仓储部管理制度仓储部管理制度为了加强仓储部的管理,提高仓储部的整体工作效率,结合公司的规章制度,根据仓储部的实际工作,特别制订以下制度:一(考勤制度严格执行公司的上班指纹签到制度,严禁迟到、早退、矿工,事、病假必须按公司制度执行,严格履行手续。
出勤以仓库出入签到簿签名的时间为准,未按规定时间上下班,被记作迟到或早退;未履行请假手续,无故不上班,被记作矿工。
特殊情况须调休的,必须上报其负责人,经仓储部长协商同意后才准。
调休必须是一对一的换休,并且在缺勤登记簿上注明时间、双方姓名、原由等。
其他(如半天的调休、自己对自己的换休等)作为事假处理。
中午时间不允许脱岗,各个岗位都必须有人上班,否则都以事假或矿工处理。
任何缺勤必须在缺勤登记簿上注明原由,迟到、早退、请假、矿工按公司制度处理。
缺勤一次不加当月全勤奖,当月缺勤累计两次以上或一天以上者,将不参加当月的先进评比。
仓库签到登记簿的登记说明:为加强仓库规范管理,仓库员工自觉从一号门(前台)进出仓库并登记,二号门(中门)除正常上下货外禁止人员出入,外来人员进入时每位在场仓库员工应有礼有节及时制止。
仓库员工应登记出入时间和原由。
“备注”栏应登记为“上班”“下班”“上厕所”““接人”“送货”““开会”等原由。
二(岗位责任制度根据仓储部人员岗位分工不同的实际情况,特制定仓储部的岗位工作责任制度: 保管员根据药品的剂型及储存要求分类保管,存放于相应的库房。
对入库药品仔细检查,货单不符、质量异常、包装破损污染、标识模糊的药品不能入库储存。
按照GSP要求对库存药品实行色标管理,特殊管理药品专库储存,双人双锁管理。
在养护员的指导下,对库房温湿度实行有效调控;近效期药品要有标识,销后退回药品、待验药品、合格品、不合格品和待运药品按规定存放于相应的区域内、分开堆码、五距规范。
搬运和堆码药品时,根据药品外包装图示要求规范操作,造成药品破损、污染等直接经济损失由个人承担责任。
发现库存外观质量异常、包装标签不符合规定或标识模糊等药品,及时向质量管理部反馈,发货时严格执行药品出库原则,核对购货单位、品名、剂型、规格、批号、有效期、生产企业、数量、销售日期、质量状况,确保货单相符。
在作业场放货时按照从里到外顺序摆放,仔细核对业务员、购货单位,将所发的同一购货单位的商品,相对集中存放于发货区,便于复核、发运。
积极配合养护员对库存药品实行“三三制”质量巡检,每周巡检品种在50以上,确保在库药品的质量安全、数量准确。
自觉做好所保管区域的环境卫生,确保货架、货位、地面、门窗的整洁有序。
实物负责人严格把好药品入库关,凭验收员签字的入库凭证收货,详细检查入库药品的各类标识,外观包装质量,发现问题及时与质量部门联系处理。
负责对入库药品电子监管码的入库采集工作,确保采集的电子监管码真实有效无遗漏,并联系综合保管员及时上传。
负责所在片区药品的存储养护,指导保管员按照质量制度合理存储药品,积极督促片区保管员对药品的巡检,保证在库药品帐货相符。
在养护员指导下将近效期药品相对集中存放,挂牌标识。
当库房温度超标时,采取相应的调控措施,保证在库药品质量安全有效。
收取销后退回药品时,根据“退货药品管理制度”和程序执行。
督促片区保管员对质量制度、质量职责、工作程序执行情况进行自查,发现问题及时纠正。
检查片区保管员环境卫生的清理工作,确保所负责片区整洁的工作环境。
每月负责对所负责区域保管员绩效考核工资评比工作。
复核员按发货凭证对货物进行质量检查和数量复核。
复核内容包括购货单位、品名、剂型、规格、批号、有效期、生产企业、数量、销售日期、质量状况等。
