采购管理控制程序
水兵
采购管理控制程序
编 写 人：
程 伟
审 核 人：
朱 访
批 准 人：
赵浩杰
分 发 号：
受控状态：
发布日期：
二○一七年七月三十一日
实施日期：
二○一七年八月一日
更改状态
版本/修改次第
更改页次/章节
编制
审 核
批 准
实施日期
A/00
全新
程伟
朱访
赵浩杰
2016.12.01
B/00
修订
程伟
朱访
赵浩杰
化学危险品的采购人员必须了解有关法律、法规、规章和安全知识、职业技术、职业卫生防护应急救援知识，方可上岗作业。
5.12.5.2
部分危化品，如汽油、酒精等，需向当地有关部门取得批准，按照要求采购。
5.12.5.3
当采购人员进行化学品采购时，应向供应商索取规格书、物质安全资料MSDS表，以确认符合规定。
3.1
A类物资：是指能直接影响公司产品的性能、采购金额或采购难度比较大的物资，包括危化品等特殊物资。
3.2
B类物资：是指不直接影响产品的性能而间接影响产品质量的物资。
3.3
C类物资：采购价值相对较小且产品质量对公司最终产品质量影响不大，原则上不会引起质量问题，在最终产品上仅起辅助性作用的产品；其中设备配件归为此类。
（4）供方提供的质保书或相应的证明文件。
采用客户指定的供方，并不能免除本公司须确保供方的物资、 产品及服务品质的责任。
本公司或客户，如要求在供方处验证采购产品时，须按采购合同上明文规定验证安排及产品放行方式。
5.8
物资入库
5.8.1
物资入库根据物资的种类办理入库：
5.8.1
物资入库时，仓管人员依据《仓库管理控制程序》进行验收入库。手续办理完毕后，仓管员开具《入库单》并录入K3系统。
5.6．3
采购部应确保供方须达到100%按时交货能力，若未达此目标时，应要求供方提出改善措施，并索赔由此所产生的额外费用。
5.6．4
供货风险预防措施：针对铸造行业特点，如雨雪天气、传统农忙季节、运输紧张、环保督查等风险因素，采购部应提前准备，确保物料供应。
5.7
物资验收
5.7．1
要求所有物资的供方每次送货时都要随车附带送货清单、产品检验报告、生产批次及运输过程防护等信息。且送货时各供应商应按照“先进先出”原则，执行批次管理。
到货后，仓管员填写“产品检验/化验通知单”，等待质量部对物资进行化验检验。质量部在接到通知单后应对需验收物资进行检验，如抽检取样应具有代表性；等检验结果出来并合格后方可入库。如检验结果不合格，按照不合格品处理流程进行处置。
在卸货过程中，仓管员如发现货物包装有破损，应在供方的送货清单上注明，并将情况通知给相关采购员，以便及时跟供应商沟通确认。
如《合格供应商名册》中无适合供应商，需要先开发新供应商。
如果客户已提供一份核准的供方名单时，应从这份名单中所列的供方选择询价、采购各项相关物资。
如需变更，则需经客户核准后才可变更。
5.2.1.2
议价
询价完成后进行议价作业，议价除注意品质、价格外，还应注意交货周期有无保证，能否向供应商争取分期付款或货到付款等。议价可采取面谈、电话、传真、邮件等多种形式进行；
5.10
账目核对
5.10.1
由财务部主导，采购部参与对供应商的往来账目定期核对，只有账目核对无误后，才能申请付款；如账目核对有误，双方须再次核对，直至核对无误。
5.11
付款
5.11.1
采购人员对账目核对无误的供应商提出付款申请，采购部经理、财务部经理和总经理进行审批。
5.11.2
财务部依据领导审批后付款申请，安排付款。
5.2
采购价格的确定
5.2.1
对于没有签订年度合同的物资
询价
.1
采购员在接收到《月/年度采购计划》或采购申请后，首先确认物资名称、规格、数量等内容，然后从《合格供应商名册》中选择2～3家供应商进行询价（独家供应商或原厂零配件无法替代的除外），并填写于“询价单”。对于加工契约型采购项目，采购员应要求供应商提供“价格构成表”和报价单，作为议价的参考；
5.7.2
A、B类物资的验收要求
采购员将采购合同或采购订单通过K3系统传递给仓库人员，仓库人员根据合同内容安排库位以便码放物资；采购物资到达后，仓管员根据供方送货单和采购合同/订单的内容清点收货。
如供应商有送货随同人员，仓管员应尽量与供方送货随同人员共同对货物进行清点验收，如发现货物与送货清单不符，仓管员需通知仓库主管，并把具体情况通知给相关采购员。
二年
采购部
7.3
采购订单
HJZ/QMR19-03-2017
三年
采购部
7.4
