21 合同管理制度第一条、为防范市场风险及法律风险，提高企业经济效益，减少因合同签订、履行及后期服务过程中的不规范行为导致的纠纷，依据中华人民共和国《合同法》、《建筑法》等其它相关法规，结合我公司实际情况，特制定本制度。
第二条、本规定适用于本公司所有的工程合同，包括设计、工程施工、采购、机械设备租赁等合同，劳务分包合同管理制度另行规定。
第三条、本公司工程合同管理实行三级管理各负其责的办法，即项目组负责合同的具体实施；职能部门负责技术支持，综管部保障并监督检查合同实施情况；总经理总体负责的三级管理制度。
第四条、总经理是工程合同的最高管理者，对合同从获得到履行的全过程进行决策和管理，代表本公司承担合同履行责任、行使合同权利；对公司内各挂项目、各部门在合同承揽、履行过程中的职责履行情况进行监督、检查及考核。
其主要职责如下：（1）负责审定本公司工程合同管理的相关制度；（2）负责确定合同承揽意向，审定重大项目合同文件；（3）代表公司与合同签订意向人(以下简称意向人)进行沟通、合同谈判，或授权相关人员与意向人进行沟通、合同谈判；负责合同承揽过程中重大问题的决策，并进行相关协调工作；（4）审批合同评审意见；（5）监督检查本公司各职能部门和项目组在合同获得、合同履行过程中的工作质量，并进行评价考核。
（6）总经理可以授权其他人员承担部分工程合同管理责任。
第五条、综管部：综管部是本公司工程合同管理的职能机构，在总经理领导下，全面负责合同管理工作中的组织、检查、支持及评价考核等。
其主要职责如下：（1）负责组织修订和完善本公司合同管理制度；（2）负责组织制订公司投标文件格式文本；（3）负责组织项目投标、合同谈判、合同评审以及合同签订的相关工作；（4）组织公司有关部门对合同进行评审并出具审查意见；（5）组织协调合同的履行，监督、检查各部门和项目组合同履行情况，考核评价履行结果；（6）参与合同纠纷的调查处理，组织制订解决方案；（6）负责共和合同印章的管理，负责合同的登记和备案工作，建立合同台帐；（7）负责合同产值的统计分析和合同结清管理工作；（8）负责公司合同文本的归档工作。
第六条、质安部：是公司技术质量管理的职能部门，是合同的执行和支持部门，负责合同获得和履行过程中的技术支持保障，监督检查合同服务的技术工程质量责任，主要职责如下：（1）参与市场信息分析筛选，从技术方面提出建议；（2）参与投标文件和服务合同文件格式文本的制订工作，负责组织制订相关技术、质量部分的内容；（3）负责合同获得过程中的技术工作，负责组织编制重要项目的技术标书，负责一般项目技术标书的审定；招标文件中有关技术标准的理解、掌握；（4）负责采购合同、机械设备租赁合同中技术规格、技术条件的制订；（5）负责合同履行过程中的技术指导以及技术质量的监督检查；（6）负责合同技术成果的审核、出版；（7）负责合同技术资料、成果的归档管理。
第七条、财务部财务部是公司财务管理的职能部门，在合同管理方面负有资金保障、成本核算和收入管理责任，主要职责如下：（1）负责为合同的承揽和履行提供资金保障；（2）负责合同成本核算；（3）负责合同收入管理，费用统计并督促合同费用的回收。
第八条项目组项目组是公司工程合同承揽和履行的主要实施人，主要职责如下：（1）负责市场信息的收集和筛选；（2）负责将项目投标信息提交营销部备案，根据营销部的统一安排，负责或协助营销部进行项目投标联络、标书购买以及标书编制工作；（3）根据综管部的统一安排，负责或协助综管部承担投标的相关工作；（4）根据综管部的统一安排，负责或协助综管部进行合同商谈及拟定，将负责初步商谈的合同草稿文本提交经综管部进行评审；（5）根据综管部的统一安排，负责或协助合同签订，并将签订的合同送达有关部门；（6）定期汇报合同的履行情况及存在的问题，若有合同变更或补充协议的签订均需及时报告综管部批准；第九条、合同签订1、签订准备（1）各项目组负责人或信息人员获得项目信息后，首先初步确认其真实性，确认后进行项目跟踪，并由项目组负责人到营销部进行登记备案，综管部接到项目信息后，进行信息分析筛选，并上报分总经理；（2）综管部和项目组继续跟踪项目信息，及时掌握项目动态，做好市场调查分析及资信调查工作；（3）公司法人代表授权项目组相关人员为项目组合同签订代理人，授权到期后，上报综管部结合项目组合同管理考核情况进行复签。
2、合同评审为保证合同质量，公司所有工程合同签订前均进行评审，合同评审采用会议评审和非会议评审两种方式。
对重要合同采用会议评审的方式，由总经理召集项目组和各职能部门集体评审，并做好评审记录；一般合同可以由各职能部门分别审阅，填写评审记录。
只有经过评审后，并经总经理批准的合同才能加盖合同专用章。
（1）合同评审的内容：对方的主体资信和履行能力；合同内容条款是否符合法律、法规及本公司的有关规章制度；合同内容条款是否公平公正；合同约定的内容能否按期完；合同价款和结算方式是否合理；合同文字表达是否清楚、无歧义；（2）合同评审的程序：A、各项目组填写《合同评审记录》；B、综管部组织相关部门进行审核；C、总经理审定批准；D、综管部登记归档。
（3）合同评审的时间合同评审在充分了解意向人的意图及项目的详细工程信息后、合同谈判之前进行。