负责对出库的药品电子监管码采集扫描工作,确保采集的电子监管码真实有效无遗漏,并及时联系综合保管员及时上传出库记录。
复核应轻拿轻放避免破损,零货复核无误后,根据《拆零拼箱发货程序》的规定,将零货商品装箱后封箱,注明“拼箱”标记。
指挥保管员将所发的同一购货单位的商品,相对集中存放于发货区,便于复核、发运。
对不符合GSP规定的药品,如无标签、破损短缺、霉烂变质、包装不全、过期失效、虫蛀鼠咬、淘汰药品、有退货通知或药监部门通知暂停销售的药品,严格把关,不得出库。
指导仓运工正确搬运、装卸药品,按照药品包装图示的要求堆码、发运。
出库药品逐批复核后,复核人员应在发货单位上签字,并记录复核内容,将货物按收货单位存放于发货区待发运。
特殊管理药品、贵重药品发货时,由保管员、复核员两人共同进行质量和数量的核对,并做好详细记录。
复核时发现有错发、漏发,应及时与保管员联系、纠正,防止差错出库。
药品出库发运时应严格执行“四不出库”,以及其他有关防范热、防冻药品储运规定。
认真核对提货人交付的出库复核证真实性、合法性、完整性、有无印鉴、所列的购货单位等等。
进口药品发货时应做到注册证和口岸药检报告随货同行,生物制品和医疗器械应有合格证。
为加强责任心,降低出错率。
出库过程中使用代码管理,出库标签使用4位代码标注,前两位为复核员代码,后两位为装箱人员代码。
出库时每笔金额必须在药品出库登记簿中登记这4位编码和整拼件数量(仓储部员工规范代码见附表)。
复核出库时,确认所出库药品的整拼件数量与出库登记是否一致,在票据中标明并有记录,确认无误后,要求提货人员签字验收,并在出库单据上加盖“货已提”印鉴,填写车辆出入证。
综合管理员做好药品销售退回服务工作,凭销售部门开据的退货凭证收货,存放于退货区。
严格执行销售退回程序,认真核对退回药品与原发货记录是否相符。
凭验收员验收合格收货,保证退回药品的质量安全有效。
做好药品入库、销售退回的电子录入工作,仔细核对票据的签字记录,确保账单相符。
负责录入存储药品的存储货位、件包装数量等。
负责药品电子监管码的上传工作,保证上传及时有效。
对电子监管网反馈的问题,以及电子采集过程中遇到的问题,及时联系相关人员积极处理,并有记录。
负责仓库的日常后勤服务工作,如文件传送、文字处理、办公用品的申领、发放登记、会议的召集、工作午餐的预定、冷库温度记录仪日常电子记录保存等工作。
出库票据操作员负责日常销售出库清单的打印工作。
熟练操作高速打印机,根据复核操作流程的需要,适时调整打印范围,确保出库流程高效、流畅。
工作要求细心、严谨,票据打印不能有重票、漏票的现象发生。
还包括打印机的日常维护保养、销售清单的分类、出库清单加盖出库复核印讫、清单稿纸的使用计划申领等等。
票据管理员负责销售出库清单的收集、分类、检查、整理工作。
工作内容包括二类精神药品的保管、储存、养护,二类精神药品台帐的记录、核实,二类精神药品的每月报表。
麻精药品运输交接单的收集、整理、装订。
销售清单中进口药品要加盖“进口药品注册证口岸检验报告已同行”印讫,含麻黄碱的复方制剂票据单独装订,并要附有客户签收回执单。
负责日常需要第三方物流托运药品的回单收集、装订、报账工作。
仓储部长严格执行《药品管理法》、《药品经营质量管理规范》及有关药品管理法规,对在库药品储存养护的质量管理负领导责任。
根据规范化仓库要求和公司有关仓储管理制度,推进仓储现代化管理,并结合部门工作的实际制定相应的药品质量管理制度。
教育职工遵守仓储和药品养护方面的有关规章制度,以身作则,严以律己。
检查督促做好安全、储存、养护工作,负责做好有关GSP认证的各项工作。
