国务院办公厅 二〇〇二年四月十八日
(引自《中华人民共和国国务院公报》，2002年第16号)
第二节 文书的处理
一、文书处理的含义及原则 二、文书的收发与管理
三、文书处理应注意的事项
一、文书处理的含义及原则
文书处理是指机关、单位在日常工作中围绕着 文书的拟制、办理、管理所进行的系列工作。
根据文书处理的内容与要求，文书处理必须坚 持准确、及时、安全、统一的原则。
2.公文规范的基本要求：
（1）《中国共产党机关公文处理条例》（1996.5）
（2）《国家行政机关公文格式》（1999.12）
（3）《国家行政机关公文处理办法》（2000.8）
公文格式排版规定： 1.保密等级：“绝密”“机密”“秘密”标注后，加“★”，必要时加期
限（如机密★5年），3号或4号黑体。
——《中国共产党机关公文处理条例》第二章第七条
我国行政机关公文种类：命令（令）、决定、公告、通告、通
知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要13种。 ——《国家行政机关公文处理办法》第九条
法律文书：是国家司法机关在处理刑事、民事、经济各类案 件时，依照法律规定的程序而制作或发布的、具有法律效力 或者虽无法律效力但有法律意义的书面文件。是代表国家意 志，忠诚地体现国家法律精神，遵循法律规定为付诸实施某 一法律行为，能引起一定法律后果而制作的文书。 军用文书：通常是指军队内部以及与军外单位往来所使用的 行文的总称。它是指挥作战、组织训练、指导工作、互通情
文书是国家机关，企、事业单位在管理活动 中形成的具有法定效力和规范体式的书面文 字材料的统称。
辨析：“文书”、“公文”、“文件”
公务文书的特点： 1.公文是由法定的作者制成和发布的； 2.公文具有法定的权威和效力。
（二）文书的种类 1. 通用文书、专用文书、常用事务文书。
党政机关的通用公文文体
通 用 文 书
专 用 文 书
（2）报告、信息 （3）广告文书 （4）产品说明书
（5）招标书
（6）投标书 （7）会计报表
（8）经济诉讼文书
行文关系是指文书的发文机关与收文机关之
2.
按行文关系划分
间的往来关系，是根据每个机关所属组织系 统的隶属关系及其职权范围来确定的。
上行文 下行文 平行文 （p182） 3.
按公文处理时间划分
(8)某局关于走私贩私的指示。
(9)某市矿务局关于全市上半年技术改造情况的反映。 (10)东南市人民政府转发国家计委2002年1号文件的通知。
练习：
1．根据形成和作用的公务活动领域，公文可分为 (
A.法定正式公文 B.通用公文 C.非法定正式公文 2.通告的正文部分由哪几部分构成? ( ) A.发布通告的依据、目的 B.通告事项 C.结语 D.执行的具体要求 3．北京市政府向国务院各部委制发(主送)的公文属于 ( ) A．呈请性文件 B．平行文件 C．上行文件 D．下行文件 4．非同一系统的任何机关相互行文都使用 ( ) A．上行文 B．平行文 C．通知 D．下行文 5．以下有关公文的说法错误的有 ( ) A.公文的基本组成部分有:标题/正文/作者/日期/印章或签署/主题 B.通用公文又称行政公文，指各类机关普遍使用的文件如请示、报 告、函等 C.通知的作者广泛，不受机关性质与级别层次的限制 D.函为不相隶属机关间相互往来的正式公文，对受文者的行为没有 强制性影响
2.紧急程度：“急”或“特急”，在保密等级下一行，字号字体同保密等 级。
3.发文字号：位于文头下方，居中；如有签发人，居左，两者排一行，3号
或4号仿宋字。 5.签发人：发文字号右侧，空一格，字号字体同发文字号。 6.标题：标题由作事、事由、文种组成（可省），字数一般不超过50字； 除出现法规、规章的标题外，不用书名号；具体形式有齐肩形、正梯形、 倒梯形、除号形，公文如经会议讨论通过或批准的，应加题注，即用圆括
（2）公文的制作
注发、缮印、校对 用印或签署。
（3）公文的对外传递
发文登记——封发(分装——发出)
（4）处置办毕公文
阅卷归档、暂存、销毁。
拟稿审核签发复核缮印校对盖章登
记封发立卷、归档、暂存、销毁
发文登记簿
发文 日期 发文 号 密级 文件 标题 收文 单位 共印 份数 发出 份数 拟稿 单位 签发 人 备注
关、秘密等级、紧急程度、印章和印发日期等组成。 根据国家质量技术监督局 1999年12月发布的《国
家行政机关公文格式》规定，组成公文的各要素划分
为：眉首、主体、版记三部分。
1．眉首，包括的项目有：公文名称、发 文字号、份数序号、秘密等级和保密期 限、紧急程度及上行文签发人。 2．主体，包括的内容有：公文标题、主 送机关、正文、无正文说明、附件、签 发机关印章或签署、成文日期。 3．版记，包括的内容有：附注、主题词、 抄送机关、印发机关和日期、印发份数。
文件处理单
来文标题 拟办意见 领导批示
办理结果
备 注
文件处理单
共收 份 收文号： 收文时间： 办、阅人签名： 已分发给：
拟办意见：
批办意见： 办理结果：
公文的签收是由(
)完成的。 A.外收发人员 B.通讯人员
C.内收发人员 D.机关领导人或部门负责人
2.发文处理
