着力改进值班工作创新值班服务格局
作者：兰雁
来源：《中国经贸·下半月》2013年第10期
摘要：本文着眼于如何为本公司办公室值班工作事项，就如何改善其工作、创新服务格局进行探讨，看似简单的值班工作其实承担沟通公司内部横向、纵向的重大责任，对企业来说不但为可或缺，更需要积极重视，踏实做好值班工作的各项事务，并在不断学习、改进中进步，为企业的长远发展打好内部基础。

关键词：办公室；值班工作；服务格局；工作方式
一、概述
作为一个正处于发展中的大型集团，其办公室对于公司内部各部门、各层级之间调和、协作发挥着极大的作用，而值班工作可以说是“办中之办”，也被称为“枢纽中的枢纽”，可见值班工作对于一个公司的重要程度。

值班工作在上下左右沟通协调中起着重要作用，承担着联络、接待、会务服务、文电办理等项事务，其工作职能范围广、工作零而繁多而且其协调的任务一般很重要。

二、办公室值班工作的现状
1.本年上年办公室各项服务工作总结
首先，关于OA系统，从使用情况和功能需求来看，还需在几方面改进，特别是在会在“会议申请”这一模块上，就本年上半年统计而言，公司各部门共提交会议申请351次，会议室的使用达380余次，这在一方面充分体现公司上半年各个部门在管理经营决策上的慎重，而在另一方面也说明了公司应尽快实现全面智能化的信息管理系统以提高会议安排的工作效率，从而带动公司高效、顺利地做出各项决策。

根据统计数据，公司目前向集团各部门发放了31张公交卡；在公车使用方面也按公司规定严格执行，本年上半年公司共派车1038次，其中长途用车205次，市内用车达833次。

在公务用餐费用方面，公司本着勤俭节约的原则要求全部接待都在单位内部食堂安排，大大节约了公务用餐及员工用餐费用。

同时，我们在促进员工工作的积极性、主动性上发挥了很好的作用，上半年共为员工办理了3份生育证和4份独生子女父母光荣证。

另外，在处理文件、传真以及信函等工作上，上半年共登记制发了244份各部门文件；共接收1200余份、发送200余份各级单位的传真；收发260份各种信函、包裹等。

在外来公务人员住宿安置上，通过租赁小区住房等方式为挂职干部解决住宿问题，节约开支近4万元。

2.办公室工作有待改进的地方
集团目前使用的OA系统在大部分功能上已满足目前各部门各项职能对内部信息管理系统职能的需求，但随着集团不断的发展，系统还需要进一步的完善，如在集团“会议申请”这一部分，其网上申请的流程还需综合集团内部以及各部门的实际情况加以完善，以符合集团的长远发展。

如果进一步完善OA系统的这一功能模块，进一步完善OA系统“会议室申请流程”，设计出直接依据会议申请内容及其它相关信息，如：计划参会的人数、会议举行的时间、会议的优先级别等并可通过互动的形式快速安排出合适的会议地点，实现内部会议室的高效预定工作，推动集团各项决策部署的执行与落实；同时，也要保证系统能方便各内部工作人员对会议室占用情况的随时查询，通过网上申请会议室，进一步规范了集团会议的组织管理，提高会议效率和质量。

去年以来，办公室在严格执行集团本部公务车辆及驾驶员管理办法的同时，运用了用车单派遣制度对车辆安排加以进一步的规范管理，所有申请用车的人员均须在用车单上填写申请用车人的联系电话、出车时间、用车事由等，并要求将由部门领导签字核实才给予批准；同时，为了缓解用车紧张，限制了各部门用车量，原则上单个部门每天的用车量不得超过2次，如遇到有特殊情况或其它紧急事务需要增加用车量则需通过办公室领导核实、签字后方能派车，这在很大程度上为集团节约了交通费用；除特殊情况外，昆明市内用车由副处级及以上干部进行申请，其他工作人员实行公交刷卡制度，此举极大的缩减了公务用车费用的支出。

但在服务完善与效率提高方面还可以通过OA系统对“公务用车管理”模块进行完善，可进一步进行合理的开发与应用，值班室可以通过网上流程对车辆申请进行批办，车队管理人员对车辆动向进行及时更新，一方面既可以方便领导掌握当天的用车情况，另一方面也方便办事人员及时了解驾驶员及车辆安排情况，遇到特殊情况可直接与驾驶员进行对接，切实提高工作效率。

