第四节应收款管理系统日常业务处理一、应收单据处理应收单据处理指企业进行单据录入和单据管理的工作。

通过单据录入和单据管理，可记录各种应收业务单据的内容，查阅各种应收业务单据，完成应收业务管理的日常工作。

如果同时使用应收款管理系统和销售管理系统，则发票和代垫费用产生的应收单据由销售系统录入，在应收款管理系统可以对这些单据进行审核、弃审、查询、核销、制单等功能。

此时，在应收款管理系统需要录入的单据仅限于应收单。

如果没有使用销售管理系统，则各类发票和应收单均应在应收款管理系统录入。

(一)应收单据录入应收单的实质是一张凭证，用于记录销售业务之外所发生的各种其他应收业务。

应收单表头中的信息相当于凭证中的一条分录的信息，表头科目为核算该客户所欠款项的一个科目。

应收单表头科目必须是应收系统的受控科目。

应收单表体信息可以不输入，不输入的情况下点击保存按钮系统会自动形成一条方向相反、金额相等的记录。

表体中的一条记录也相当于凭证中的一条分录。

当输入了表体内容后，表头、表体中的金额合计应借、贷方相等。

操作要点：在目录区树型列表中选择“日常处理/应收单据处理/应收单据录入”，选择单据类别及方向，确认后进入应收单据处理界面。

点击〖增加〗按钮，则可新增应收单据。

输入各个栏目信息后，点击〖保存〗按钮将其保存。

(二)应收单据审核操作要点：1.方法之一，在“应收单据录入”主界面，可通过〖首张〗、〖上张〗、〖下张〗、〖末张〗按钮查找所需要审核的单据，也可通过〖定位〗按钮，查询需要审核的单据，找到后，点击〖审核〗按钮审核单据。

如果正在查看某张单据，则可以直接单击〖审核〗图标将当前单据审核。

2.方法之二，在目录区树型列表中选择“日常处理/应收单据处理/应收单据审核”，系统弹出“单据过滤条件”对话框，系统默认为全部未审核单据。

若点击〖批审〗按钮，系统将对选定范围的单据进行成批审核并在完成后提示“本次审核成功发票X 张，本次审核成功应收单X张”；若点击〖确认〗按钮，则进入“应收单据列表”界面，手工选择单据进行审核，可点击〖全选〗按钮选定单据，然后点击〖审核〗按钮，系统进行审核并提供审核情况报告，如图8-21所示。

图8-21应收单据审核友情提示：1.当选项中设置审核日期的依据为单据日期时，若发现该单据日期所在会计月已经结账，则系统将提示不能审核该单据，除非修改审核方式为业务日期。

2.不能在已结账月份中进行审核及弃审处理。

已经审核过的单据不能进行重复审核；未经审核的单据不能进行弃审处理。

已经做过后续处理（如核销、转账、坏账、汇兑损益等）的单据不能进行弃审处理。

(三)应收单据复制若新增的单据与已录入单据相似，可通过单据复制功能，提高单据录入的效率。

在“应收单据录入”主界面，查找到被复制单据，点击〖复制〗按钮，即可将当前界面的单据复制到新增单据上，在新增单据上修改相关栏目后再将其保存。

(四)应收单据修改在“应收单据录入”主界面，查找到所需要修改的单据后，点击〖修改〗按钮进行修改。

修改完成后，按〖保存〗按钮，即可保存当前修改结果。

友情提示：1.单据的名称和类型不能进行修改，已经审核过的单据不允许修改。

2.若修改的客户有封存标志，则系统将提示不能保存当前的修改内容。

(五)应收单据删除在“应收单据录入”主界面，查找到需要删除的单据，点击〖删除〗按钮。

如果正在查看某张单据，则可以直接单击〖删除〗图标将当前单据删除。

友情提示：1.从销售管理系统中传入的单据不允许删除。

2.已经审核过的单据不允许删除。

二、收款单据处理收款单据处理主要是对结算单据进行管理，包括收款单、付款单的录入、审核。

应收款管理系统的收款单用来记录企业所收到的客户款项，款项性质包括应收款、预收款、其他费用等。

其中应收款、预收款性质的收款单将与发票、应收单、付款单进行核销勾对。

在一张收款单中，若选择表体记录的款项类型为应收款，则该款项性质为冲销应收款；若选择表体记录的款项类型为预收款，则该款项用途为形成预收款；若选择表体记录的款项类型为其他费用，则该款项用途为其他费用。

