目 录第一章 总 则第二章 档案工作机构及主要职责第三章 归档制度第五章 档案的分类、编号、排列、编目第六章 档案的管理第七章 档案的开发利用第八章 附则公司档案管理办法（V3.1版）第一章 总 则第一条 为加强公司档案工作的管理，根据档案管理办法的要求，结合我公司情况，制定本办法。

第二条 本办法所称档案是指在生产、经营管理、工程建设、科学研究等活动中直接形成的，具有保存和利用价值的文件材料、图表、照片、录音（像）带、光盘、软盘、电子文件等不同形式、不同载体的原始记录。

第三条 档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和记载企业发展过程的一项重要工作。

档案是企业资产的一部分，受国家法律保护。

各级各部门有承担保护档案的义务。

第四条 档案工作是一项专业性很强的管理工作。

档案工作人员要热爱档案工作、钻研档案业务、熟悉业务和企业管理知识，并忠于职守、遵守纪律。

各级部门要根据企业发展需要对专（兼）职档案工作人员组织培训，致力建设一支高素质、高水平的档案管理队伍。

第二章 档案工作机构及主要职责第五条 公司档案工作接受省公司的统一领导，实行以本系统管理为主，地方档案行政管理部门业务指导为辅的管理体制。

第六条 各部门、各分公司档案工作主要职责是：（一）贯彻执行国家、集团公司档案管理方面的政策、法规及省公司制定的有关档案工作的规定。

（二）负责本部门、本分公司档案收集、整理、保管、统计及提供利用工作。

（三）参与科研成果、技术鉴定、工程竣工验收工作，确保档案材料的齐全、完整。

（四）开展档案编研工作，开发利用档案信息资源。

（五）做好档案统计工作，按要求向市公司综合部报送统计资料。

（六）负责组织档案的鉴定和销毁工作。

第三章 归档制度第七条 公司档案工作实行各部门、各分公司整理、立卷、归档制度。

第八条 归档范围各部门、各分公司要把公司各项工作活动中形成的，已办理完毕，具有查考利用价值的文字、图纸、图表、照片、 录音、录像、电子文件以及奖状、奖旗、奖杯、题词、字画等，按期归档。

第九条 归档要求及归档时间（一）文书档案归档要求、归档时间1、各部门、各分公司归档的文件、材料按要齐全、完整、准确。

任何单位和个人不得以任何借口拒交文件。

2、本公司发文必须有单位印章。

文件正文与附件要齐全、完整。

3、各部门已办理完毕的文件由综合部统一整理立卷，按季归档，本年度的所有文件须在次年第一季度全部归档。

（二）经济合同档案归档要求、归档时间经济合同文件由经办部门、市综合部各保存一份，统一编号、按季整理立卷后，市综合部在次年一月底前将本年度所有经济合同文件全部归档。

（三）工程建设项目档案归档要求、归档时间1、各相关部门按职责范围将建设项目各阶段形成的文件、材料按工程建设程序分阶段整理立卷后移交工程管理中心统一整理立卷，一项工程建设项目结束后，工程管理中心将该项目所有文件、材料全部归档。

（1）工程前期文件：计划任务书下达后的一个月内将工程建设项目前期文件整理立卷。

（2）招投标文件：合同签订后的一个月内将形成的招投标阶段文件材料整理立卷。

（3）设计文件：设计批复下发后的一个月内，将设计阶段形成的所有文件材料整理立卷。

（4）施工文件：工程初验前一周内由施工部门将形成的所有文件材料整理立卷，向工程建设管理部门提交。

初验通过后一个月内由工程建设管理部门整理立卷。

（5）竣工验收文件：工程竣工验收后一个月内，工程建设管理部门整理立卷。

（6）工程决算、审计文件：在工程决算、审计报告批复后的一个月内整理立卷。

2、归档的文字材料及图纸要齐全、完整、准确。

3、竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章；4、每项工程都应附“工程简介”一份，其内容包括：工程概况、项目批准单位、投资计划、规模、总决算、开工时间、竣工时间以及工程档案整理情况等。

5、工程建设项目档案原件或正本由归档部门保存，其他单位保存副本或复印件。

（4） 设备仪器档案归档要求、归档时间1、设备仪器档案应由设备、仪器开箱人员进行整理归档，归档材料要齐全、完整。

2、“移交目录”由开箱人员填写一式两份，交接双方签字后，一份交使用单位，一份送部门归档。

3、归档时间：开箱后一周内向档案部门移交。

由档案部门编目后，交使用部门并办理借阅手续。

（五）科学技术研究档案归档要求、归档时间1、科学技术研究档案由科研课题主办部门整理归档。

2、归档时间：项目鉴定后的一个月内归档。

（六）会计档案归档要求、归档时间会计档案应由会计部门按照会计档案管理办法整理归档。

（七）员工档案归档要求员工档案按人事档案管理规定整理归档，并由人事部门保管。

（八）特殊载体归档要求、归档时间特殊载体由制作单位整理，归档时应做好以下工作：1、照片档案：反映同一事件的一组照片应附有文字“总说明”（包括：背景、主要人员、时间、地点等），每单张照片应注“分说明”（照片内容、时间、地点、拍摄人）。

