第一章行政办公室配备第一节行政办公室架构图行政办公室组织架构行政办公室行政管理仓库管理第二节行政办公室部门职能第三节行政办公室岗位职责行政经理/副经理岗位职责行政主管岗位职责行政专人岗位职责筹划运营专人岗位职责仓库管理员岗位职责第二章行政办公管理规定及流程第一节行政办公管理基本规定一、会议管理规定1、公司行政办公室负责分公司工作例会召集、会议纪要整顿、会议决策贯彻和督办及会议文献归档备查。

2、公司行政办公室负责各管理处办公会议贯彻执行状况收集、审核与归档工作。

3、公司行政办公室负责各类外联性质培训及座谈会筹办跟进工作。

4、公司行政办公室协助分公司内部各类暂时性协调、方案研讨会议有关工作。

5、公司例行会议原则上每周召开一次，遇特殊状况或节假日可顺延。

6、会议由公司总经理或总经理委托其她领导主持。

分公司各职能部门及管理处负责人参加。

依照会议议题，总经理可决定其她人员列席会议。

7、公司例行会议重要内容如下：贯彻贯彻集团有关战略及华南城、总公司有关精神、重大决定、详细方案；对各职能部门、管理处近期工作做出指引，对需协调有关工作做出安排；决定总经理以为需要讨论研究贯彻其他问题。

8、会议结束后由行政办公室拟写会议纪要报经理签批后，发各职能部门及管理处。

会议纪要由行政办公室存档。

9、公司内部暂时性专业协调、研讨会议：由总经理依照工作需要发起，由总经理或总经理委托其她领导主持。

依照会议需要，总经理可决定其她人员列席会议。

若是由需要召开会议职能部门或管理处发起，并须以OA邮件形式报分管领导批准。

10、会议发起人可依照会议议题，决定并告知列席人员，如需集团或总公司有关人员列席，统一由行政办公室联系。

11、会议形成会议纪要或其她文献也必要由行政办公室存档备查。

二、公文管理规定1、公文是指以公司名义正式发布或需要向公司报批各类公文。

部门公文指公司内部各部门以本部门名义向其她部门发布工作联系函等公文，或者向商户发布告知、提示类公文。

2、分公司行政办公室负责对所有公文进行规范化管理，并指定专人详细负责公文编号、登记、分发、查办、立卷、原件归档等工作。

3、所有外部来文统一由行政办公室填写《公文解决表》后呈报总经理批示，再转由有关部门承办。

承办部门可留存复印件。

4、各部门起草公司发文必要经行政办公室确认，获取统一发文编号。

对集团其她部门工作联系函类公文，由承办人以部门名义拟文，再依照OA签报流程逐级审批后外发。

5、其她纸质公文由承办人以部门名义拟文后由部门经理签字，分管领导审核，总经理审批后，统一由行政办公室外发。

6、公司发文（除集团内部请示、报告、工作联系函），均须填写《发文呈批表》。

7、公司发文原件均由行政办公室登记、存档，并将扫描件发拟办部门。

8、部门公文由承办人以部门名义拟文，经部门经理审核，分管领导审批后，再呈送协办部门或发布，并由承办部门登记、存档。

9、依照国家公文解决关于规定，并结合公司实际状况，公文文种重要有：决定、告知（涉及温馨提示）、通报、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要等九种：（1）决定：合用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩关于单位及人员，变更或者撤销不恰当决定事项。

（2）告知（温馨提示：合用于批转下级单位公文，转发上级机关和不相从属机关公文；发布规章制度；传达规定下级机关办理和需要关于单位周知或者共同执行事项；对员工、公众、商户善意提示。