（1）文稿形成
拟稿。 审查，包括会商和核稿两个环节。 签发。
（1）规范性文件：条例、规定、办法。 （2）领导指导性文件：命令（令）、决定、指示、决议、意见、
通知、通报、批复
（3）公布性文件：公告、通告 （4）陈述呈请性文件：报告、请示、议案、调查报告
（5）商洽性文件：函
（6）会议文件：会议纪要
通用文书
党的机关公文种类：决议、决定、指示、意见、通知、通报、
公报、报告、请示、批复、条例。规定、函、会议纪要等14种。
专 用 文 书
报和积累资料的重要工具。
公关文书：凡是用于沟通、增进、改善本企业与公众关系的文 字材料。
商业文书：商业应用写作所反映的内容，是由商业的实际工作所决定的，无
论是布告、通知、请示、报告，还是简报、消息、总结、通讯、商业经济论 文都要与商业工作有关，体现出‚商‛字来。
经济类公文的种类
（1）经济合同
（6）关于联合行文问题
（7）关于‚请示‛的行文问题 （8）在报刊上发布的法规性公文，应视为正式公文依照执行
（9）公文由文秘机构统一处理
四、公文的基本格式与写作要求
1.公文格式构成 公文一般由发文机关、发文字号、签发人标识、标 题、题注、受文者（主送机关）、正文、附件、附件
日期、附注、成文日期、主题词、抄送机关、印发机
) D.专用公文
“函，适用于不相隶属机关之间
商洽工作，询问和答复问题，请 求批准和答复审批事项”。
——《国家行政机关公文处理办法》2000年国务院发布

函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相 当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文， 而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关 或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于 不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题外，也可以 向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项 ，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事 项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机 关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于 上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种 情况并不多见。
二、文书处理的程序及注意事项 1.收文处理
（1）公文的收受与分流
签收-外收文登记-启封-内收文登记-分办-传阅-摘编 注：分办的基本做法（p184）
（2）办理收文
拟办-批办-承办-注办
（3）组织传阅与催办查办
组织传阅-催办-查办
（4）处置办毕公文
阅卷归档、清退、暂存、销毁。
注：签收工作由专职或兼职的外收发人员或通讯人员完成。
国务院办公厅关于同意宁波海关升格 为正厅(局)级直属海关问题的复函
国办函〔2002〕31号 浙江省人民政府、海关总署： 浙江省人民政府《关于宁波海关升格为正厅级直属海关的请 示》(浙政“2001”27号)收悉。经国务院领导同志同意，现函 复如下：
同意宁波海关升格为正厅(局)级机构，隶属于海关总署，不 增加人员编制。 其他有关事宜，请你们与有关方面协商办理。
行政秘书学
应用篇
第二章 秘书办文的工作
● 文书的撰拟 ● 文书的处理 ● 技能训练
第一节 文书的撰拟
一、文书的概念与分类
二、秘书工作中的常见文种
三、公文的行文关系、方式、规则 四、公文的基本格式与写作要求
一.文书的概念与分类




（一）文书的概念 文书是一个概括性的名词，指的是一种记录信息、表达 意图的文字材料。文书是人们用来记录信息、交流信息 和发布信息的一种工具。 文书包括私人文书和公务文书两种。 私人文书，是指个人或家庭、家族在自己的活动中或私 人相互之间的交往中形成和使用的私人书信、日记、自 传、遗嘱、家谱、著作手稿以及房契、地契等。 公务文书，《国家行政机关公文处理办法》中定义为传 达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章， 施行行政措施，请示和答复问题，指示、布署和商洽工 作，报告情况，交流经验的重要工具。
(1)语句表达正确与否，是衡量表达能力的重要标志。
(2)我们要为构建和谐社会打下物质基础和精神准备。
(3)语文能力包括口头的说、听和书面的读、写两个方面。 (4)经过一系列的整顿之后，第一车间劳动纪律逐渐走上正轨。
(5)机器质量的好坏是保证生产安全的一个重要条件。
(6)5月3日，我们访问了参加过“五四”爱国运动的当年的爱国老人。 (7)某市教育局关于召开全市中小学校会议的《通知》。
行文关系一般包括两大类：