日常管理工作手册
用户档案管理规程
CPM-WI-BJ-RC-005 第 1 页共 3 页1目的
规范用户档案的保管与跟踪工作。

2适用范围
适用于管理中心用户档案的保管与跟踪。

3职责
3.1物业助理负责监控用户档案保管与跟踪工作。

3.2物业管理员负责依照本规程具体实施用户档案的建立、保管与跟踪。

4工作流程
4.1建立《用户档案》，其内容包括：
4.1.1《入伙通知书》；
4.1.2购房合同；
4.1.3《用户档案资料表》（用户营业执照的复印件张贴于表后面）；
4.1.4经用户签署后的《委托物业管理服务协议》；
4.1.5经用户签署后的《用户公约》；
4.1.6经用户签署后的《装修管理责任书》；
4.1.7《房屋交付验收表》；
4.1.8《装修申报表》、相关图纸及装修单位资料；
4.1.9《委托银行代收费协议书》；
4.1.10《违章处理通知书》及处理结果资料；
4.1.11各类申请电话、有线电视、管道燃气等开通的申请书等其他应保存的资料。

4.2 档案盒的制作
4.2.1根据档案盒的规格准备相应的档案标贴纸。

用户档案管理规程 CPM-WI-BJ-RC-005
422 在档案标签贴纸上打印出不同字号的档案类别名称， 其格式一般是由文档名称、
组织机构、编号、栋号•楼层号•房号等几部分组成，表达式如下：
xxx-xx-x^x^x
以艾维克大厦为例：CPM - AVIC — 001
CPM 中航物业管理有限公司
AVIC :俊景豪园管理中心 001 :编号 001
标签效果图如右所示：
4.2.3 将制作好的档案标签纸贴在档案盒左侧立面距顶部
3cm 位置上，并排列在档案
柜中。

4.3 用户档案的建立
4.3.1 准备适量的26cm x 34cm 左右尺寸的档案袋。

4.3.2 将写有“栋号、楼层号、房号”的标签贴纸贴在档案袋封面上。

4.3.3 将用户的有关资料存放在相应的档案袋内。

4.3.4 将各用户的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒内。

4.3.5
按档案盒内的各用户的档案排列顺序，将档案有关内容登记在《用户档案》内。

其内容包括：序号、用户姓名、栋号房号、联系电话、档案编号、入住时间、 备注等栏目。

4.4 用户档案的跟踪
4.4.1 当发生下列情况变化时，物业管理员应将变化情况记录在《用户档案》中：
a. 通讯电话联络方式发生变化时；
b.
用户产权发生更替时； c. 住房使用人发生变化时
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用户档案
CPM — JJ —
001
A 座
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用户档案管理规程
CPM-WI-BJ-RC-005 第 3 页共 3 页442 《用户档案》跟踪管理，由事务管理员每季度进行一次用户情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他费用一个月以上的用户，管理员应至少每隔15天跟踪
一次。

4.5《用户档案》属绝密档案，特殊情况如需查阅须报管理中心经理批准，经行政部资
料档案员办理登记手续后方可查阅。

4.6《用户档案》应永久保存。

4.7将各用户资料输入电脑进行无纸化管理。

4.8本规程执行情况作为行政部资料档案员绩效考评的依据之一。

5相关文件和质量记录表格
5.1《管理处文件、资料管理规程》
5.2《入伙登记册》。