中国邮政集团公司档案业务管理制度（试行）第一章总则第一条为进一步规范中国邮政集团公司的档案工作，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及国家档案局《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）等法律法规，结合企业实际情况，制定本制度。

第二条中国邮政集团公司档案是指各级邮政企业在建设发展、生产经营、管理和研发等活动中形成的具有保存价值的各种形式的文件，是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。

第三条中国邮政集团公司档案工作是企业的基础性管理工作，以满足企业各项活动在证据、责任、信息等方面的需求为目的，运用现代化技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业建设发展、生产经营、管理和研发提供有效服务。

第四条中国邮政集团公司档案工作以资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。

各级邮政企业应加强档案工作组织领导，确定机构和人员，落实工作经费，配备设施设备，健全工作制度，维护档案完整、准确、系统和安全，推进档案工作信息化发展。

第二章档案工作管理要求第五条档案工作业务管理体制（一）中国邮政集团公司档案工作，按照统一领导、分级负责的原则实行集团公司、省（区、市）邮政公司、市（地）邮政局三级档案管理体制，并依法接受国家档案管理部门的业务指导。

（二）集团公司办公室是主管中国邮政集团公司档案工作的职能部门，办公室（信访档案处）负责集团公司各部门、直属各单位、各省（区、市）邮政公司档案工作的管理。

各省（区、市）邮政公司、各市（地）邮政局档案部门负责本企业及所属单位档案工作的管理。

（三）中国邮政储蓄银行、中国邮政速递物流公司、中邮人寿保险公司分别负责管理本企业及所属单位的档案工作，并接受集团公司档案部门的监督、检查和指导。

第六条企业的档案工作管理职责（一）各级邮政企业应贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障。

（二）各级邮政企业、各部门（项目）应确定档案工作的分管领导，应将文件的形成、积累和归档要求纳入本企业各部门（项目）工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导和各部门（项目）负责人及有关人员职责履行情况进行考核。

（三）应采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。

（四）企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作，依照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》（档发字[1998]6号）的要求进行。

第七条企业各部门的档案工作职责（一）加强文件形成过程的管理，企业各部门（项目）负责人应对本部门（项目）归档文件的完整和系统负责。

（二）各部门（项目）文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。

（三）各部门（项目）档案人员应负责收集、整理（立卷）归档文件，并对归档文件的整理（立卷）质量负责。

第八条档案部门的工作职责（一）宣传贯彻执行《中华人民共和国档案法》和国家有关档案工作的法规、方针、政策及规范标准。

（二）统筹规划本企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。

（三）负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和开发利用工作。

（四）指导本企业各部门（项目）文件的形成、积累、整理和归档工作，参与工程、设备、产品、科研项目的验收和鉴定工作。

（五）监督、检查和指导本企业所属单位（包括派出机构和投资的全资、控股公司）的档案工作，组织本企业专（兼）职档案人员的培训。

（六）负责组织本企业档案信息化管理的实施工作。

（七）依照上级档案主管部门的进馆要求移交档案。

第九条档案人员的素质要求（一）档案人员应遵纪守法、忠于职守、责任心强。

（二）档案人员应具备专业管理能力，具有档案专业知识和邮政业务知识，掌握计算机操作技能。

（三）档案部门负责人应具有大学本科（或同等）以上学历，或具有中级以上技术职称。

（四）档案人员应具有大学专科（或同等）以上学历。

（五）档案人员应接受档案业务培训，持证上岗。

第三章档案工作制度第十条档案工作规章（一）明确企业文件形成归档责任。

各级邮政企业在制定规章、标准和制度中应提出相应的文件收集、整理和归档的责任要求。

（二）制定企业档案工作规定。

企业档案工作规定是企业档案工作的基本要求，其主要内容应包括：档案工作原则及管理体制，文件的形成、积累与归档职责要求，档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原则，解释权限等。

（三）制定档案管理应急预案。

对可能发生的突发事故和自然灾害，各级邮政企业应制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。

对档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复，应制定应急预案。

（四）建立档案工作交流协作制度。

省（区、市）邮政公司应参加集团公司档案工作协作组的活动，并要建立本企业的档案工作交流协作组织，开展理论研讨、经验交流与争优创先工作，提高邮政企业档案工作的整体水平。

（五）建立档案工作检查考核制度。

对在档案工作中表现突出，为促进邮政企业建设发展和维护邮政企业合法权益做出突出贡献的单位和个人应给予表彰和物质奖励。

（六）建立档案工作责任追究制度。

对违反文件收集、归档及档案管理制度，发生档案泄密，造成档案丢失、损毁的单位和个人，依法追究相关责任。

第十一条档案管理制度（一）文件归档制度。

应明确文件归档范围、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。

（二）档案保管制度。

应明确档案保管工作原则和制度、各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、受损档案处置办法、档案进（出）库要求、库房管理要求和库房管理员职责。

