若要利用数据库向导创建数据库，应按下列步骤操作： （ 1 ） 首 先 在 “ Microsoft Access” 对 话 框 中 选 择 “Access 数据库向导、数据页和项目”选项； （2）单击“确定”按钮，Access 2000 弹出“新建” 对话框。 （3）在“新建”对话框中选中“数据库”选项卡，然 后用户可以从Access 2000 提供的数据库模板中选择 想要使用的模板，最后单击“确定”按钮； （4）在弹出的“文件新建数据库”对话框中，要求用 户在“文件名”组合框中输入要创建的数据库名，然 后单击“创建”按钮，这时弹出第一个“数据库向导” 对话框。 （5）在第一个“数据库向导”对话框中，显示出了用 户所选数据库模板所存储的信息。当单击“下一步>” 按钮时，Access 2000弹击第二个“数据库向导”对 话框。
5.2.1 创建数据库、数据库的打开和关闭 1．创建数据库 Access 2000 启动以后，系统将自动弹出“Microsoft Access”对话框。 在“Microsoft Access”对话框中，用户可以选择“空 Access 数据库”选项，进行人工建立新的数据库；也可 以选择“Access 数据库向导、数据页和项目”选项，由 数据库向导引导用户利用Access 2000 提供的数据库模板 生成用户需要的数据库。 若要人工创建数据库，应按下列步骤操作： （1）首先在“Microsoft Access”对话框中选择“空Access 数据库”选项； （2）单击“确定”按钮，Access 2000 弹出“文件新建数据 库”对话框； （3）在“文件新建数据库”对话框的“文件名”组合框中输 入要创建的数据库文件名； （4）单击“创建”按钮，Access 2000 即创建一个新的数据 库。
3.使用“数据表视图”创建表 若要使用“数据表视图”创建一个新表，应按下列步骤 操作： （1）在要创建表的“数据库”窗口中选择“表”选项卡； （2）单击“新建”按钮，Access在“新建表”对话框中选择“数据表视图”选项； （4）单击“确定”按钮，Access 2000立即打开数据表视图； （5）在数据表视图中，输入要存储的记录； （6）输入完记录后单击“保存”按钮，Access 2000 弹出 “另存为”对话框； （7）在“另存为”对话框中输入表的名称，然后单击“确定” 按钮，Access 2000即根据输入的记录创建新表。 【注意】 采用这种方式建立的新表其字段名依次为“字 段1”，“字段2”，“字段3”，……并且字段的数目及其数 据类型是由输入的记录决定的。
2．使用“表向导”创建表 若要使用“表向导”创建一张“部门”表，应按下列步骤操作： (1) 在要创建表的“数据库”窗口中选择“表”选项卡； (2) 单击“新建”按钮，Access 2000立即弹出“新建表”对话 框； (3) 在“新建表”对话框中选择“表向导”选项。 (4）单击“确定”按钮，Access 2000立即弹出第一个“表向导” 对话框。我们在“示例表”中，我们选择“供应商”，因为我 们建立的“部门”表的字段与“供应”的字段相似，我们可以 重新命名一下字段就可以了。 (5) 双击“示例字段”中的字段，把字段添加到“新表中的字段” 中，然后选中“新表中的字段”，点击“重命名字段”按钮， Access 2000就会弹出相应的对话框，我们可以修改其中我们所 要的字段名。 (6）点击“下一步”按钮，Access 2000弹出对话框，在文本框 中输入“职工基本信息”的表名，在单选按钮中，我们选中 “是，设置一个主键”。 (7)点击“下一步”按钮，Access 2000弹出对话框，我们可以点 击“关系…”按钮，修改表的关系。继续点击“下一步>”按钮， 将会出现相应的对话框，我们可以选择修改表格，打开表格输 入数据，选择好之后点击“完成”按钮,表格就建立完成了。
数字：用来存储进行算术计算的数字数据，但货币或日期除 外。 自动编号：每次向表中添加新记录时，Access会自动在这个 字段插入唯一的编号或随机编号。 是否：可以包含两个值中的一个，即“是”或“否”，“真” 或“假”，两个值只能取其中的一个。 OLE：用于使用OLE协议在其程序中创建的OLE对象，到另一 个数据库或文件的链接。 超级链接：主要保存超级链接 查阅向导：用于创建允许用户使用组合框选择来其他表或值 ： 列表的字段。 (6) 添加完成所有的字段后，想保存这个表格，Access 2000 弹出相应对话框，在“另存为”对话框中输入新表的名称。 (7) 点击“确定”按钮，这时Access 2000还会弹出另外的一 个对话框。 (8) 双击“ 职工基本信息”表打开，我们就可以往里填入每 个职工的基本信息。