根据质量管理部门提供的品种资料,及时通知业务、仓库和运输部门做好怕冷、怕热药品的储运工作。
督促、指导“三把关”(进库验收、在库养护、出库复核)工作和“三三制”质量循检工作。
负责仓储、运输设施设备的配置、维护与运行管理。
细化分工、明确责任,谁犯错谁负责,下级对上级负责的原则。
片区员工对其负责人负责,坚决支持负责人的工作,对负责人布置的任务和工作要求,必须毫无保留的执行,有异议可以与负责人沟通或向部长反馈沟通。
部长没有明确答复的,可以向经理室反馈。
实物负责人对部长负责,严格要求自己,做好片区的沟通协调工作,坚决落实仓储部的制度管理,明确职责。
仓储部员工应加强沟通与协调,杜绝勾心斗角、相互猜疑、影响团结的因素,更不允许搬弄是非、无中生有,一经查证立即辞退。
三(绩效考核制度每月末根据岗位进行绩效考核,员工的考核由其负责人与同事共同完成,负责人的分数占70%,其他同事占30%,最后由部长核准。
各区域负责人的考核由部长与员工共同完成,部长占70%,员工占30%。
参与考核人员必须认真负责,没有加分项目须明确注明原由。
考核结果每月公示。
仓储部绩效考核标准:1.考勤管理(占总分的10%):迟到早退、事假病假、出入库时间,依据当月的绩效考核统计表、缺勤统计表评比。
2.工作态度(占总分的10%):工作积极主动性、对顾客的服务意识,依据每月组长的综合评议和顾客的业务投诉意见。
3.错误率(占总分的10%):当月入库、发货、复核、装箱、上下货的错误率,依据当月的绩效考核统计表。
4.工作业绩(占总分的70%):A.保管员:发货数量、发货用时、发货效率、巡检数量、装箱数量、上下货件数、所负责区域卫生状况,依据当月的绩效考核统计表。
B.复核员:复核条目数、复核纠错量、装箱数量、上下货件数、所负责区域卫生状况,依据当月的绩效考核统计表。
C.仓库后勤人员:当日工作完成量、工作出错率、装箱数量、上下货件数、所负责区域卫生状况,依据当月的绩效考核统计表,结合所负责工作的相关人员的工作评价。
D.组长:发货数量、发货用时、发货效率、巡检数量、复核条目数、复核纠错量、装箱数量、上下货件数、所负责区域卫生状况,依据当月的绩效考核统计表,结合所负责工作的相关人员的工作评价。
发货记录簿的登记说明:保管员从拿票起自觉登记自己的拿票时间、拿票品种数量,发完后再自觉登记结束时间。
每月综合每个保管员的发货登记,求其工作效率、工作量和错误率,作为当月先进评比的重要内容。
复核员复核品种的数量由综合管理员做完出库记录后自动生成,每月按复核效率、复核量和准确率评比先进。
四(教育培训制度根据办公室制定年度教育培训计划,质量部协助仓储部开展员工教育培训、考核工作,建立员工教育培训档案。
教育培训以仓储部定期组织集中学习为主,每周一为例会培训时间,特殊情况另行通知,仓储部每个员工都必须参加。
新录用人员上岗前须进行质量教育和培训,内容包括《药品管理法》、《药品经营质量管理规范》等相关法律法规,岗位职责及操作程序,各类质量台账、记录的登记方法等。
培训结束,根据考核结果择优录取。
在岗员工必须进行药品基本知识的学习与考核,根据培训内容的不同可选择笔试、口试、现场考核等考核方式,考核结果与绩效工资相挂钩。
五(奖惩制度仓储部在五个小组中每月评出先进集体一个,先进个人若干。
具体操作如下:每周由部长组织各片区负责人、保管员、复核员等5人左右,对各片区的日常卫生、发完货后箱盖是否盖好、药品堆垛情况、作业场凌乱情况、发货工具用完后的有序摆放、装箱是否有签名、考勤情况、员工工作积极性、工作效率、培训掌握情况、前期发现问题的整改情况等,结合绩效考核汇总表进行评比(见附表)。