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会计档案管理制度

会计档案管理制度
一、总则
1.会计档案是公司档案的重要组成部分,也是公司重要的经济和历史资料,为加强会计档案管理,
特制定本制度。

2.会计档案是指会计凭证、会计账簿、会计报表、相关合同协议等会计核算专业资料,也包括资
产交接清册,各种批复及上级来文等各种会计资料。

它是记录和反应公司运营业务的重要史料和证据。

3.会计档案由财务负责人指定专人负责保管。

公司为会计档案的保管提供必要的条件。

二、会计档案的管理及借用
1.会计档案管理人员应将财务归档的会计资料按年、月顺序立卷存放。

2.调阅会计档案,要严格办理手续。

外单位人员因公需要查阅会计档案时,应有单位正式介绍信,
经财务负责人或单位负责人批准,并要详细登记查阅会计档案人的姓名、工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。

3.会计档案不得带出室外,未经单位负责人批准任何人不得擅自将存档案卷外借或转移其他地
方,不得拆散原卷册,如有特殊需要,须经单位负责人批准方能外借和复制,并须限期归还,非财务人员不得随意翻阅会计档案。

三、会计档案的保存和销毁
1.会计档案保管期限。

根据其特点,分为永久、定期二类。

定期保管分为三年、五年、十五年、
二十五年四种。

各种会计档案的保管期限,从年度终了后的第一天算起。

具体保管期限详见附录。

2.会计档案保管到期需要销毁时,由会计档案管理人员提出意见,由财务负责人严格审查,编制
会计档案销毁清册后,经单位负责人审查同意,报相关主管部门批准,方可销毁。

销毁时应由单位负责人以及财务负责人共同监毁,并在销毁清单上签名或盖章。

未经主管部门批准的会计档案,严禁自行销毁。

对于其末了结债权债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷,由档案管理人员保管到结清债权债务为止。

3.由于人员变动,会计档案需要转交时,由移交人办理交接手续,并由监交人、移交人、接管人
三人签字盖章。

四、电算化档案管理
1.随着会计电算化的推广,存储在磁盘(硬盘)上的会计文件与以书面形式存放的会计凭证、会
计账簿、会计报表等会计资料具有同等性质,应按会计档案的相关规定进行管理。

附录:
企业和其他组织会计档案保管期限表。

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