（3）通报：合用于表扬先进、批评错误，传达重要精神或者状况。

（4）报告：合用于向上级单位报告工作，反映状况，提出意见或者建议，答复上级单位询问。

（5）请示：合用于向上级机关祈求批示、批准。

（6）批复：合用于答复下级单位请示事项。

（7）意见：合用于对重要问题提出看法和解决办法。

（8）函：合用于不相从属单位之间互相洽谈工作、询问和答复问题；向关于主管机关祈求批准等。

（9）会议纪要：合用于记载、传达会议状况和议定事项。

10、合用普发性红头文献格式公文如下：（1）对外函件。

（2）对内函件。

（3）对外或对内意见、证明、状况阐明、申请、委托书、温馨提示等。

11、合用重要性红头文献格式公文如下：（1）属发布制度、原则、规定类告知（2）通报、决定、任命等；12、会议纪要文献格式合用于各类会议纪要13、非红头文献格式合用于公司内部普通性报告、特殊状况使用纸质请示、集团范畴内来往函件等公文；14、发文文号及代码参照《公司公文代码及格式阐明》规定执行15、凡涉及部门有关业务公文应由部门负责撰写、校对、报批；对涉及多部门业务内容，由公司负责人指定部门负责统筹组织；16、公文起草应当做到完整精确体现发文单位意图，文种对的，格式规范，符合国家法律法规及集团、公司关于制度规定；17、以公司或部门名义发文，统一由分公司行政办公室负责编号、登记、分发、查办，特别须严谨解决盖章、立卷、归档等工作；18、公文原则上不得越级行文，特殊状况需要越级行文，应当同步抄报被越过单位；19、除如下状况外，总公司职能部门、分公司职能部门及下属管理处不得以部门/管理处名义发文；（1）分公司级会议纪要，可以以部门名义发文；（2）分公司职能部门关于本专业口下发各类告知，可以以部门名义发文；（3）分公司下属各管理处就寻常物业服务工作，可以管理处名义向公众、物业业主、商户等发布各类告知或温馨提示；（4）管理处之间不得互相行文20、分公司所有对外行文（指向业务往来单位、政府部门等行文，特别是合同、财务等涉及法务方面行文），须事先由法务部门审核法律风险，按照有关规定使用相应OA或纸质审批流程加盖公章后方可行文，并妥善做好发文登记、签收、邮寄回执收集存档，以备也许发生各类法律诉讼；21、公文办理必要严格执行公司保密制度，保证公司秘密安全。

所有外送公文必要通过行政办公室送出，禁止将公司内部传阅批示或署有领导意见内部公文直接向外单位或个人传送。

22、公文发送、传阅范畴必要严格限制在各自职责范畴，禁止向无关单位、个人泄露。

23、行政办公室、各部门应当指定专人负责按照公文类型分类，以年为单位分别进行公文登记、归（建）档工作。

24、已发公文借阅，必要填写《公文借阅登记表》并征得存档单位负责人允许后方可进行。

三、寻常办公管理规定1、行政办公室负责办公室区域及各管理处办公区域寻常管理、寻常维护，涉及各单位需要使用办公桌椅、办公用品和办公设备等筹划提出。

2、办公室区域及会议室清洁卫生由外包清洁公司负责，行政办公室负责进行寻常巡检，对发现问题及时联系整治。

3、办公室区域禁止流动吸烟，吸烟者须在指定吸烟区吸烟。

员工下班时要关闭电脑主机与显示屏，由外包清洁、保安公司负责关闭电灯、空调，违背者由行政办公室告知人力资源部依公司奖惩规定进行惩罚和联系整治。

4、办公室区域安全保卫由外包保安公司负责。

在非上班时间和节假日出入办公室区域人员和车辆均须查验关于证件并登记，外来人员出入办公区域应所有登记并应注明出、入时间。

5、各部门、管理处需要使用会议室须提前在《会议室使用登记表》上填报，经行政办公室确认后统一联系协调，安排使用。

6、传真管理：（1）各部门员工在发传真稿时需在《发出传真登记簿》上登记并经部门负责人批准后办理，发出后应将原稿交部门文员存档备案；在收到传真件时，应及时告知关于人员领取传真。