三、创新值班的工作与服务格局
1.加强工作队伍的建设
工作队伍对于任何工作岗位的工作效率、成败都起着决定性的作用，因而必须做坚持以人为本，夯实办公室值班的工作基础。

首先，要加强办公室工作人员对集团业务的知识培训与学习，以提高其综合素质和办事效率；其次，培养、加强值班人员的爱岗敬业和奉献精神，开展各项爱岗活动发扬出每位值班人员的吃苦奉献精神和工作主观能动性，在办公室内部形成一个良好的合作干事的氛围；储备好办公室优秀人才，加强干部队伍结构的合理性、流动性，在保证干部队伍结构层次明显、合理的同时，也要保证值班工作的连续性。

2.完善值班工作机制
在办公室工作中牢固树立“值班工作无小事”的意识，建立健全值班工作机制体系，规定各岗位的工作职责、明确分工工作内容。

合理分配工作任务，建立分工负责制，做到从岗位到人员的各司其职、各负其责，但也要求做到在各项重点或特殊工作上的协作以保证集团各业务的高效运转；实行首办责任制，值班
人员接到领导工作指令或接报紧急突发事件后即担当了第一责任人，承担此后行事不当的后果，但在责任追究方面，则应对某一工作环节出错的人员，按规定加以惩处。

3.规范节假日值班工作
节假日值班工作具有一定的特殊性，要保证节假日值班工作的正常运转就必须加以规范。

在节假日实行领导带班制，集团领导坚持轮流值班以指导当天的值班工作，防止无法应对突发紧急事件的情况发生；应利用在集团内部各项会议或工作报告中的发言，向各部门强调值班纪律的重要性及工作要求，进一步明确值班工作职责。

节假日值班要求在固定的值班地点进行，不得随意进行呼叫转移、遥控指挥等偷懒行为，节假日值班应做好交接工作，做好值班记录以供检查。

另外，值班人员应按各类事务的轻重缓急按实际情况进行处理，除特殊情况外应尽量完成自己在值班期间接到的所有事项，未处理完毕的事项须与下一班接班人员交待清楚；并且要构建集团内部值班网络，以确保整体的规范运转，注重集团内部各层级的上下联动，以确保决策、指令的畅通；加强值班工作的监督、检查、考核工作，可实行不定期的抽查、电话访查等方式，加强节假日值班工作的规范性。

4.创新工作方式
创新值班工作的工作方式，将值班服务的质量提高到一个新的层次推动集团各项工作的开展。

所谓的创新，首先应提高值班工作的主动性，实现在服务上由被动到主动的转变，加强对各项工作的预见性，实现主动、超前的工作与服务；如：提前请示领导安排好领导日程等；将普通层次的服务转变为精品的服务，从细节出发，在认真做好各项日常工作的同时还要在此基础上做得更加出色、迅速；另外，还应加深目前工作与服务的层次，不能再局限于完成任务的份上，还要从站在更高处看待问题，放宽自己的眼界，抛开自身的工作、认识的局限性来完成值班工作的任务，在日常值班上不应将自己当成“传声筒”，而应充分理解上情、下情，在各层级信息传达时发挥出作为类似如同“翻译”、“秘书”的媒介，传达有价值、重要的信息以提供有效的决策依据。

要切实根据需要灵活开办各类会务活动，在会务服务方面，不但不能出现任何失误，还要提高会议的效能，实行节约原则，降低会议的次数与规模，尽量压缩每场会务的平均费用。

5.加大值班人员的培训力度
应通过培训提高值班人员掌握新技术的能力和素质，如在相关上级部门组织的党政公文培训及各项办公室业务学习中，应即时对其进行相关的学习培训工作。

另外，还应多组织值班室工作人员到上级单位或其他企业进行参观学习，进一步借鉴其他单位先进的办公室管理经验和值班工作流程。

四、总结
本文针对本公司的实际情况对公办室值班工作进行了探究，并详细地汇报了集团上半年办公室值班工作的情况，然后根据这些情况加以具体分析，分别在OA系统完善、公车管理与调试等方面提出了自己的建议，然后对于如何创新值班的服务格局进行阐述，分别是在人员、队伍建设、工作机制完善、工作方式的规范与创新方面等方面提出了建议。

希望公司的值班工作能从现在开始做起，争取在下半年的工作中看到成效。

参考文献：
[1]赵建明梁建军蒋平：着力改进值班工作创造性地构建值班服务新格局[J].办公室业务，2005（4）.
[2]2013年上半年值班室工作总结.。