关于邮件使用规定及要求
各位同事:
为了提高工作效率,能及时处理工作上的事情,对工作进展进行有力的推动以及避免不必要的纠纷及误会,针对工作邮件做出以下规定:
一、邮件使用原则
1、重大事件及自身无法解决的事情必须发送邮件至公司
2、收件人必须为需回复人员的邮箱,抄送相关人员知悉、
3、发件人必须跟进邮件进度,如需相关人员回复请主动催促
4、各项工作文件必须以邮件的形式发送至相关人员
二、邮件的内容?
1、不得出现“?空白标题”?,并且标题要简短、清晰、明了
2、标题需反映文章的内容和重要性,禁止使用含义不清晰标
题
3、每封邮件对应一个主题,不得将不同事情写进同一个主题
中,以免日后混乱,不便于整理
4、邮件内容当中如需特别注意事项或重点说明事项,需用不
同颜色或字体体现,以便引起阅读人员注意,有针对性的回
复相关问题或事项
5、回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题,不要
RE一大串,避免阅读困难,造成信息混乱
6、如有附件,请注明附件内容及注意事项
三、邮件回复要求
1、各类邮件8小时内回复,最晚不得超过24小时,以免拖
延工作进度,造成工作失职,如有特殊情况应设定自动回复
已告知发件人
2、进行针对性回复;根据邮件主题及内容回复相关内容,不
得回复与主题及内容无关的内容
3、回复内容后,注明回复人员姓名,建议设置个性签名
4、回复不得少于10个字;必须提供解决方案或思路,不可
随意转发或直接回复空白邮件
5、邮件内请勿进行多次讨论,邮件属于决定性或定义性文件,
具有代表性及决策性,如需对问题进行讨论,请在邮件中注
明需开会协商讨论,将会议内容以邮件形式发送全体与会人
员
6、要区分?Reply和?Reply?All(区分单独回复和回复全体):
a)如果只需要单独个人知道的事或仅个人有关的问题,则单
独回复给个人即可;?
b)如果你对发件人的提出的问题不清楚或有不同的意见,应
该与发件人单独沟通,请勿选择回复全部人员进行讨论
c)有问题需要与发件人单独讨论,请讨论好了再发送最终结
果;不得向其他同事频繁发送未确定结果的邮件;
d)选择回复全部的邮件应为确定性文件或需相关人员提前阅
读,不可发送不确定性文件
e)点击“回复全部”前,要三思而行!
四、关于附件
1、如果邮件带有附件,需在正文里面提示收件人查看附件;
2、附件文件应按标准模式进行命名,不得随意更改文件命名
3、正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时;
4、附件数目不得超过4个,数目较多时应压缩成一个文件;
5、如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以
免影响使用;
6、在发送邮件的时候请注意区分“ 收件人”、“抄送人”
a)?“ 收件人”的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的人,他
需要对邮件予以回复;
b)“抄送人”的人则是需要知道这件事的人,?“抄送人”的人没有
义务对邮件予以回复,当然如果“抄送人”的人有建议,可以
回复邮件;
五、其余注意事项
1、只给需要信息的人发送邮件,不要占用他人的资源;
2、转发邮件要突出信息;或注明你的观点及意见
3、在你转发消息之前,首先确保所有收件人需要此消息。
除
此之外,转发敏感或者机密信息要小心谨慎,不要把内部消息
转发给外部人员或者未经授权的接收人;
4、如果有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理,以突
出信息;不要将RE了几十层的邮件发给他人,让人摸不着头脑;。