业务档案管理制度
第一章总则
第一条：为规范公司业务档案管理、保证融资担保项目资料的安全完整，特指定本制度。
第二条：融资担保业务档案是指公司在办理融资担保业务过程中形成的记录并反映融资担保业务的重要凭据，包括未完成融资担保项目的客户档案；已完成融资担保项目（含在保后和脱保项目）的文书档案、经济档案、客户档案；反担保标的物权利证书。
第三条：业务档案管理的目标是“在流程中完成，在收集中整理，在补充中完备”。
第二章档案管理
第四条：公司档案管理将根据各业务部门档案的移交、立卷、归档、调阅、提取、保管、销毁、人员交接等流程执行，做到分类科学、流程收集与补充、方便查阅、及时移交、严防毁损散失，确保有关法律手续完备与有效。
第五条：业务档案按融资担保客户，做到一户一档，分类编序管理。
第六条：档案管理责任部门。
综合办公室是公司业务档案管理的责任部门，但不同性质的档案其保管责任分别在如下部门：
1、未做成融资担保项目的客户档案—担保业务部；
2、已保项目、投资项目、业务合作项目等形式的文书档案、经
济档案、客户档案—综合办公室；
3、反担保标的物权利证书—综合办公室，按照已制定并公布实
施的“权证类档案管理制度”执行；
4、财务资料、凭证、报表统一由财务管理部保管。
第三章档案分类
第七条：公司融资担保业务档案分三类：
1、权证类档案：主要包括抵（质）押物的权属证书及相关抵（质）押反担保物的文件、清单、证明、保险单、评估书、入保险柜保管，由综合办公室造册登记后入双人双锁保险柜保管，同时由融资担保项目（主审）制作清单一式二份，担保业务部、综合办公室各留存清单一份备查，经总经理批准后方可借阅（不得带出）；
2、要件类档案：主要包括借款合同、担保合同、委托担保合同、出具担保协议书、公证书、律师见证书、抵（质）押保证反担保协议等法律诉讼时需要的档案，该类档案经主管副总批准后才能对外借阅（不得带出，仅限现场浏览）；
3、备查类档案：主要包括客户基本资料、审批过程资料、保后检查资料等用于查询的档案，经部门经理同意可以借阅；
第八条：公司内部管理资料列为综合类，内容包括各类业务统计表、登记表、业务调查报告及有关业务处理意见等。
第九条：客户档案及公司内部管理资料除权证原件由综合办公室经理入保险柜存房外，其他档案以客户为单位，分区、分类存放在综合办公室档案柜，存放顺序按档案编号排列。
第四章归档要求
第十条：归档的业务档案要求必须为原件或与原件核对盖有“经核对与原件相符”章的复印件，原则上不允许传真件，与文件有关的签报、批示等附属材料均应齐全完整；
第十一条：同一笔业务原件及附件形成同一档案，应归档于同组卷内；
第十二条：卷内文件要逐页编号，使用号码机在文件正面右上角、背面左上角边缘按顺序打号，有效页每页均要编号；
第十三条：业务部门融资担保项目主审归档前应填制《陕西禹龙汇金融资担保有限公司档案资料清单》，归档责任人（主审）、监交人（风险内审）和综合办公室各存一份，案卷组卷一份；
第十四条：归档时间原则上在融资担保业务合同生效后的一周内完成；
第十五条：任何部门或个人都不允许保存、销毁应归档的业务资料原件。
第五章流程管理
第十六条：档案移交：业务发生后，担保业务部（主审）应在每个业务程序完毕一周内整理好担保业务原始资料，登记业务资料移交清单，经三方签字确认后，将全部资料移交综合办公室档案管理员。
担保业务部客户经理可对有关业务资料复印保存。
第十七条：立卷：档案管理员对担保业务部（主审）移交的业务档案进行分类整理及立卷。
第十八条：归案：档案管理员凭被融资担保企业还款凭证复印件将已解除融资担保责任的客户档案从立卷区抽出，将其转入归档区重新编号保管。
第十九条：调阅：担保业务部、风险管理部员工只能在归档现场调阅档案，一律不准外借。
公司有关调阅担保业务档案应填写《档案借阅登记本》，登记调阅人姓名、调阅日期、调阅内容，报各系统分管副总批准同意后方可调阅。
第二十条：提取:因业务需要需提取综合办公室保管的重要权证时，要经分管风险副总批准后到综合办公室签字领取，收回权证时，交由风险管理部经理返还综合办公室并注销登记。
第二十一条：保管：档案管理人员要对业务档案妥善保管，严格遵循保密制度，不得违章借出业务档案。
要定期（按季度）检查各类档案的保管情况，并书面记录检查结果。
第二十二条:销毁：保管期满的业务档案，要由档案管理部门提出销毁意见，并编造业务档案销毁清册，列名档案的名称、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
档案管理部门和有关业务部门要共同派员监销。
并将监销情况报告主管风险副总。
第六章责任
第二十三条：对损毁、遗失、擅自销毁、涂改、伪造融资担保业务档案及相关资料的，视情节轻重给予相关处分。
第七章附则
第二十四条：本制度经董事会批准后执行。
第二十五条：本制度由综合办公室负责解释、补充、修改。