1序 (2)2基础篇 (2)3财务篇 (2)4物流篇 (2)5生产与工单管理篇 (2)6系统管理篇 (2)7ERP ENGLISH专用语 (3)7.1财务术语 (3)7.1.1 Chart of Accounts 财务科目表 (3)7.1.2 Accounting process 记账过程 (8)7.1.3 Finance Reports财务报表 (11)7.2物流术语 (13)7.2.1 Procurement采购管理 (13)7.2.2 Sales Management销售管理 (15)7.2.3 Inventory Management存货管理 (16)7.2.4 物流报表 (17)7.3生产术语 (18)1. 序2. 基础篇3. 财务篇4. 物流篇5. 生产与工单管理篇6. 系统管理篇7. ERP English专用语本章是专门讲解ERP软件的常用英语专门用语的。
ERP作为一个西方发明的管理工具，大量使用专门的术语，对于我国的广大使用者学习者的确是一个需要专门处理的内容。
此外，ERP实施中很多公司都有外籍管理人员参与，需要中方员工能够流畅地沟通讨论实施中的各种问题。
本书主要是以ADONIX使用到的术语进行讲解，其中使用较多的英语知识，阅读者需要较好的英语基础。
这方面需要深造的读者可以联系《ERP English》培训班。
a) 财务术语财务模块，finance module，是ERP的核心，即便不是财务专业的读者，也需要了解一些最基本的财务术语。
Module，模块，是ERP系统的各个组成部分。
粗的分类就是finance，logistics，production三大模块，财务、物流、和生产。
其中财务模块又通常分为GL (General Ledger)，AP(Account Payable)，AR(Account Receivable)，即总帐、应付、和应收模块。
i.Chart of Accounts 财务科目表Chart of accounts，就是财务科目表，简称COA。
下面是ADONIX使用的一个COA的例子：Credit Memo可以解释为退款的通知，是采购退货之后从供应商那儿退款之后记账用的。
反过来如果客户退货，那么就应该是Debit Memo，但是也有叫Customer Credit Memo的。
▪Why you call it a credit memo? We don’t have this in China.✧What do you call it then?▪No, we don’t use a separate bill. We deduct the amount from the next invoice.✧But how do you know it is not a discount?▪Is there any difference between a credit memo and a discount invoice? Anyway it is a less charged situation.✧Certainly there is!这是中外籍财务人员对于退款处理方式的不同看法。
Payables Write Off应付帐款如果对方取消了，就是write off。
Write off是个常用的词汇，比如固定资产报废了，也是write off assets；存货盘点出现盘亏，记账把它write off。
等等。
Variance Account就是差异科目。
会计记帐上会处理许多差异，比如增值税17%的税值往往会因为累计而发生四舍五入的差异，这样需要差异科目来记录这些差异，比如Rounding Variance。
计算机记帐特别是ERP系统，需要其他一些特殊的科目来处理一些技术性的分录，比如dummy accounts，suspense accounts, temporary accounts等等。
不同的财务高级主管会使用不同的技术词汇。
▪I don’t understand which account we should use for loan shipments.✧You can just pick up a dummy account and use it. When we run the test we will come back tocheck the result. We can then replace the dummy account by the correct one.例：▪I am entering the initial balances, it is a long list. How can I save it for afternoon. I have to eat lunch.✧You can simply close your balance to account 99999, the Initialization Dummy Account.▪Then what?✧Well, you can reopen the entry, delete the number under 99999, and start again.这段话就是在讨论怎么把输到一半的初始化财务余额存一下，下午再继续输入。
这时候就要使用Initialization Dummy Account，先把剩下的余额存在这个科目下，等回来再打开，把这个临时科目下的数字清掉，继续输入即可。
PPV Variance AccountPPV 就是Purchase Price Variance，采购价格差异。
这是一个典型的差异科目。
Gain and Loss汇兑损益。
非财务的人员只要理解在不同币种之间进行转手时总是会发生汇率的差价的，因此财务上需要计算这种差价因为汇率涨跌造成对公司财务的影响。
有时这种影响只是理论上的，纸面上，但是系统会自动地计算出来，并在这些汇兑损益的科目中记录，比如A/P Gain on Currency Exchange、A/R Gain on Currency Exchange、Cash Gain on Currency Exchange、A/R Loss on Currency Exchange、A/P Loss on Currency Exchange、Cash Loss on Currency Exchange。
例：▪We used to calculate the gain and loss on paper. This time we are going to use the system to handle it. Watch out for the outcomes.✧We have compared the gain and loss numbers with our spreadsheet, they are different. Butthe difference is small.▪I would rather believe the system number.Inventory Revaluation存货重估。
存货通常是按照标准成本记入系统的。
一旦标准成本改变，整个存货的余额就要发生变化。
于是系统就会产生一笔分录记录到这个调整科目中去。
例：▪Before we understand how the system recalculates the inventory, I don’t want you make any changes to the SCP of the goods.(SCP = standard cost price)✧The system has a function called Stock Revaluation, we can test it first.▪Please test it in the test environment. I don’t want you screw up my report due on Friday.ii.Accounting process 记账过程记账过程是从分录开始，就是entries，可以是手工的分录(manual entries)，也可能是系统自动产生的分录（entries generated by the system）。
然后这些分录要在系统中记进特定的帐（journals）中，有的软件专门有一个操作叫journalize，就是把自动产生的分录经过财务人员审核后记入系统的帐中去。
记账后，还有一个操作叫post。
一般在post之后就不能修改分录了。
上面讨论的过程叫做process，ERP实施就是把一个一个的process在系统中实现。
把一个复杂的process制定成一套规则，并且写成文件，就形成一个规程，叫procedure。
一个procedure，通常是比较书卷气的法律条文式的文件，并不适合使用者读懂掌握，那么就会另外写成使用手册式的文件，用来培训，或者备查，这种文件叫做manual，或者user manual。
把process做成简单明了的图，叫process flowchart，或diagram。
比如我们前面各章都是先给出一个流程图（flowchart），然后就把一个过程用文字和屏幕抓图(screen printouts)叙述这个流程。
这样就是用户手册（manual）。
财务每个月底都要做月结（或者准确地说是在下个月的月头）。
月结是一个相当繁琐的过程，叫做monthly closing。
每年也有一个结算，叫做annual closing。
还有审计在每年的一定月份进行，叫auditing。
有内部审计，internal audit，是总部派人来做的，往往会超出财务的范围，审查工作进行的状况。
Entry 和Transaction，经常是混用的。
这里entry是指人输入的，是手工产生的记录；transactions，是泛指所有产生的数据记录，记载财务或者物流的变动，可能是自动产生的。
所以如果财务总监要看所有的存货的变动，会说：”Could you please bring me all the transactions of the stock movement?”如果要查一下谁做的一笔错的分录，会说：“Please find out who did this entry?”要注意transaction的用法是很灵活的，比如有在存货模块有BP’s transactions，是指与BP(商业伙伴，business partner)之间的存货往来。