胶卷照片的底片应同照片一起归档。

数码照片以光盘为载体归档保存。

2、录音、录像带：磁带录音、录像档案在带盒上标明所录内容的案卷题名、时间、地点、录制人等。

数码形式的录音、录像文件以光盘为载体归档保存。

3、 电子文件：在载体或包装盒上贴有标签，标签内填写编号、标题、保管期限、硬件及软件环境等。

4、 实物档案：附有文字说明，内容有获奖原因、发奖单位、时间、地点等。

5、归档时间：实物档案在本部门存放半年后归档，照片、录像、录音档案按《声像档案收集细则》要求移交归档（详见附件1、2、3），其它载体档案在工作结束后的一个月内归档。

第四章 档案的整理、组卷第十条 文书档案是以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。

整理的原则：遵循文件的规律，保持文件之间的有机联系，区分价值，便于保管和利用。

第十一条 经济合同档案的整理、组卷参照文书档案。

第十二条 工程建设项目档案以“卷”为单位进行装订、分类、排列、编目、装盒。

整理立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。

工程文件可按建设程序划分为工程前期准备阶段的文件、监理文件、施工阶段文件、竣工图、竣工验收阶段文件5部分。

第十三条 会计档案整理归档按照财政部、国家档案局《关于印发会计档案管理办法》的通知执行。

第十四条 特殊载体档案中，胶卷冲洗照片档案整理归档按照国家《照片档案管理规范》；数码照片、磁带及数码形式录音、录像档案、电子文件文件整理、归档按照档案管理办法执行。

第五章 档案的分类、编号、排列、编目第十五条 档案分类、编码设置与实际工作密切结合，以本公司全部档案为对象，遵循档案形成的规律，依据公司职能，本着便于保管和利用的原则进行分类。

档案分类只设定到一级，二级及二级以下类目设置不作统一规定。

档案共设置八个一级类目：企业管理类、经济合同类、工程建设类、设备仪器类、科学技术研究类、会计档案类、员工档案类、特殊载体档案类。

第十六条 文书档案按单份文件整理、装盒、上架。

卷盒脊应标注全宗名称、一级类目号、年度、部门代号、保管期限、起止件号等。

第十七条 工程建设项目档案、科研档案以卷为基本保管单位，装盒上架。

其案卷封皮的案卷编号应包括一级类目号、项目编号、案卷号等，上架排列按工程项目顺序排列。

卷盒脊背应标注一级类目号、项目代号、案卷号、盒号等。

第十八条 会计档案以卷为基本保管单位，装盒上架。

其案卷封皮应加盖档号章，内容包括：全宗号、一级类目号、二级类目号、部门代号、案卷号。

卷盒脊背应标注全宗号、一级类目号、二级类目号、部门代号、案卷起止号等。

第十九条 员工档案中，以卷为基本保管单位，装盒上架。

案卷应加盖档号章，内容包括：全宗号、一级类目号、案卷号。

案卷号及上架按接收时间顺序排列。

案盒脊背应标注全宗号、一级类目号、案卷顺序号。

第二十条 特殊载体档案：照片档案以册或光盘载体为保管单位，按年度顺序编号、上架。

录音、录像带以接收时间顺序编号，分别排列。

盒脊背应标注全宗号、一级类目号、二级类目、案卷号。

电子文件按载体为保管单位，每件载体的标签上应填写档号、标题、保管期限、硬件及软件环境等。

实物档案以接收时间的顺序分类编号、排列上架。

第二十一条 为方便档案的利用及管理，各部门、各分公司应分类编制各种检索目录。

第六章 档案的管理第二十二条 根据《档案法》第十三条规定，为便于档案的管理和利用，各级档案部门应建立健全各项规章制度，并制定严格的考核和奖惩办法。

档案管理制度主要有《档案保密工作制度》、《档案借阅制度》、《档案统计制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案库房管理制度》。

第二十三条 各部门、各分公司要设置规范的档案专用库房及档案柜架。

做到“三室分设”，即档案室（库）、工作室、阅览室。

档案库必须坚固、严密，做到防火、防盗、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防鼠、防磁。

第二十四条 各部门、各分公司必须配备温（湿）度控制设备，同时，可视情况配备其它设备，如：计算机、复印机、激光扫描仪、打印机及影像设备等。

第二十五条 各种载体的档案进入库房前必须进行检查和必要的技术处理，定期进行库藏档案的清理和核对工作，发现情况，立即采取抢救措施。

第二十六条 市公司档案部门要定期对档案的接收、移出、保管数量和状况及利用情况进行统计。

第七章 档案的开发利用第二十七条 开发利用档案信息是档案工作的重要任务。

各级档案部门要积极开展档案信息开发、利用工作，为企业各项工作服务。

第二十八条 各部门、各分公司要积极主动配合档案利用者，并为其提供方便。

各部门、各分公司可根据本部门的档案特点及工作需要，重点编写具有参考价值的资料。

第二十九条 档案的开发与利用必须严格执行档案保密制度。

若有违反者，按国家相关法律法规执行。

第八章 附则第三十条 本办法由公司综合部负责解释、补充、修改。

第三十一条 本办法自印发之日起实行。