改善你的时间管理
减少干扰要点


将事情串在一起，通过一次访问或电话解决几个问题 采用其他方法如电子邮件、留言 你可以走出 办公室（或告诉来电话的人你必须走）以尽快结 束干扰 尽快结束谈话，开门见山，不要偏题 受到打扰后，尽快回到你的工作，不要以打扰为借口，毫无 目的地晃来晃去
改善你的时间管理
不 重 要
造成干扰的事、电话 信件、报告 会议 许多迫在眉睫的急事 符合别人期望的事
时间管理要点
『3』依计划行事

分配你的时间
•
把策略性目标分解成工作计划，并明确每项任务的完成时间， 向目标迈进 每天开始工作前，写下当天工作计划，作为执行指标 每个项目执行前，做好项目计划，作为项目的执行标准

所有计划概念化
避免拖延的要点


先做难做的事情 将复杂的事情分解成许多步骤去做，一次专攻一件事 做能使你达到目的的小事 不要做完美主义者 不要等待好心情，不管你心情如何，立即开始 你能行！立即去干吧！
改善你的时间管理
委婉拒绝的要点

聆听对方的要求 告知考虑的时间 说“不”应该是有礼貌的表达 要给对方清晰的解释 给对方另外的选择和建议
谢谢！
•
80/20原理：总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成 的。—— "重要的少数与琐碎的多数"
示例1：项目管理五大过程组



启动：确定并审核项目或项目阶段 规划：确定和细化目标，并为实现项目而要达到的目标和完成项 目要解决的问题范围而规划必要的行动路线。 执行：将人与其他资源结合为整体实施项目管理计划。 监控：定期测量并监视绩效情况，发现偏离项目管理计划之处， 以便在必要时采取纠正措施来实现项目的目标 收尾：正式验收产品、服务或成果，并有条不紊地结束项目或项 目阶段
为什么我们管理不好时间？
你做了这些吗？
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
对于下星期所想从事的工作我是否已有清晰的概念? 我是否在于富于效率的时间内做重要的事? 我是否每天都保留少量的时间做计划，并思考与我的工作有关的问题? 我是否善用上下班的时间? 我是否故意减少中午的食量，以免在下午打瞌睡? 我是否对自己的作息时间做松驰的安排，以令自己拥有时间应付突发的危机 及意外事件? 我是否采取某些步骤以防止一些无用的资料及刊物摆置在我的办公桌上并占 用我的时间? 当我面对许多需要解决的问题时，我是否应用(80/20原理”(即指只掌握20% 的重要问题，而不受80%的不重要的问题所羁绊)以对付之? 我是否定期检视自己的时间支配方式以确定有无重蹈以往的各种时间陷阱? 在一天工作完了时我是否自问：那些工作无法按原定计划进行?无法按原定 计划进行的原因何在?以后如何补救?
改善你的时间管理
如何诊断你的时间

记录时间 有系统的管理时间

什么事情根本不必做？ 时间记录上的哪些活动可以由别人代为参加而又不影响效果？ 是否在浪费别人的时间
改善你的时间管理
如何授权、接受授权

为什么要做这件事 确定的目标是什么 要求什么时候完成 以什么样的形式展开 可以获得什么样的支持和资源
什么是时间管理
『2』什么是时间管理

时间管理＝自我管理
•
“管理”时间是不对的，你并不能让时间停下来让你去管理， 管理的只能是你自己 有时需要做事情太多，这时候你就需要选择去做能实现你的策 略性目标的事情。

时间管理＝选择管理
•
好的时间管理：永远准时，从不会忘记要办的事；能够按事先计 划的步骤，如期、甚至提早完成工作；事事办妥，轻松无比， 让人放心
改善你的时间管理
常用时间管理工具

工作计划表 出一张工作计划表，应该包括以下各类：
•
• • • •
确立工作目标 注明工作目标的顺序 描述完成目标的各种途径 将最佳途径转化为：月/周/日的工作事项 编排月/周/日的工作次序并加以执行

