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人事档案标准

人事档案标准
公司内部档案编码:[OPPTR-OPPT28-OPPTL98-OPPNN08]
人事档案整理流程及标准
一、人事档案整理的要求
1、整理人事档案的人员同时要求建立所在单位的电子版档案,并填
写《人员变动统计表》(向人力资源部门XXX索取电子版本,)
并定期向集团人力资源部汇报。

2、整理人事档案须做到“认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清
楚、装订整齐”。

通过整理使每份档案达到“完整、真实、条
理、精练、实用”的要求。

3、整理人事档案的人员,必须熟悉整理人事档案的有关规定,掌握
整理工作的基本方法和技能,认真负责地做好整理工作。

二、整理档案工作中应注意的事项
1、在整理档案时,严禁吸烟,以确保档案的安全。

不能随便议论和
泄露人事档案内容。

2、不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。

3、不得擅自处理或销毁档案材料。

4、在整理中,要加强对档案材料的管理,防止丢失档案材料和泄露
人事档案内容。

三、整理前需要做的准备工作
1、人事档案材料的准备。

在整理之前,对所管理的人事档案应进行
材料的全面收集。

2、人员的准备。

档案材料较多,人员配备少的单位,整理任务较重
时需要抽调人员集中整理。

要挑选具有一定的人事工作业务知
识,文字书写工整的人员参加。

抽调人员的数量可根据整理档案
数量的多少来定。

3、物质的准备。

(1)整理室。

整理人事档案需要进行鉴别、分类、目录登记、复制等,并且要求安全和保密。

(2)工具。

整理人事档案需要进行一些技术加工,因此,要配备一些整理工具。

一般有打孔机、切纸机、剪刀、燕尾夹、钩
针、复印机等。

(3)用品。

整理人事档案要备齐准备标准的人事档案袋、目录纸、分类纸、化学胶水等。

同时,还应该准备几种在整理工
作中用的登记表格,如:整理人事档案登记表、缺少材料登
记表等。

四、整理档案的基本步骤
整理人事档案,一般有六个步骤:
第一步,收集;
第二步,分类;
第三步,排序;
第四步,编码;
第五步,装订;
第六步,归档。

五、人事档案材料的装订及管理
1、人事档案材料目录与材料核对无误;
2、把完整的材料理齐,封装于档案袋;
3、档案袋侧面书写档案人姓名,部门、档案号,要书写规范,书写
姓名不得用同音字或不规范的简化字;
4、将整理好的档案直接放入档案柜由专门人员保管。

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