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三级文件

文件名称: 商务合同档案管理办法

文件编号： FSL-QWI/I-KF-01 版本号： 1.0 生效日期： 2012.02.21 受控状态：受控

合同档案管理办法

一、主题内容及适用范围

1.1本办法制定了合同档案管理原则、合同审批、合同档案存档、档案的管理等管理办法。

1.2本管理办法适用于襄阳风神物流有限公司档案管理。

二、术语及释义

为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。

三、管理原则

3.1合同档案实行网络管理体系，由归口管理部门集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。

3.2各部门应分别建立建全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名人员负责合同文档管理。

四、职责

4.1本公司合同档案的归口管理部门为客户服务中心, 归口管理部门负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有商务合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。

4.2财务部负责合同档案的费用结算及监督工作。

五、具体内容

5．1合同审批

合同在正式签订前，必须按本办法经审核会签批准后方可正式签订，具体程序如下：

5.1.1合同责任部门填写“合同会签单”一份，随合同文本及与合同关联的签约主体的资格、资信等相关资料交部门领导审查确认。

5.1.2经部门领导审查确认的合同，需要公司专业部门审核会签的，由责任部门将确认后的合同及相关资料送专业部门会签。专业部门会签后再送公司职能部门会签。

5.1.3责任部门依据上述会签部门的建议修正合同文本后，报公司领导审核批准。

5.1.4经审核批准的合同，除公司合资合作、涉外合同等必须使用公司行政印章外，均由办公室加盖公司合同专用章。

5.1.5办公室递交给各部门的会签合同,各部门在接到合同一日内反馈意见,如遇紧急合同会签时,各部门须在2小时内给予回复，特殊情况(出差或请假)在返回当日内回复。

5．2合同档案存档

5.2.1合同签订后，合同原件交归口管理部门归档。

5.2.2凡涉及采购、基建、劳务、广告、法律援助、咨询、诉讼、仲裁、赔偿、和解等行政事务及后勤管理方面的合同，由办公室综合管理员负责存档。合同正本及会签单原件留办公室存档，复印件一份交财务部作财务备查。

5.2.3凡涉及招标、投标、运输、承包、投资、技术引进、技术开发等有关公司业务方面的合同，由客服总务科综合管理员负责存档。合同正本及会签单原件留客服总务科存档，复印件两份，一份交财务部作财务备查，一份交业务部门监督执行。

5.2.4新建立关系的供应商或客户，应索取对方签约人的授权委托代理书，并对照第五条5.2.2及5.2.3相应归口管理部门存档。

5.2.5归口部门在合同存档时，需将合同(除报价外)的售后服务条款交由业务部门自行存档。

5．3合同文档的管理

5.3.1合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。

5.3.2保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。

5.3.3归口管理部门要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单，并根据实际需要编制合同档案检索工具，以有效地开展合同文档的查询、利用工作。

5.3.4合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。

5.3.5借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。

5.3.6各部门借阅合同文档时，需办理合同借阅申请手续，经客服总务科长批准即可借阅；借阅涉及公司经营项目的合同，需总经理审批后方可借阅。

5.3.7合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者依据《公司保密管理制度》进行处罚。

六：流程

6.1合同会签流程见附件。

七、附则

7.1本法则由办公室负责起草及修订。

7.2本法则最终解释权归办公室所有。

7.3本法则自公布之日起实施。

合同会签单 Contract joint-check sheet

襄阳风神物流有限公司

XianYang Fengshen Logistics Co., Ltd.

合同会签流程图

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