领取人需在《接受传真登记簿》上登记。

（2）每月，行政办公室行政文员需依照登记簿上所登记收发传真数量结算当月收发传真费并作为办公费用进行记录上报。

公司以外人员收发传真需按市面平均收费原则收费；员工未经批准不准发送私人传真资料，确有需要，获部门或管理处负责人批准后方可使用，需按外单位人员同原则收费。

（3）禁止任何人使用传真机通话，如发现则由行政办公室告知人力资源部依公司奖惩规定进行惩罚。

7、电话管理：（1）公司安排电话已经统一开通市话，因工作需要开通长途、加设密码、更换密码或暂停和取消通话级别功能，由行政办公室或使用人在OA信息模块“电话网络软件安装申请”中提出申请，经批准后方可开通。

（2）行政办公室对各部门、各管理处所发现话费超支状况跟进整治及惩罚。

特别是使用办公电话办私事，由个人自报，部门负责人负责清查核算，并在其工资中扣除所用话费。

如隐瞒不报，一经查出，予以三倍话费罚款，由行政办公室汇总后交财务部。

8、复印机打印机管理：（1）复印机、打印机统一由行政办公室（涉及管理处）指定人员进行使用、管理，或对外使用收费。

人事、财务电脑及专用打印机仅限于本部门工作人员指定使用，其他人员一律不得动用（公司信息技术部维保除外）。

（2）未经允许，禁止擅自拆开复印机、打印机和更换主机配件。

如属使用不当导致复印机、打印机损坏，保管人和使用人需承担一定补偿责任。

9、电脑管理：（1）电脑由各使用者负责保管。

（2）公司网络中电脑顾客名称设定、网络设立、软件安装及硬件配备由集团信息技术部统一实行和管理，以保证公司计算机系统和网络秩序及安全。

（3）电脑未经容许，不得擅自安装软件或应用程序，同步，应尽量避免日光直射、振动、频繁开关及强电流冲击。

（4）电脑发生故障时，使用人需及时与公司信息技术部联系。

为防止文献丢失，在故障因素不明时，不得随意开关电脑。

10、工作筹划报表管理：（1）上级领导、单位和部门需要工作筹划与报表必要在规定期间节点，认真规范完毕，或以OA邮件形式上传下达，分送贯彻和执行。

（2）分公司周例会需要各类数据材料等，涉及各职能部门、管理处负责人必要上报数据材料，周工作总结筹划等，必要每周五下班此前汇总完毕，打印成册，并以OA邮件形式报呈上级单位部门。

四、办公用品管理规定1、行政办公室负责各部门、各管理处报送办公用品筹划审核、汇总与报批，以及办公成本台账建立，办公用品统一领用及发放。

2、各部门、各管理处以批准年度筹划为根据做月度筹划，填写《物品领用登记表》。

可以进行月与月之间调节平衡，但年度总费用不容许超过批准年预算限额。

下月筹划须在本月25日前完毕。

3、年度和月度筹划中，非易耗用品（如计算器、尺、笔架、打孔机、文献夹、界刀、订书机）数量要合理，行政办公室须依照部门人员实际状况进行审核。

4、如因特殊状况，需额外领取筹划外办公用品，申请单经部门负责人签字批准后，经行政办公室核准方可领取及发放，费用计入部门成本。

5、属控购范畴办公用品申领按集团关于规定办理。

6、行政办公室接到仓库告知后，统一领出申请办公用品，以部门为单位统一发放。

7、各部门、各管理处领用办公用品涉及文具用品、办公耗材、办公设备、日用品等，不涉及礼物。

8、办公用品领用原则：（1）部门（管理处）负责人以上人员：一次性纸杯、笔、笔记本、计算器、订书机等其她办公用品；（2）新入职工工：笔、胶水、铅笔、文献架、文献夹、笔筒、便签纸、笔记本；（3）其她员工：笔芯、铅笔、回形针、长尾夹、订书针、便签纸、笔记本等；（4）员工新入职时，可领取一支签字笔，原则上有效期限为3个月，已丢失签字笔由个人承担。