索引卡/即时贴法 方法：
• • •
将每一项工作写在一张索引卡片上 把卡片摊在平面上 根据重要性或必要性排出顺序

短期目标，长远目标
•
时间管理要点
『2』分配工作次序——优先矩阵图
分配的标准是你的策略性的目标
重要
重要、不急 重要、急迫
不急迫
不重要、不急 不重要、急迫
迫切
不重要
时间管理要点
『2』分配工作次序——重要性与紧迫性示意图
急 重 要 迫 不急迫
准备工作 预防措施 价值观的澄清 计划 人际关系的建立 增进自己的能力 忙碌琐碎的事 广告函件 电话 浪费时间 逃避性活动 紧急状况 迫切的问题 限期完成的会议或工作

什么是时间 什么是时间管理 为何管理不好时间
什么是时间管理
『1』什么是时间
时间是世界上最快而又最慢，最长而又最短，最平凡而又最珍贵， 最容易被忽视而又最令人后悔的资源。
• • • •
是固定不变的 不可以积蓄存储的 任何活动依赖于时间 无法失而复得
一天只有24小时，最成功的和最不成功的人一样，一天都只有 24小时，但区别就在于他们如何利用这24小时
时间管理要点

设定工作目标 分配工作次序 依计划行事 学习有效的用时间，而非“花”时间
时间管理要点
『1』设定工作目标

SMART原则
• • • • •
具体的（Specific）：清晰的，有导向型的 可衡量的（Measurable）：有量化的指标 可达到的（Attainable）：能力范围内，且有难度的 合理的（Reasonable）：不是白日梦 有时间限制的（Timed）：时间明确，最好设里程碑 天，月，半年，一年，三年，五年，一生……
改善你的时间管理
时间管理良好习惯

工作回顾法
•
•
• •
检讨每天所做的事，获得经验教训，将其应用于未来 重点是评估每天活动的相对生产力 关注结果而非价值 运用回馈协助行为改变

设定工作及生活目标，并分别列出其优先次序
• • • • • •
每天把要做得事情列出一张清单 执行工作应照已定之优先次序 自思“现在做什么事最能有效地利用时间”，然后立即去做 每次只做一件事情 做事力求完成 立即行动，不可等待、拖延
改善你的时间管理
有效管理时间5部曲

写下每日、每周需完成的工作事项，看看能力范围內哪些工 作是可行的； 将工作以重要性次序排列及处理，成果先行，先做最具成本 效益的工作； 每日更新工作项目，定期检讨工作效率及目标，使计划能按 部就班地完成； 要做的便马上去做，勿为自己寻找借口以延迟推迟； 量力而为，估记自己究竟要用多久时间才能完成一份工作， 以及是否需要其他人的帮忙。
• •

定时检查计划，确保按时完成
时间管理要点
『4』学习有效的用时间，而非“花”时间

节省和充分利用时间，统筹安排 不要浪费时间去处理你能力内办不到的事情
•
•
办不到又被委任时，要主动出击 忌讳隐忍不说，最后延误他人相关的工作安排
定期比较实际与计划的偏差，如果偏差较大，应妥善调整你的 计划

及时跟踪计划
平衡时间、成本、质量，去保证项目目标
示例2：事件日志的格式

记录每项主要活动所花费的时间 用标准的方法记录时间 以分钟为测量的单位 处理中断时间 将时间数据保存在一个合适的地方：工程记事本 周活动总结表
改善你的时间管理





如何诊断你的时间 如何授权、接受授权 有效管理时间5部曲 常用时间管理工具 时间管理良好习惯 减少干扰技能 避免拖延技能 委婉拒绝技能
时间管理
掌握管理时间之道，轻松完成 工作
测试题：

以下五种情况在一个下雨天同时发生，请按先 后选择排出顺序：
–
– –
–
–
1、有人敲门； 2、收晒在外面的被子； 3、电话响了； 4、孩子哭了； 5、关正在流水的水笼ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ。
时间管理
什么是时间管理 时间管理的要点 改善你的时间管理

什么是时间管理