（三）档案鉴定销毁制度。

应明确鉴定工作的组织、职责、原则、方法、时间等要求。

（四）档案统计制度。

应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。

（五）档案利用制度。

应明确档案提供利用的方式、方法，规定查（借）阅档案的权限和审批手续，提出接待查（借）阅档案的要求。

（六）档案保密制度。

应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的保密责任。

（七）电子档案管理制度。

应明确企业各信息系统形成电子文件的归档、管理和利用要求。

（八）档案管理系统操作制度。

应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。

第十二条档案业务规范（一）文件、档案整理规范。

应明确文件整理（立卷）与档案整理原则、整理方法、档号编制要求和档案装具要求等。

（二）档案分类方案。

应明确分类依据、类别符号、类目范围。

（三）文件归档范围和保管期限表。

应明确各类文件归档的范围及其相对应的保管期限。

（四）特殊载体档案管理规范。

应明确不同载体档案收集、整理的要求和保管的条件。

第四章文件整理与归档第十三条文件形成、积累要求（一）文件形成时应使用耐久、可靠的记录载体和记录方式。

（二）文件形成者应将办理完毕、有保存价值的文件及时交本部门（项目）档案人员保管。

第十四条文件归档范围（一）《中国邮政集团公司文件归档基本范围和保管期限表》（见附件1）是各级邮政企业确定文件归档范围和保管期限的依据，各级邮政企业可结合实际情况作适当调整。

（二）集团公司各直属单位产生的金融、保险等专业文件，应依据国家的有关规定，补充制定相关文件的归档范围。

1.中国邮政储蓄银行应按照中国银行业监督管理委员会、国家档案局联合下发《关于加强银行档案工作的意见》（银监发[2007]45号）的精神，制定金融业务文件的归档范围。

2.中邮人寿保险股份有限公司应参照中国人民保险公司、国家档案局联合下发的《中国人民保险公司保险档案管理细则》（保发[1994]85号），制定保险业务文件的归档范围。

第十五条文件整理（立卷）原则文件整理（立卷）应遵循文件形成规律，区分不同保管期限，保持文件间有机联系。

第十六条文件整理（立卷）要求（一）党群管理类、行政管理类、经营管理类、业务管理类文件，应按照《归档文件整理规则》（DA/T22）、《文书档案案卷格式》（GB/T9705）整理，经济合同类文件也按照上述标准整理。

（二）建设项目（工程）类、设备仪器类、邮政产品类、科研开发类文件，应按照《科技档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822）整理。

（三）会计业务类文件应按照《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号）整理。

（四）职工管理类文件应按照《企业职工档案管理工作规定》（劳力字[1992]33号）整理。

（五）音像类文件中感光、磁性载体材料应分别按照《照片档案管理规范》（GB/T11821）、《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15）整理，电子（数码）载体参照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894）整理。

（六）实物类文件应按实物类型登记造册，分类整理。

（七）电子类文件按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894）、《公务电子邮件归档与管理规则》（DA/T32）和《CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1）整理。

第十七条文件归档时间（一）党群管理类、行政管理类、经营管理类、业务管理类、邮政产品类（其中集邮品）、经济合同类文件于次年6月底前完成归档工作。

其中，涉及产权产籍、质量认证、资质信用、知识产权等文件应随时归档。

（二）建设项目（工程）类、设备仪器类、邮政产品类（其中邮政专用产品）、科研开发类文件应在验收、鉴定前归档，周期长的可分阶段、单项归档，项目设立档案室或配备专职档案人员的应随时归档。

（三）会计业务类文件应在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后于次年6月底前移交档案部门。

（四）职工管理类文件应随时归档，由人力资源部门管理。

死亡职工档案由人力资源部门保管5年后移交档案部门。

（五）音像、实物类文件应由形成部门编制文字说明，在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。

（六）电子文件逻辑归档应实时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。

（七）更新、补充的文件，企业内部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件，企业资产与产权变动中形成的文件等，应随时归档。

第十八条文件归档要求（一）各级邮政企业实行部门（项目）的文件收集、整理（立卷）、归档责任制。

各部门（项目）档案人员应按照规定将文件整理（立卷）后归档。

（二）归档的文件应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备的标称质量要求。

（三）归档的文件应为原件。

因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档，但须注明原件流向或存放地点；原件丢失的，由文件形成部门出具文字说明，并加盖公章。

（四）非纸质文件应与其文字说明一并归档。

外文（或少数民族文字）材料若有中译文的，应一并归档，无译文的要译出标题、目录后归档。