会议的策划与准备
会议的策划与准备
1:需要做些什么? 会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。

因此第一个重要步骤是收集方方面面的相关信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。

2:谁来筹划会议?从秘书到公司总裁，每个人多多少少都有可能会参与会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，此外还有其他职责。

无论是专职还是兼职，最终结果，是使会议顺利完成。

他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。

会议筹划者的职责：
作为会议筹划者，要负责去做各种各样的工作。

下列的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。

◎ 善于与人沟通◎善于解决各项问题◎ 善于协调各种关系◎注重细节◎能够管理会议财务具体事宜◎熟悉酒店运作◎能够安排恰倒好处的菜单◎能够熟练操作电脑◎能够熟练地与视听服务公司打交道◎能妥善接待贵宾和外国客人◎熟知各种礼仪◎行事果断、执着会议筹划者的任务：
◎制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标◎制定落实会议议程◎了解可供使用的场所和设施情况◎选择或提议合适的场所◎检查并比较各项设施◎安排交通事宜◎协调会务工作人员的活动◎招收、培训会务人员和广告人员◎制定可行预算或按既定预算安排有关工作◎确定各项工作的时间安排◎视察选定的场所和设施◎与各有关方面进行接洽(运输公司、民航铁路、礼
仪公司等)◎确定会议印刷品公司◎安排食品、酒水、饮料有关事宜◎讨价还价◎同会议发言人和各位参会贵宾进行联系 3:主要会议类型：◎销售会议：
一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。

例如季度销售会议，或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。

◎年会：
可以是公司股东大会，也可能是行业协会每年一次的会员大会。

◎产品发布会：
是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。

◎研讨会：是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。

研讨会一般让与会者相互交流并有意见反溃◎专业会议：
是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。

一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。

◎奖励会议：是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。

◎培训会议：
一般要用至少一天，多则几周时间开展培训活动的会议。

这类培训需要有特定的场所，培训内容高度集中，由某个领域的专业培训人员教授，而且通过培训要实现某些目的和目标。

4:会议筹划步骤：◎目的和目标：
确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。

会议的目标和目的有以下一些：
1. 培训
2. 通知
3.教育
4. 探讨问题
5. 做决策
6. 引入新事物或介绍新人员
7. 激励
8. 开发
9. 展示 10. 促进与改善 11. 解决问题12. 讨论如何赢利 13. 赢利 5:在你筹划一个会议时，你最好
向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果，如果你们的意见相符，你就可以做下一步的筹划了：
◎预计召开会议的日期;◎会议预计召开几天;◎打算在什麽地方召开会议;◎会议形式或程序是什麽;◎需要多大的场地;◎以前开过这样的会议吗?结果如何;◎将有多少人到会;◎会议预算是多少;◎会议筹委会及参会者对费用开支很在意吗?◎打算选用什麽级别的酒店和设施;◎打算选用最高级的房间标准是什麽;◎谁来制作会议邀请函;◎会议需要向与会者打印相关资料吗?◎会议的发言人有哪些?◎会议需要什麽样的视听及相关设备;◎需要食品、饮料的酒会、招待会有几
次;◎与会者可以携带家属吗?◎打算为参会者安排一些特别活动吗?打算为参会者及其家属安排一些特别活动吗?是否打算为参会者的家属安排一些特别活动吗?◎有谁来承担这些活动的费用。

附送：
会议策划书
会议策划书
一、策划书名称尽可能具体的写出策划名称，如“×年×月××活动策划书”，置于页面中央，当然可以写出正标题后将此作为副标题写在下面。

二、活动背景：
这部分内容应根据策划书的特点在以下项目中选取内容重点阐述;具体项目有：
基本情况简介、主要执行对象、近期状况、组织部门、活动开展原因、社会影响、以及相关目的动机。

其次应说明问题的环境特征，主要考虑环境的内在优势、弱点、机会及威胁等因素，对其作好全面的分析(SWOT分析)，将内容重点放在环境分析的各项因素上，对过去现在的情况进行详细的描述，并通过对情况的预测制定计划。

如环境不明，则应该通过调查研究等方式进行分析加以补充。

三、活动目的、意义和目标：
活动的目的、意义应用简洁明了的语言将目的要点表述清楚;在陈述目的要点时，该活动的核心构成或策划的独到之处及由此产生的意义(经济效益、社会利益、媒体效应等)都应该明确写出。

活动目标要具体化，并需要满足重要性、可行性、时效性四、资源需要：列出所需人力资源，物力资源，包括使用的地方，如教室或使用活动中心都详细列出。

可以列为已有资源和需要资源两部分。

五、活动开展：
作为策划的正文部分，表现方式要简洁明了，使人容易理解，但表述方面要力求详尽，写出每一点能设想到的东西，没有遗漏。

在此部分中，不仅仅局限于用文字表述，也可适当加入统计图表等;对策划的各工作项目，应按照时间的先后顺序排列，绘制实施时间表有助于方案核查。

人员的组织配置、活动对象、相应权责及时间地点也应在这部分加以说明，执行的应变程序也应该在这部分加以考虑。

这里可以提供一些参考方面：
会场布置、接待室、嘉宾座次、赞助方式、合同协议、媒体支持、校园宣传、广告制作、主持、领导讲话、司仪、会场服务、电子背景、灯光、音响、摄像、信息联络、技术支持、秩序维持、衣着、
指挥中心、现场气氛调节、接送车辆、活动后清理人员、合影、餐饮招待、后续联络等。

请根据实情自行调节。

六、经费预算：
活动的各项费用在根据实际情况进行具体、周密的计算后，用清晰明了的形式列出。

七、活动中应注意的问题及细节：
内外环境的变化，不可避免的会给方案的执行带来一些不确定性因素，因此，当环境变化时是否有应变措施，损失的概率是多少，造成的损失多大，应急措施等也应在策划中加以说明。

八、活动负责人及主要参与者：
注明组织者、参与者姓名、嘉宾、单位(如果是小组策划应注明小组名称、负责人)。

备注：
1、本策划书提供基本参考方面，小型策划书可以直接填充;大型策划书可以不拘泥于表格，自行设计，力求内容详劲页面美观;
2、可以专门给策划书制作封页，力求简单，凝重;策划书可以进行包装，如用设计的徽标做页眉，图文并茂等;
3、如有附件可以附于策划书后面，也可单独装订;
4、策划书需从纸张的长边装订。