文件、外来技术文件和其它技术文件五大类。

3、合同文件指中标通知书、专用合同条款、通用合同条款、经合同双方确认进入合同的其他文件。

4、文书文件指公司行政文件、行政规章、各种请示、一次性的通知等其它与质量体系无直接关联的文件。

四、职责
1、办公室负责体系文件、技术文件的编号和归口管理。

2、人力资源部负责文书文件的编号和归口管理。

3、财务部负责合同文件的编号和归口管理。

五、正文
1、文件编号规则
外来文件执行原编号。

体系文件根据体系文件编号规则进行编号，例：JLFZ-QM-1701。

技术文件根据技术文件编号规则进行编号，例：JLFZ-JS-1701。

合同文件根据合同文件编号规则进行编号，例：JLFZ-RZ-1701。

文书文件根据文书文件编号规则进行编号，例：JLFZ-CW-1701。

2、文件编写规范
文件分为标题→编号→目的→适用范围→术语→职责→正文→接口文件→记录→附则等十部分（严格执行以上编写顺序），可依据文件性质进行适当删减。

体系文件编写规范（见附件一）
技术文件根据技术文件编写规范进行编写。

合同文件根据合同文件编写规范进行编写。

文书文件编写规范
红头文件编写规范（见附件二）
报告/请示编写规范（见附件三）
会议纪要编写规范（见附件四）
一般性通知编写规范（见附件五）
通报编写规范（见附件六）
六、附则
本办法从2017年4月10日开始执行。

本办法的解释权归办公室。

附件一：体系文件编写规范
1
文书
2
文书
3、术语
文书
文书
4、职责
附件二：红头文件编写规范
代码
份号
XXXXX有限公司文件
【××××】×××号
文件标题
文书
特此通知
君霖纺织人力资源部 ××××年××月××日
主题词：×× ×× ×× 报：×× ×× ×× 送：×× ×× ×× 发：×× ×× ××
附件三：报告/请示编写规范
领导批示：
报告标题
请批复/指示……
君霖纺织人力资源部
××××年××月××日
附件四：会议纪要编写规范
××××××会议纪要
（纪要编号）
签发：×××
时间：××××年××月××日
地点：××××
主持人：×××
与会人员：××××××××××××××××××主题：××××××××××××××
文书
主题词：××××××
报：××××××
送：××××××
发：××××××
附件五：一般性通知编写规范
发文对象：
文书
特此通知
君霖纺织人力资源部
××××年××月××日
主题词：××××××
报：××××××
送：××××××
发：××××××
附件六：通报编写规范
通报
（通报编号）
通报主题
特此通报
君霖纺织人力资源部
××××年××月××日
主题词：××××××
报：××××××
送：××××××
发：××××××。