浅谈档案资料的整理归类
总经办郭彦龙
摘要：档案管理，亦称档案工作，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。
档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。
关键词：档案，档案管理,档案的分类
绪论
档案管理，亦称档案工作，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。
档案管理的对象是档案,服务对象是档案利用者,所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。
社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高，档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。
档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。
一、什么是档案管理
档案管理，亦称档案工作，是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。
档案工作的主要内容包括：档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。
包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用等。
档案管理的对象是档案,服务对象是档案利用者,所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。
社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高，档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。
二者处在从不适应到适应的不断矛盾过程中，从而推动档案管理工作向前发展。
从几千年档案管理的历史来看，档案管理是由非独立系统到独立系统、由简单管理到复杂管理、由经验管理到科学管理、由手工管理到计算机管理、由封闭系统到开放系统而发展的。
二、档案的分类
在日常生活和工作中，我们接触较多的档案资料可能是纯文字或图文并茂的一些文本文档，这种文件资料多见于政府机关、企事业单位等的行政机关。
事实上，档案可以分为文书档案、科技档案、专门档案等。
（一）文书档案。
（1）文书档案的定义
文书档案是反映党务、行政管理等活动的档案。
它记录了一个社会组织所从事的各类管理活动，如党群管理、财务管理、人事管理、业务管理等。
文书档案通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，文件是法定机关、团体、企业事业单位和个人在各种活动中，为互相联系和处理事务等实际需要，用文字、图表等方式直接记录下来的具有完整体式和处理程序的信息材料。
（2）文书档案的整理归类
1）保管期限——年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。
2）保管期限——年度——问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下按按问题分类。
3）问题——年度——保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每个问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。
4）年度——保管期限分类法，即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类。
（二）科技档案
（1）科技档案的定义
科技档案是科学技术档案的简称，是在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、证书、声像资料等科技文件材料。
（2）科技档案的特点
1）专业性：专业性是科技档案最突出的特点之一。
科技档案的专业性特点集中表现在形成领域和内容性质两个方面。
科技档案的专业性特点，不仅使它们同一般档案相区别，而且使不同专业形成的科技档案彼此之间互相区别。
因此，专业性特点是实现科技档案科学管理的重要依据之一。
2）种类和类型的多样性：种类的多元性和类型的多样性，是科技档案的又一明显特点。
在各个档案门类中，以科技档案的种类最为繁多、类型最为复杂，呈现出多样化的鲜明性特点。
以种类而言，由于科技、生产活动的多专业性，导致了它的伴生物科技档案在种类上的多元化。
以类型而言，科技档案是所有一切种类的档案中，类型最为丰富多样的一种。
3）成套性：围绕这一个独立的科研项目的进行，规律性地形成的一系列相关的科技文件整体。
成套性是科技档案相对于其他档案最鲜明的特点，也是最基本的特点。
4）现实性：科技档案的现实性特点是指它具有较强的现实使用性。
想比于其他档案，如政务档案，科技档案的现实使用性在归档后仍然很强。
（3）科技档案的分类
更具科技档案具有的专业性、类型的多样性、成套性、现实性等特点，将科技档案可以分为工业生产技术档案、农业生产技术档案、基本建设档案、设备档案、科学研究档案、医疗卫生档案、天文档案、气象档案、地质档案、测绘档案、地震档案、水文档案、环境保护档案等类型。
（三）专门档案
（1）专门档案的定义
专门档案是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织（以下简称“单位”），在从事某些专业性较强的活动中，为了实现相关职能目标而形成和使用的，具有查考、利用和保存价值并按照专门的管理办法整理归档的各种载体形态的历史记录。
（2）专门档案的分类
专门档案包括会计档案、人事档案、诉讼档案、病历档案等。
此外，专门档案还可以分为监察案件、婚姻、公证、律师、普查（包括基本单位普查、人口普查、工业普查、第三产业普查）、查抄处理、环境监测、捐赠、名人、特殊载体、荣誉实物等。
三、档案资料整理归类的原则
（一）是由原则
的特点是以相关事由为依据建立档案文件之间的逻辑联系，故又被称为相关原则。
在19世纪中叶之前,欧洲各国广泛用于划分和整理档案及编制档案检索工具。
法国国家档案馆从1790年成立到1840年，在第一任馆长A.G.卡缪和第二任馆长P.S.多努的主持下，亦采用事由原则对进馆档案进行整理和分类，起初把档案划分为4 个大事由门类，进而又扩展到24个大类。
事由主题类愈多，各种机关来源的档案相混淆得愈加严重，档案实体愈加支离破碎，造成了难以管理和查用的严重后果。
半个世纪的实践证明事由原则不适用于近代综合性国家档案馆档案的整理和分类，促使法国于1841年提出了一个相反的档案整理原则──尊重全宗原则(见来源原则)，从而否定了事由原则在档案整理和分类上的应用。
英国档案学家M.库克在其《档案管理》(1977)一书中指出:“主题整理法是行不通的,因为它不符合对档案的道义保护……。
它是一种‘有溶解力的’具有分裂性的方法。
”不过，事由原则仍然适用于编制供用户查用的档案检索工具，也可用于整理按一定主题从各种渠道收集来的没有共同来源的档案汇集。
（二）来源原则
来源原则是各国公认的档案学最重要的理论原则,是档案管理的最高原则,是指同一来源的文件(档案)不应与其他任何来源的文件(档案)相混淆的基本原则。
国际档案理事会１９８４年出版的《档案术语词典》中分别以专项条目给“来源”和“来源原则”来下定义。
词典第３８０条指出 :“来源是指在向文件中心、档案馆移交文件之前 ,在处理事务过程中形成、积累、保存文件、档案的机关、团体、组织和个人。
”在第３６７条中指出 :“来源原则是指同一来源的文件、档案不应与其他任何来源的文件、档案相混淆的基本原则。
”因此 ,一个特定机构和个人形成的全部档案是来源原则的核心 ,因此它要求文件、档案管理部门将档案按其来源或形成单位进行整理和分类。
四、结语
档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。
规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套适应本公司业务特点、体现公司规范化、科学管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不置后于企业发展速度，它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到一定的必备作用。
参考文献：
1,档案整理原则的演变研究，张妤/李福君，来源：
/s/blog_599ea7890100i9xk.htm
2，来源原则在电子档案管理中的作用吾喜杂志，来源：
/Search/DAXY200203004.html
3，文书工作与档案管理，弋秀萍，大连出版社
4,现代企业档案管理，来源：/article/0276.html。