5.2.3 数据表的关联 用户可以用多种方式来定义表之间的关系，在用户首次使用 表向导创建表示，向导会给用户提供创建表之间关系的机会，另 外用户可以在设计视图中创建和修改表之间的关系。 下面以“人力资源管理系统”为例，创建项目中的5张表之间 的关系，步骤如下： (1) 在数据库窗口中，单击数据库工具栏上的“关系”按钮,或 在数据库窗口中单击鼠标右键，在弹出的快捷键菜单中选择“关 系”命令，如果在数据库中已经创建立关系，那么在关系窗口中 将显示出这些关系。 如果数据库中还没有定义任何关系，Access 会弹出关系窗口 的同时弹出“显示表”对话框，用户可以选择需要的创建关系的 表，把它们添加到关系窗口中，在修改关系时，可以在关系窗口 中单击鼠标右键，选择“显示表”命令。 （2） 在第一个表中单击公用字段，然后把它拖到第二个表格中 的公用字段上，当用户释放鼠标时，在两个表之间就会出现关系 连线。 （3） 单击关系线，连线会变黑，表明已经选中该关系，单击鼠 标右键选择“编辑关系”或用鼠标左键双击，会出现“编辑关系” 对话框，查看两个表中对应的字段是否正确。 （4） 单击“联接类型”按钮，可以修改联接属性。
除 了 采 用 上 述 两 种 方 法 在 启 动 Access 2000 时 利 用 “Microsoft Access”对话框来完成外，还可以在进入Access 2000以后随时利用“文件”菜单中的“新建”命令或“新建” 按钮来完成，操作步骤如下： （1）从“文件”菜单中选择“新建”命令或单击“数据库”工具 栏上的“新建”按钮，Access 2000 将弹出“新建”对话框。 （2）若要人工创建一个数据库,则应在“常用”选项卡中选择“数 据库”选项；若要以某个模板为蓝本创建一个数据库,则应在 “数据库”选项卡中选择所要使用的模板； （3）单击“确定”按钮，Access 2000 即弹出“文件新建数据库” 对话框； （4）在“文件新建数据库”对话框的“文件名”组合框中输入要 创建的数据库文件夹名，然后单击“创建”按钮； （5）若用户选择的是人工创建一个数据库，则Access 2000 将直 接创建一个新的数据库。若用户选择的是使用模板来创建一个 数据库，Access 2000 将弹出“数据库向导”对话框，用户可 以根据“数据库向导”对话框中的提示进行操作，直至最后单 击“完成”按钮，即可生成一个利用数据库模板创建的数据库。
5 .2.2
数据表的建立 在Access 2000 关系数据库中，表是存储和管理数据 的基本对象，是有结构的数据的集合。需要注意的是：表 是Access 2000 关系数据库中的一个数据库对象，不是一 个独立的文件。 如果用户有一批数据需要存储、管理，而Access 2000 且关系数据库目前没有合适的表来存储这批数据时，就需 要建立一个新表。 在Access 2000 中，可以采用以下3种方式在当前数据 库的表对象中建立新表： ◆ 使用“设计视图” ◆ 使用“表向导” ◆ 使用“数据表视图” 1．使用“设计视图”创建表 现在我们就以“职工基本信息”的创建来讲解,使用 “设计视图”如何创建一个新表。 步骤如下：
5.2
建立数据库
在Access 2000 中，数据库是一个独立的文件，其 扩展名为 .MDB。需要注意的是：用户创建的数据库是 由表、查询、窗体、报表、数据访问页、宏和模块等数 据库对象构成的，这些数据库对象都是存储在同一个以 MDB为扩展名的数据库文件中。 在进入Access 2000以后，用户要做的第一件事就是 对数据库进行操作。如果需要使用的数据库已经建好就 请打开，否则需要自己动手创建。 在Access 2000中，可以采取两种方式来创建数据库： ■ 启动Access 2000 时创建数据库 ■ 进入Access 2000 以后随时创建数据库
第五章 Access数据库设计 数据库设计
5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 数据库设计的总体思路 建立数据库 数据查询 窗体设计 报表制作
第5章 Access 数据库设计 Access是美国微软公司开发的一个功能强大、操作简单的 数据库管理系统。无论是创建个人的独立桌面数据库，还是创 建一个部门或整个企业级的网络数据库，Access都可以为组织、 查找、管理和共享数据提供功能丰富的、简单易用的方法和手 段。 5.1 数据库设计的总体思路 数据库是具有某些共同性质的数据集合。例如，学校图书馆 的所有藏书，公司的人事档案和商务信息，企业的生产状况和 销售信息等。 设计数据库的总体思路可以分为以下四个步骤： （1）确定数据库的目的以及需要的表，把信息分成各个独立 的功能信息源； （2）确定所需要列（字段），每个表中要保存哪些字段信息； （3）分析每个表，确定各表间的数据有何关系； （4）改进完善设计。
2．打开数据库的方法有两种 若要在启动Access 2000时利用“Microsoft Access” 对话框来打开数据库，应按下列步骤操作： （1）首先在“Microsoft Access”对话框来中选择“打开已 有文件”单选项，然后在其下方的列表框中选择要打开的 数据库。 （2）单击“确定”按钮，Access 2000即打开选择的数据库。 若要随时利用“文件”菜单中选择“打开”命令或“打 开”按钮来打开指定的数据库，应按下列步骤操作： （1）从“文件”菜单中选择“打开”命令或单击“数据库” 工具栏上的“打开”按钮，Access 2000 将弹出“打开” 对话框。 （2）在“打开”对话框中选择要打开的数据库。 （3）单击“打开”按钮，Access 2000 即打开选择的数据库。 需要注意的是：在任何时刻，Access 2000 只能打开唯 一的一个数据库。若要打开另外一个数据库，必须首先关 闭目前已打开的数据库。