合同签订流程及管理办法
为规范公司合同签订、履行和付款程序,并最大限度的避免风险,起草以下管理和签订程序,本办法适用于公司签署的所有经济类合同的管理,不适用于劳动合同等其他类合同的管理。
一、合同签订审核流程
1、公司各部门负责起草与本部门负责职责范围内合同,参与合同谈判、招投标、组织会签;参加对合同履行的评价。
2、审计部负责审核工程合同的各项技术条款;
各承办部门负责合同的商务条款,确认待签合同与审批建议的一致性;
3、财务部审核合同付款,发票纳税等相关财务有关条款。
4、其他部门审核本专业所有合同的技术条款。
二、合同执行部门负责起草和谈判,招投标的组织和会签等。合同应做到内容合法、条款齐全、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确、期限和数字准确,应包括:
1、合同名称;
2、甲、乙方名称及地址,经办人联系电话;
3、甲、乙方法人代表或其合法代理人签字、公司公章或财务、合同专用章;
4、合同签订日期;
5、标的(内容);
6、数量、质量;
7、价款或酬金(计价方法、款项支付方式);
8履约方式、地点、费用的承担;
9、违约责任(甲乙方权利和义务);
10、生效、实效条件;
11、争议解决的方法(一般米用诉讼方式不建议米用仲裁方式)
12、合同的份数及附件;
13、保密条款(视合同性质需要)
14、合同负责或主办部门通过邮件方式送达各相关部门进行合同审
查,并填写《当事人主体资格和资信情况调查表》、《合同会签审批表》等签批手续;
15、合同签批原则上应按顺序依次执行,遇特殊情况下可临时调整次序,但必须征得次序变动影响的下一会签人的同意。
三、各部门合同审核的重点如下:
1、合同执行部门:合同文字格式(详见《合同文本格式要求》)和结构、通用条款、特殊条款、工作范围、双方权利义务、技术、工期、进度、质量、履约、担保、保修等条款;
2、采购、工程、设备、营销等承办部门,审核合同的相应必要和技术性条款;
3、各承办部门审核合同价款及价款调整(项目价款计算书作为合同附件)、合同款支付、变更、签证、结算、奖惩等与成本有关的条款;
4、财务部审核签约公司名称、合同价款支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款;
5、最后提交法务审核,分析判断合同风险、与法律相关的内容,包括担不限于:变更、解除、违约、索赔、不可抗力、诉讼等条款。
四、合同的签署和盖章
1、合同原则上由对方先签字盖章;合同按照规定审批顺序全部完成
后,由承办部门按照审批意见和即将最终签字/盖章的合同文本对照,有添加或需要修改的及时更正,确认无误后,按照公司《印章使用审批权限规定》办理签字盖章审批手续;
2、合同存档、备案:合同签订一周内,合同正本交财务部一份、合同执行部门留存使用一份,其他合同正本原件及副本原件全部交档案管理部门存档;(原则上合同原件严禁外借,项目报建、报批除外)
3、合同执行部门在合同履行过程中应注意:涉及工期、造价、质量的决定应以书面形式记录和确认。涉及双方往来函件,如以公司名义发出时应以法律规定的有效方式发送,并要求对方签收并保留发出的凭证,如对方拒收应即改为EMS特快专递方式重发。(所有合同相关的传真件由承办部门复印,记录对方传真号码及传真时间,并由经办人签字后按以上程序存档待查)。
4、合同执行过程中,承办部门应及时对合同履行情况进行监督检查, 并定期对合同执行情况进行分析,做到心中有数;
5、原则上公司不办理先建设后补合同的程序。
五、合同变更、转让及解除必须采用书面形式:
1、变更合同范围和付款条件,转让合同义务、解除合同的应采用补充合同的形式;
2、工程类合同可采用设计变更和现场签证方式进行合同变更;
3、变更、转让或解除后,合同执行部门应在一周内完成修改存档和通知,方式和范围同合同存档、备案的相关规定。各部门应对原合同文本进行标示,以免错误的执行原合同。
六、本合同签订流程及管理办法自2016年月日实施。
附:1、《当事人主体资格和资信情况调查表》样表;
2、《合同会签审批表》样表;
合同编号: ....... 合同会签审批表
送审部门:
采购部审核: 分管副总经理审核:
总经理审核: 合同
信息
职
能
部
门
财务审核: 审计审核: 法务审核:
合同对方当事人主体资格和资信情况调查表
合同承办人(签名):(我承诺:已按公司合同签订流程进行了合同当事人及
合同条款的合法性审查,保证以上调查内容的真实有效性,且不存在其他违法违规行为,否则自愿承担一切法律责任。)........
时间:. ___ 年.月-日