公司合同管理工作流程
一、总则
1.目的
为加强、完善公司流程管理工作,对合同的履行实施有效监控,特制定本合同流程管理规则。
2.适用范围
2.1公司与其他法人、其他组织、个人之间签订的经济合同、技
术合同等。
2.2公司各类合同的签订、履行、变更、监督、检查、归档等程
序。
3.合同编制要求
合同应当按照法律要求编制而成,主要条款齐全,双方当事人在交易中的权利、义务和法律责任明确具体,无有损双方利益或者违反法律、行政法规的条款。
二、合同的审核和签订
1.签订合同前的准备工作
签订合同前,签约人应详细了解合同文本条款,签约金额较大的,合同文本后应附:项目可行性分析报告。报告包括的内
容有:项目名称、合作方名称、项目内容介绍、目标市场分析、盈亏分析、风险分析、其他注意的方面及项目可行性建议等。
如合同执行还如合同执行还需第三方来制作完成,应附:制作方名称、制作内容、所需费用等。
2.合同的审核和签订程序
2.1经办人员签订合同时,应向主管领导提出申请,报请批准。
2.2主管领导对合同进行审核,对合同的可行性和执行合同采取
的风险措施等提出建议,然后将合同退还经办人员,由经办
人员报请财务审核。
2.3合同中凡有关对外付款、往来支付包括垫款等条款,须经财
务部成本核算预测。财务审核通过后,经办人员将合同审批
表、成本预算表及合同原件和可行性研究分析报告,转报主
管负责人。
2.4主管负责人签署意见后,由财务人员核实后加盖合同专用
章,此时,合同正式生效。
2.5经办人员完成对方单位盖章手续,盖章手续履行完后,须将
业务资料交合同管理人员归档保存。
三、合同履行
1.合同生效后,主管部门应按照合同约定履行或安排相关项目
人员履行;并随时跟踪合同履行情况,确保合同目的的实现
及保护公司合法权益。
2.履行合同前,主办部门相关人员要仔细阅读合同条款,确保
合同履行的有效性。
3.履行过程中发现主体名称不一致、合同权利义务转让及履行
延迟等特殊情况,主办人员应及时通知公司相关负责人,以
便及时处理。
4.主办部门应妥善收集、留存于合同履行有关的传真、信函、
电子邮件、发票、验收证明、收发货单等证据材料,并妥善
保管归档。
四、合同的修改、变更
合同需要变更修改的,主办部门应尽快形成相关补充协议,按照本流程规定的程序签署、执行。
五、合同的登记、归档
1.合同签署后,主办部门应在合同文本上标注合同编号,以便
查找及监督履行。
2.主办部门要建立完整的合同记录表(附件参考格式),表格
中应记录合同编号、签署日期、合同名称、合同金额、履行
情况等。
3.合同正本由合同管理人员存档;合同副本根据需求确定份
数,发放给相关协办部门,其中经济类合同需将副本或复印
件报财务部备案。
4.合同履行完毕后,需及时将合同原件、合同附件、补充协议
及相关履行材料分类归档保管。
六、合同监督、检查
1.合同所涉及的相关部门应积极配合及监督主办部门依照合
同的约定履行合同,确保合同目的实现,防范纠纷。
2.部门负责人定期检查合同记录表,监督合同履行。
合同审批表
合同记录表
合同记录表