3 合同谈判（1）接到综管部上报的项目信息后，总经理组织相关职能部门召开项目协调会，针对项目具体情况，对合同相关条款进行评审，提出评审意见，预定谈判目标，选择最佳谈判方案，确定合适的参加谈判人员；（2）重大项目由总经理主持谈判，具体标准如下：A．合同金额在100万元（含）以上；B．公用事业工程或地方政府重点投资工程；（3）合同条款要严密、完备、合法。
4 、合同文本合同文本应采用国家或省直辖市行业主管部门规定的标准文本；若非标准文本，项目组必须对合同条款进行认真研究，经综管部审查确认后方可使用。
5 、合同盖章、登记备案（1）合同谈判结束后，营销部对谈好的工程合同加盖公司合同专用章，项目组按照约定份数送达业主等相关部门，同时呈报工程所在地主管部门一份进行备案；（2）本公司要求业务合同份数至少原件4份，报综管部存档，由综管部转交工程技术部、财务部各1份，项目组留存1份；（3）业主单位签订后10日内，项目组到综管部办理相关备案登记手续，原件报综管部存档。
第十条、合同报批合同签订后，综管部门到当地住房城乡建设委办理登记备案手续。
第十一条、合同履行合同履行是公司作为服务合同的供应方提供技术服务、履行合同责任过程，主要分为四个阶段，即合同履行策划和准备阶段、合同服务实施阶段、技术成果编审阶段和合同后期服务阶段。
1、合同履行策划和准备阶段合同履行策划和准备阶段是为合同履行进行策划、技术准备和人员设备准备的过程，以保证合同顺利履行，本阶段各部门的主要工作如下：（1）项目组根据合同履行策划大纲编审要求编写合同履行策划大纲，经项目组内部审核合格后报工程技术部，组织审批，并依据已批准的合同履行策划大纲编制项目成本预算，组织技术、人员、设备等开工准备工作；（2）合同履行策划大纲经技术负责人和总经理审批后分别送达工程技术部、综合管理和财务部，以便做好相关管理工作；（3）综管部根据合同履行策划大纲做好合同预算审核、制订项目进度检查计划；（4）工程技术部根据合同履行策划大纲制订质量管理计划和技术支持保障计划；（5）综合管理部根据合同履行策划大纲进行后勤和安全环保文明施工管理计划；（6）财务部根据合同履行策划大纲进行资金保障和项目成本核算。
2、合同服务实施阶段根据经审批（已批准）的合同履行策划大纲，项目组以及各职能部门分别按职责分工承担合同服务实施阶段的责任。
（1）项目组按照合同要求具体承担合同实施责任，根据已批准的合同履行策划大纲展开工作，认真做好质量、进度、安全环保和文明施工都相关工作，并定期或不定期按照要求汇报合同履行情况；（2）综管部根据制定的检查计划对合同的履行进行检查；（3）工程技术部根据质量管理计划进行质量考评，并根据技术支持保障计划和现场实际情况进行技术支持和帮助；（4）综合管理部根据现场需要提供后勤保障，按照安全环保文明施工管理计划做好安全环保和文明施工的监督检查工作。
3、技术成果文件编审阶段技术成果文件编审阶段是合同履行过程中技术资料整理和成果形成的阶段，是合同服务产品为业主提供的最终技术成果文件过程，本阶段的主要工作内容和程序如下：（1）项目组将合同服务实施的过程记录进行整理，并根据过程记录编写技术成果文件，经项目组内部审核后报送工程技术部；（2）工程技术部按照相关法律法规规范标准和合同履行策划大纲对技术成果文件进行审核；（3）技术负责人批准技术成果文件；（4）工程技术部组织出版技术成果文件；（5）项目组向业主报送技术成果文件。
4、合同后期服务阶段合同后期服务是合同完全履行的重要组成部分，本阶段的主要工作内容、职责和程序如下：（1）项目组按照合同履行策划大纲进行合同后期服务工作，与业主保持良好沟通；（2）综管部依据合同履行策划大纲对项目组的后期服务进行检查指导；（3）工程技术部依据合同履行策划大纲对项目组的后期服务质量进行检查指导，参与后期服务过程中疑难问题的解决。
第十二条、合同履行评价和支付1、竣工撤场清理对需要进行现场实施的服务合同，在完成现场作业后，项目组要进行合同项目的竣工撤场清理，并向综管部提交竣工撤场报告。
根据竣工撤场报告，各职能部门按职责分工进行竣工撤场的管理工作。
（1）综管部进行合同服务工期的检查；（2）工程技术部进行技术成果文件的审查准备；（3）财务部进行合同项目成本的核算；（4）项目部进行现场设施、设备的撤场管理。
竣工撤场报告的内容和要求另行制订。
2、合同技术资料归档项目组提交了技术成果文件后，应将合同履行过程中形成的技术资料整理，提交工程技术部审核归档。
有关合同技术文件整理归档的相关要求另行制订。
3、合同履行后评价在项目组提交了技术成果文件、提供了后期服务等合同履行责任后，进行合同履行情况评价。
合同履行情况评价的主要内容、程序和分工如下：（1）项目组编制合同履行情况报告，提交营销部；（2）业务科负责合同履行评价的组织工作，并具体负责业主对服务合同履行情况的评价；（3）综管部负责合同技术质量服务情况的评价；（4）财务部负责合同项目成本效益评价；（5）综管部负责设施设备管理、安全文明生产情况评价；（6）总经理负责对各职能部门合同履行情况的评价。
4、合同清结和归档在项目组提交了技术成果文件、提供了后期服务等合同履行责任，收回了合同服务费用后，进行合同清结。
合同清结的具体工作程序和要求如下：（1）项目组填报合同清结报告，报营销部审核；（2）营销部组织审核后，办理合同清结手续；（3）营销部将合同经济资料整理归档。