录入收款单时需要指定其款项用途，如果同一张收款单包含不同用途的款项，应在表体记录中分行显示。

对于不同的用途的款项，系统提供的后续业务处理不同。

对于冲销应收账款，以及形成预收款的款项，需要进行核销处理，即将收款单与其对应的销售发票或应收单进行核销勾对，进行冲销客户债务的处理。

对于其他费用用途的款项则不需要进行核销。

若一张收款单中，表头客户与表体客户不同，则视表体客户的款项为代付款。

应收款管理系统的付款单用来记录发生销售退货时，企业开具的退付给客户的款项。

录入付款单时需要指明付款单是应收款项退回、预收款退回、还是其他费用退回。

付款单可与应收、预收性质的收款单、红字应收单、红字发票进行核销。

收款单据填列要诀：1.新增单据时，若输入了客户，则与客户相关的内容均系统将自动带出，如客户的银行名称、银行账号等信息。

2.表头中必须录入的项目有：客户、单据日期、单据编码、结算方式、币种、金额，当币种为外币时，汇率也必须输入。

表体中必须输入的项目有：款项类型、客户、金额。

3.输入完表头数据后直接点击保存按钮或者点击表体空白处系统应该自动将表头信息带入表体中。

4.款项类型必须在“应收款”、“预收款”、“其他费用”中选择一种，缺省选择应收款。

缺省情况下，新增的表体记录其款项类型为应收款，客户名称均自动带出表头的内容，但可以修改，若修改了表体的客户信息，则系统自动将该结算单作为代付款处理。

5.款项类型为应收款、预收款时，表体中对应输入的冲销科目必须本系统的受控科目；款项类型为其他费用时，表体中对应输入的冲销科目不能是应收系统的受控科目。

6.表体本币金额=表体金额*表头汇率，输入原币金额时自动计算本币金额，修改本币金额时自动反算金额。

7.表体记录的原币金额合计和本币金额合计必须与表头的原币金额、本币金额相等。

当输入的表体原币金额合计已经等于表头的原币金额，但表体的本币金额合计不等于表头的本币金额时，应该将其差额分摊到最后一条表体记录上。

示例8-8：2006年1月18日，收到客户江西新阳光电汇货款及运费1053000元，录入收款单并审核，不立即制单。

操作步骤：1.在目录区树型列表中选择“日常处理/收款单据处理/收款单据录入”，进入收款单据录入界面，点击〖增加〗按钮，新增收款单，如图8-22所示。

“日期”栏录入“2006-01-18”；“客户”栏选择“江西新阳光”；“结算方式”栏选择“电汇”；“金额”栏录入“1053000”；“摘要”栏录入“收回货款及代垫运费”录入完毕后点击〖保存〗按钮。

8-22收款单据录入2.点击〖审核〗按钮，系统完成审核后弹出对话框询问“是否立即制单？”，选择“否”返回收款单据录入界面。

三、核销处理单据核销是指日常进行的收款核销应收款的工作。

通过建立收款与应收款的核销记录，监督应收款及时核销，加强往来款项的管理。

系统提供了两种核销方式：手工核销和自动核销。

手工核销可以根据查询条件选择需要核销的单据，然后手工核销，加强了往来款项核销的灵活性。

自动核销可以根据查询条件选择需要核销的单据，然后系统自动核销，加强了往来款项核销的效率性。

示例8-9：2006年1月18日，手工核销客户江西新阳光销售收款单据。

操作步骤：1.在目录区树型列表中选择“日常处理/核销处理/手工核销”，系统弹出“核销条件”对话框，在“客户”栏参照选入“江西新阳光”，在“计算日期”栏输入“2006-01-18”，点击〖确认〗按钮进入单据核销界面，系统列出符合条件的发票、应收单及收款单，如图8-23所示。

