采购合同评审管理规定

1.0 Purpose目的

本文规定了采购与供应商签订的合同、以及采购管理委员会对合同评审的管理监控工作，确保合同评审有序进行。

2.0 Scope范围

本文适应于xxx公司采购合同以及合同评审的管理。

3.0 Relevant document 相关文件

QAP-74-01采购程序

4.0 Definition 定义

大宗物资：一次性采购金额超过30000元的各类材料、器具以及单位价值超过30000元的设备、建筑工程款等（采购金额大于30000元的需要走采购评审委员会）。管理层指定的物资。

5.0 Responsibility职责

5.1 申购部门：根据实际需求负责提出月度采购计划或临时采购申请，价值超过5000元以上的标的需要附采购说明。价值超过30000元的标的，采购申请部门需会同采购部共同参加采购委员核查会议。采购申请需要详细写清楚需求物品名称、规格、需求时间等，必要时附关键技术指标、参数、图纸等；

5.2 采购部：根据各部门提报的采购申请进行询价、议价和采购合同谈判。价值超过30000元以上的标的需上采购委员会评审，采购部根据要求，需向采购委员会提供相关资料（采购说明、询价报告、采购合同、技术协议、图纸、供应商资质等），经确认后正式下采购订单给供应商；

5.3 采购委员会：根据采购部提供的相关资料（如采购说明、询价报告、采购合同、技术协议、图纸、供应商资质等）进行采购审核批准。对于不符合要求的，采购委员会退回。根据采购委员会提出的问题，申请部门及物料采购部重新进行资料完善。

6.0 Safety and environment protection 安全和环境保护

无

7.0 Working instruction 工作指示

7.1采购合同制定前准备：

7.1.1 采购计划/采购申请单

A 采购申请单需要正确填写，标的规格、型号或关键技术指标或相关图纸需要明确，避免使

用“详见样品”等字眼。采购需求日期需要具体明确，避免使用“尽快”、“一个月内”等

字眼。必要时需要附上采购说明或评估报告。

B 采购部需要根据各标的采购状况，将采购L/T（lead time）提前告诉各相关部门。采购申

请部门需要根据采购标的的采购L/T提前规划，避免紧急采购。

C 月度采购计划或临时采购计划除目前打印纸张版本后，还需要提供电子版本（excel版本）。

7.1.2供应商资质认证

A 对于主要原材料或重要辅料新供应商，必须有供应商调查表，必要时需要进行现场审核。

经调查或审核合格方可作为候选供应商。

B 供应商资质包括供应商组织机构代码证，企业法人营业执照副本，税务登记证。特殊要求

的材料或设备供应商需要提供特别证明。（如ROHS、特种设备生产和安装资质等）

C 重复类采购可不做上述要求资质认证。

7.1.3采购询价、议价报告：

A 对于新物料或设备采购，需要寻找3家及以上供应商进行询价、比价和议价，并根据公司实际从质量（技术要求）、价格（含付款方式）、交期、售后服务和供应商规模及其他（如公司是否通过ISO体系，设备还需要考虑安全因素）等综合要素来考虑，并确定最终供应商。

B 对于价格，除比价外，还可以通过采购成本分析法（如材料费用、人工费用、运输费用、

利润等）来对供应商价格合理分析。

C 对于主要原材料、辅料的质量或技术要求，需要工艺技术部门给出技术报告或评估分析。

7.2采购合同制定

7.2.1.采购部负责与供应商签订采购合同；

7.2.2.采购合同原则上采用我公司受控版本，但依据供应商的不同情况，也可采用供应商版

本的合同，如有必要可经律师审核后签订。

7.2.3.合同分类：分为北京合同、泰安合同、西宁合同。采购合同根据采购标的不同而分为

原辅材料采购合同、设备采购合同、五金件/工夹具/化学试剂采购合同。

7.2.4采购部需要根据不同采购标的而与供应商进行合同谈判，并对合同每一条款进行核对确认。由采购部经理认定的重大项目采购合同必须经过律师确认。

7.3明确合同评审需求

7.3.1采购部和供应商达成意见后，确定合同初稿，填写采购合同评审表。

7.3.2西宁合同评审：西宁将拟好的合同以及合同评审传真（邮件）至北京物料部，北京物料通过对合同的了解，来进行合同评审的签批工作。后将签批完成的合同评审传回西宁，西宁依据签批结果进行合同的盖章并回传供应商，执行合同。

7.3.3合同评审签批工作均由北京物料采购负责，进行统一合同评审编号。例：MSC-12-001 7.3.4采购负责送达相关部门签批，签批部门为：申请部门、物料采购部、财务部、采购总监、西宁工厂总经理、技术副总、总经理。分工如下：

A申请部门评审物资规格、型号、数量是否正确，技术和质量要求是否符合要求；

B采购部和采购总监评审供应商的价格、供货能力、交期和售后服务能力是否合适；

C财务部评审付款方式是否合适、资金支付能力以及开具发票的形式和时限以及盈利空间；D西宁工厂总经理批准西宁工厂的采购合同；

E技术副总批准采购合同；

F总经理批准采购合同。

G相关部门评审可选择：品质部评审物资的检验能力；营销部评审利润水平。

7.3.5评审部门可对合同各项条款提出意见，在评审表中注明即可，采购根据相关部门的意见，结合实际情况修改相应条款，并将结果反馈相关部门。

7.3.6采购合同评审中合同条款变更的处理：合同初稿送相关部门评审过程中，合同双方就合同条款达成变更意向后，采购根据实际变更的情况，及时通知有关部门并征询意见。

7.3.7采购合同评审结果：采购部汇总评审部门的意见后，公司内部达成一致意见的，及时与供应商联系，落实合同盖章执行事宜；公司内部未达成一致意见的，请公司领导明确意见，采购部根据公司领导的意见，及时与供应商联系，落实合同修改事宜。

7.3.8合同评审周期为7天，自合同评审发出之日起算。如遇紧急合同评审，需要紧急通知合同评审责任部门/人，走紧急合同评审流程。