价格构成表
HJZ/QMR19-04-2017
三年
采购部
7.5
产品检验/化验通知单
HJZ/QMR19-05-2017
二年
采购部
7.6
每周临时性物资购买申请单
HJZ/QMR19-06-2017
一年
采购部
7.7
年度采购计划
HJZ/QMR19-07-2017
5.4
采购订单调整
5.4．1
当已发给供应商订单的商务条件发生变化时，或订单出现异常情况时（如生产计划调整或订单信息有误等），由采购员更新订单，经采购部经理批准后，交给供应商进行订单更新，并且在系统中进行相应修改，根据是否已经到货的情况决定通知仓库进行更新。
5.4. 2
采购员将变更事项发放以邮件、传真或信函的方式通知给供应商，并与供应商协商达成一致意见。
4.6
质量部：
负责对采购物资进行检验,保证所采购物资符合有关技术和标准。
5
采
计划性采购
采购部依据仓库所提供的《年度盘点表》、生产调度提供的《年度生产计划》及铸铁/机加工事业部提供的BOM物料清单，编制《年度采购计划》，报采购部负责人、财务部负责人审核，总经理批准后生效。
5.12
其他
5.12.1
对于固定资产（如设备）的采购，按照《设备设施控制程序》执行。
5.12.2
物流运输商管理按照《运输商管理规定》执行。
5.12.3
对于工装、模具类物料的采购按照《工装模具控制程序》执行。
5.12.4
其他外包过程可参考本程序文件。
5.12.5
关于危险化学物资的采购要求
5.12.5.1
如遇新的线路或油价上涨等因素，价格需报总经理批准后生效。
5.2.3．2
工装模具供应商价格确认
5.2.3．2．1
工装价格通过核价方式确认，报财务及总经理批准后执行。
5.2.3．2.2
模具类通过比价方式进行，经采购部负责人及总经理批准后生效。
5.3
合同/订单的签订
5.3.1
采购员依据采购部负责人/总经理的审批意见，从《合格供应商名册》中选择供应商签订采购合同。在签订采购合同时要注意物资的质量要求、技术要求、到货时间、结算方式、运输方式以及产生纠纷后的解决方式，尽量降低采购风险，减少不必要的损失。
9.7
附录G：每周临时性物资购买申请单
9.8
附录H：年度采购计划
9.9
附录I：月度采购计划
9.10
附录J：工作处理及审批单
9.11
附录K：采购物资分类清单
u
5.1..1.2
采购部依据仓库所提供的《月度盘点表》、生产调度提供的《月度生产计划》及铸铁/机加工事业部提供的BOM物料清单，编制《月度采购计划》，报采购部经理审核，经财务经理批准后生效。
5.1.2
临时性采购及其他
对于一些工具、设备配件、低值易耗等临时性物资的采购，由需求部门填写《临时性物资购买申请单》，经需求部门负责人审批，并提交仓库审核申购数量后，经采购部经理和总经理签字同意方可进行采购。签批后的《临时性物资购买申请单》转采购部计划员处，采购部计划员对需采购物料进行分工，各采购员按照采购过程控制流程进行采购。
6
绩效指标
绩效指标
6.1
采购合格率%
6.2
当月准时到货批次数/当月总到货批次数*100%
月
6.3
与供应商对账准确率%
与供方对账相符数/对账数*100%
季度
6.4
超额运费（元）
超出应有运费的费用
月
7
记录
名称
文件编号
保存年限
责任部门
7.1
询价单
HJZ/QMR19-01-2017
二年
采购部
7.2
比价表
HJZ/QMR19-02-2017
5.5
价格调整
在采购执行过程中，如遇材料或市场大幅波动，采购部视情况与供应商重新商定调整价格，呈报总经理批准，并保存归档，按照新的价格执行。
5.6
进度跟踪
5.6．1
为确保交货期，采购员应按照订购合同提前用电话、传真、邮件、信函或亲自到供方处跟催，以确保物料能及时到货，确保生产顺利进行。
5.6．2
供方应按照采购合同要求，按期到货。若供方违反采购合同相关要求，本公司有权利取消订单或作其他相应的处罚。
4.
职责
4.1
采购部：
负责原、辅材料、OEM配件、设备配件等物料的相关材料的采购。
4.2
销售部
负责物流运输的外包业务。
4.3
铸铁事业部模具组
负责工装、模具的外包业务。
4.4
生产调度：
负责向采购部提供《年度生产计划》、《月度生产计划》。
4.5
铸铁/机加工事业部：
负责提供采购所需的《铸造用主要原材料及轮毂、制动鼓总成用配件采购技术要求》及有关采购技术图纸和BOM物料清单等技术标准，并及时更新。