档案管理制度（拟定）第1条 总则公司的各项档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。

为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

1、凡公司各部门、各分子公司在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向公司行政部提交备份，从而保证公司行政部作为公司档案管理对口部门档案资料的完整性、延续性、真实性。

2、公司行政部负责集团档案管理、文书立卷的工作，并对各分子公司档案管理工作进行监督、指导。

各分子公司负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。

第2条 公司档案范围适用于公司在各种活动中形成的全部档案资料，其中以基建工程和经营管理档案为主体，包括：单位设立、组织机构、财务管理、计划统计、科学技术等具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。

⒈ 公司法规性文件。

包括由公司发行的各种标准、规章制度等。

⒉ 公司文书性资料。

包括公司股东会、董事会、监事会形成的文件和公司设立、变更的申请、审批、登记及终止、解散后清算等方面的文件以及政府批文、项目批文、合同等。

⒊ 财务管理资料。

包括各类统计报表、招投标产生的文件材料、公司经济责任制考核形成的资料、资金借贷、也往来方面的文件资料等（含合同、银企联系函件等），公司系统内的资产重组、兼并、收购等形成的资料等。

4. 劳资人力资源资料。

包括公司下属各个部门的人力资源开发规划、人事任免、聘任形成的文字材料、职能部门岗位规范、人力资源调整、人力资源管理、员工工资审核记录的相关资料等。

5. 公司资质性资料。

包括法人营业许可证、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得的各类牌匾和荣誉证书、达标证书以及公司相关印章等。

6. 公司计划性文件资料。

包括公司总体的计划和规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。

7. 公司重大决议。

包括总经理办公会议及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。

8. 公司技术性资料。

包括各类工程图纸、竣工资料等。

9. 公司各类声像制品资料。

包括公司及其下属部门在其经营活动或政治、文体娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外联单位提供的，以声像形式记录下来的各种资料。

如照片、录音、录像、影片等。

10. 电子性文件。

包括公司有关的电子版资料、文件等。

11. 其他题赠性资料。

包括上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

注意：业务部门日常工作中形成的活动资料，由各业务部门负责立卷归档，每月的20号之前将当月的存档目录报给公司行政部备案。

第三条 档案管理机制公司及各部门、员工有保护档案的义务。

1. 公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。

由行政部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。

行政部可设立专门档案室，配备专人主管或分管公司主体档案工作。

2. 根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司行政部移交保管。

3. 公司设专用档案室，配备必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全，暂不具备档案案安全保管条件时，要委托行政部代为保管。

第4条 档案的管理程序（一）档案的收集管理：公司行政部是档案综合管理部门，负责公司文件材料的收发、收集和归档管理。

负责对各部门、各分公司档案管理的协调工作。

一项工作由几个部门参与办理，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集。

会议文件由会议主办部门收集。

最终送交行政部统一归档。

公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。

结案后及时转交(兼)职文书人员归档。

工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

公司行政部设档案室和档案员（可兼职），负责档案资料的归档督促和日常管理工作。

档案员对档案资料必须按年度立卷。

各系统和部门在工作中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按本制度的规定分别收集整理，归档立卷，统一报送行政部归档管理。

（二） 档案的归档要求：证件类编号方法：据公司实际情况，将档案分为证件与文件两大类。

①证件由字母ZJ表示与文件类相区别。

②证件的原件、复印件分别以英文的第一个字母表示，如原件用字母YJ表示、复印件用字母FJ表示。

③最后为证件的顺序号，原件例：ZJ－YJ－001,复印件例：ZJ-FJ —001文件类进行再次分类：①一级分类：按照各部门性质进行分类，以各部门的名称来代表。

②二级分类：（按照文件类型划分）一级类目：公司所有资质，法规等有关文件（用字母A表示）。

A1：公司章程、账号、授权书、许可证、其他资质等。

A2：合同、协议。

二级类目：公文类（用字母B表示）B1：公司下发的重要事项、表彰决定、各种通报、规章制度等。

B2：各个部门需要及时归档的相关文件（行政部、人事部、财务部等）B3：请示、批复、报告、意见、通知、信函、会议纪要。

三级类目：各类相关技术图纸等（用字母C表示）。

四级类目：非文本载体的文件（用字母D表示）如照片、软盘及其他声像资料等。

（三） 档案的立卷要求：归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，统一立卷，不得分开。

卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。

填写的字迹要工整。

卷内目录放在卷首。

有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。

若无情况说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。

备考表应置卷尾。

案卷封面，应逐项按规定用黑色字迹笔书写，字迹要工整、清晰。

（四） 档案保管期限1．永久保存的文书包括：章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书；股权关系文书、重要的诉讼关系文书；重要的政府许可证件；有关公司历史的文书；决算书和其他重要的文书。

2．保存10年的文书包括：请求审批提案文书；人事任命文书；奖金工资与津贴的有关文书；财务会计账簿、传票与会计分析报表以及永久保存以外的重要文书。

3．保存5年的文书，指不需要保存10年的次重要文书。

4．保存一年的文书，指无关紧要或临时性的文书。

如果是调查报告则由所在部门主管确定保存年限。

（五） 档案保密级别1. 档案分一般档案和有密级档案两类。

档案密级分为绝密、机密、秘密三级。

档案的密级由档案提交人提议，行政部主管核定密级。

2. 有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；有密级档案复制时，需经行政主管、行政部经理及副总以上领导批准。

3. 有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经集团行政主管、行政经理及副总以上级领导批准。

4. 对已到保密期限的档案要请相关部门领导和集团行政主管、行政经理鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

（六） 档案的借阅1. 各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案借阅摘抄复印表，方可借阅。

2. 公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或集团行政主管、行政经理批准。

3. 借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在档案借阅摘抄复印表上注销。

4. 借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经集团行政主管、行政经理批准。

5. 有密级的档案调阅、复制时均需集团行政主管、行政经理及副总以上领导批准。

6. 借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过一周。

7. 借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。

8. 凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如有工作需要，应按公司有关保密规定办理。

（七）电脑档案的管理1. 所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。

2. 各分子公司办公室主任即为电脑档案管理责任人。

公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记；各电脑档案管理责任人须定时对本单位的电脑按照登记存放区域进行检查。

（八）档案的鉴定与销毁1. 公司行政部定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

2. 档案鉴定工作由集团行政部经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

3. 档案材料鉴定小组审定，并经集团总裁批准后，方可销毁。

4. 销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在文档销毁申请表上签字。

（九） 罚则1. 公司各分子公司凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料，一经发现后，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以公司内通报批评。

2. 公司所有员工凡违反制度第六条第4项，泄露公司档案机密的，涂改、拆散或未经公司行政部经理批准，转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评；如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。

3. 公司所有员工凡违反本制度第六条第6项，不按借阅期限归还或限期后仍未归还得可责令其当事人写出书面检查。

4. 公司所有员工凡违反本制度第六条第7项，遗失档案的，应立即报告。

如因遗失档案而泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其相关责任。

5. 档案管理员丢失档案、未合理规范档案调阅流程或擅自泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分及相应罚款，情结特别严重者应依法追究其法律责任。

6. 公司所有员工凡违反本制度第七条，不按规定存放电脑档案，不按规定接受检查者给予相应的纪律处分及罚款。

（十） 附则本制度由公司行政部负责解释。