会议会务工作流程
环节
工作任务
具体内容
责任人
时间点
是否完成
备注
…
会议事由确定
会议名称
□
\
会议时间
□
会议通知
·
是否已发送会议通知，是否电话需要确认
□
会议室预定
□三楼会议室 □五楼会议厅 □
-
□
会议议程
明确列明会议各项议题及时间、形式、主讲人、我局与会人员等
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□
文档打印
列出打印清单及打印份数
，
□
文档印刷
联系印刷厂，确定价格、印刷完成及送货时间
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茶水供给到位
接待人员负责现场倒茶或饮水机到位
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、
摄影抓拍
摄影人员场景拍摄，数码相机抓拍会场情况
□
麦克风传递
—
与会人员需发言，明确麦克风传递负责人
□
录音笔录音
.
□
会议记录
确定人员现场记录会议内容
[
□
紧急情况处理
明确紧急情况第一沟通对象及相关人员，紧急情况处理、组织出场。
{
□
会
后
工
作
送别参会人员
司机及车辆准备就绪，人员安全送达。
□
！
LED屏文字
□
背景墙、条幅
尺寸：
□
文字：
□
准
备
）
会
议
资料准备
电子版资料，会议通知（包括会议议程、会议指引）、会议使用文档等材料打印（或者印刷），文档数量。装订、发放。
□
签到表
确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式
□
&
文具准备及领取
给外部与会人员准备好笔、本、草稿纸、代表证等
□
水果
、
提前采购、相关要求
1.餐饮——就餐形式、地点确定；餐馆预订、提前到现场踩点、点菜、车辆预订、酒水准备。
2.礼品——若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量。
3.会后活动——活动地点及人数，联系活动场所，车辆准备。
4.酒店住宿——根据与会人员的类别，确定房间预订的类型及个数，询问酒店是否包括早餐，提前致电酒店人员做好准备。
□
！
会场设施
桌椅摆放、文具摆放、横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌、相关硬件设备是否就绪、设备复查。
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资料发放
确认会议文档、文具数量，装入信封（资料袋）、发放到座位。
□
\
会议协助人员就绪
总协调、引导员、茶水、安保、电气、司仪、司机等相关工作人员是否到位
□
会
议
—
过
程
会议地点指引
指引与会人员到会议地点参加会议
\
□
清洁整理会场
恢复会场卫生、设备设施维护、是否有物品遗漏
~
□
宣传资料准备
稿件撰写及照片整理
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宣传报道发布
将稿件交由领导审核修正，发给相关部门进行宣传报道
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纪要整理
会议后尽早整理会议纪要
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会务费用结账报销
对会务期间发生的费用结账报销
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会务延伸工作，请根据实际情况选择：
1.迎宾——确定我方接见人员名单、接见地点；对方联系人联系方式及到达时间。
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欢迎牌
^
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指引牌
-
□
座位牌
。
□
签到表
□
'
设备调试
音响、麦克风
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视频会议设备
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数码相机（注意电量）
□
录音笔（注意电量）、电池
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投影仪、激光笔、
￥
□
白板、白板笔
□
笔记本电脑及网络、U盘及电子文档
￥
□
车辆
司机：
□
…
车牌：
□
！
会
场
布
置Байду номын сангаас
水果、茶水
水果摆放、准备热水、茶叶、杯子、盘碟、烟灰缸等
【
□
空调灯光
提前30分钟准备就绪。