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《办公室管理》课程作业评讲(三)
《办公室管理》课程是中央广播电视大学为开放教育（专科）现代文员专业开设的必修课。

本课程的平时作业共有4次，采用的是中央电大下发的《办公室管理形成性考核册》。

为帮助同学们做好平时作业，现将平时作业中的主要作业题作一提示性的解答和评讲，供同学们参照。

一、提高会议效率,文秘人员应注意哪些方面，请列出相关要点。

参见教材P162-165。

共9方面
1、遵循法律法规、
2、合理确定会议目标、
3、确定必要的与会者、
4、减少会议数量、
5、缩小会议规模、
6、简化会议程序、
7、缩短会议时间、
8、控制会议经费、
9、分析会议成本。

二、日程安排计划表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份××预定表。

本题主要考核本课程的第八章第4点的“日程安排计划表的种类和管理”这一知识点。

以下为参照答案：
本题考察同学们对知识点的灵活运用能力，同学们要对日程安排计划表的四种类型的预定表理解和掌握之后，再结合自己的实际情况回答本题。

1．日程安排计划表的种类：
（1）年预定表。

是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。

一般于年初将整个年度的活动事项整理成表，再通知各部门。

（2）月预定表、周预定表、日预定表。

月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划。

周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。

日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活动。

2．各种预定表的编制请同学们参照教材P.166—P.170上的例子，编写。

本题得分率不高。

三、文秘人员应为上司的商务旅行做哪些准备工作？请列出工作要点。

(1)准备旅行计划和旅馆信息。

旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。

旅行计划要准备三份，一份给上司，一份给他(她)的家人，一份给办公室存档。

如果办公室其他人想要并有权利要，应再额外准备一份。

(2)制定约会计划。

约会计划表应该包括：城市名和省(州)名(如果是国外旅行，写明城市名和国家名)，日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码及任何备注或特别要提醒的事情。

如果上司与某位洽谈业务的人以前见过面，要把当时记录的档案找出，交给上司。

(3)为商务洽谈收集资料。

把上司旅行中将要处理的每一个问题的文件准备好，如与某项要探讨的问题有关的信件、备忘录及其他相关资料。

你可以用橡皮筋或大号回形针把所有相关的文件扎在一起，每一扎都要标得清清楚楚。

(4)决定旅行用品。

把上司作商务旅行时需要带的信笺信封和文具用品列出清单。

打点行李时按照清单检查，这样就不会落下任何东西。

旅行用品一览表
·信纸、信封(普通的、公司的、大号的)、邮票
·笔记本
·地址目录：电话、传真等号码
·日历卡
·世界各地时间表
·国际电话号码表
·文件夹
·商业名片
·声像材料
·手机、手提电脑、软盘、微型录音机，或者是掌上电脑等
·现金、私人与商业支票簿、私人与商业信用卡
·相关档案
·旅行指南和地图册、旅行目的地的风土人情介绍
·日程表、约会安排表、时间表和计划表
·护照、签证等
·钢笔、铅笔
·回形针、剪刀、橡皮筋、透明胶带、别针、尺子
·图章和印泥盒
·急救药盒
(5)行李问题。

上司也许想知道在飞机上可以免费带多重和多大的行李。

文秘人员通过航空公司出版的旅行计划手册或旅行社代办人可了解这些信息。

而且经常旅行的人总是增加他们的个人保险金以获得毁坏、损失的赔偿。

要准备随身携带的行李，有些。

主管人员短途旅行时随身带一只小提箱和一只公事包，或者一只从旁边打开有两格的公文包。

可以把衣服放在下格，这样下飞机可直接去约会，而不必先去旅馆放行李。

（6）安排差旅费。

（7）建立旅行——旅馆信息资料库。

四、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？
本题主要考核本课程的第十章第3点的“文秘人员对上司主要工作的辅佐”这个知识点，本题在教材上的答案非常明确，只需要同学们进行一定的归纳即可。

本题答题思路如下：1．提神醒脑的服务。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。

2．私事方面的协助。

协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：（1）特别指示事项的时候——虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。

（2）纯私人性请求时——遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助他解决私人的事务。

3．财物管理。

包括：
（1）薪金收入管理——薪金收入达到一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报。

特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。

（2）支票往来的管理——最主要的是保管支票簿、支票专用印章。

文秘人员应将支票簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。

4．其他。

如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。

本题得分率很高。

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