图8-23手工核销单据2.输入本次结算金额1053000后，点击〖分摊〗按钮，系统将当前收付款单列表中的本次结算金额合计自动分摊到被核销单据列表的本次结算栏中。

3.点击〖保存〗按钮，系统自动保存该收付款单核销信息。

已核销的单据不再显示在单据列表中。

故障诊断室：故障：收款单已开出并审核，以手工核销方式进入单据核销界面时，只有发票和应收单，没有收款单。

诊断：登录系统日期滞后单据日期，如单据日期为2006年1月18日，登录系统日期为2006年1月16日，则系统只显示2006年1月16日前开出的收款单。

解决方法：以2006年1月18日重新登录系统，或者点击〖过滤〗按钮，将计算日期调整为“2006-01-18”即可。

友情提示：1.只有应收款和预收款才允许核销，收付款单表体中款项类型为其他费用的记录不在收付款单列表中显示。

2.应收系统中选择收付款单类型为收款单时，被核销单据列表中可以显示的记录有：蓝字应收单、蓝字发票、付款单；选择收付款单类型为付款单时，被核销单据列表中可以显示的记录有：红字应收单、红字发票、收款单。

四、转账处理(一)应收冲应收应收冲应收是指将一家客户的应收款转到另一家客户中。

将应收款业务在客商之间进行转入、转出，实现应收业务的调整，解决应收款业务在不同客商间入错户或合并户问题。

操作要点：在目录区树型列表中选择“日常处理/转账/应收冲应收”，系统弹出应收冲应收对话框，如图8-24所示；在货款、其他应收款、预收款和合同结算单复选框中选择需要处理的单据；输入转出户、转入户、币种等过滤条件，单击〖过滤〗按钮，系统会将该转出户所有满足条件的单据全部列出；可手工输入并账金额，金额大于0，小于等于余额，双击本行系统将余额自动填充为并账金额；输入完有关信息后，按〖确认〗按钮，系统会自动地进行转出、转入处理。

按〖取消〗按钮，系统将会取消上述操作。

图8-24应收冲应收友情提示：1.每一笔应收款的转账金额不能大于其金额。

2.每次只能选择一个转入单位。

3.使用〖全选〗按钮将当前满足条件的所有单据的金额全部写入并账金额一栏。

使用〖全消〗按钮将转账金额一栏清空。

(二)预收冲应收应收冲预收是指处理客户的预收款和该客户应收欠款的转账核销业务。

操作要点：在目录区树型列表中选择“日常处理/转账/预收冲应收”，系统弹出预收冲应收对话框，如图8-25所示；如直接点击〖自动转账〗按钮，则系统会自动进行成批的预收冲抵应收款工作；如需进行单个客户的预收冲抵应收款工作，则可在“预收款”页签中输入过滤信息并按〖过滤〗按钮，系统会将该客户所有满足条件的预收款的日期、转账方式、金额等项目列出。

在转账金额一栏里输入每一笔预收款的转账金额。

用鼠标单击“应收款”页签，在应收款页签中输入过滤信息并点击〖过滤〗按钮，系统会将该客户所有满足条件的应收款的单据类型、单据编号、单据日期、单据金额、转账金额等项目列出。

输入完有关预收款和应收款的信息后，按〖确认〗按钮，系统会自动地将两者对冲。

按〖取消〗按钮，系统将会取消上述操作。

图8-25预收冲应收友情提示：1.每一笔预收款、应收款的转账金额不能大于其余额。