定义（可选要素）:它应置于每项管理制度第一章总则的第二条，主要是对关键词 语进行解释，主要说明不常用或在文件中有特别意义的用语。当管理制度中 某些关键词语尚未普遍使用，或有可能影响管理制度的理解时，宜对这些词 语加以解释说明。
适用范围（必备要素):适用范围主要描述制度适用的区域、部门、组织、人员等。 职责（必备要素):主要简述执行制度的职责和权限分工，说明需要哪些部门参与 完成，具体负责管理制度中哪些事项。
正文：
1、采用条款式，即贯通式章条结构。 2、每章可以再另分节、条、款、项。（分章节的写作一般都拟制小标题，一个条目 表达一个意思，不可把几个内容包括在一个条目之中）。 第一章 总则：分条概述制定本制度的目的、原则、适用范围、定义。 第二章 职责；分条概述本制度的归口主管部门。 · · · · · · · · · · 最后一章 附则：说明主管部门实施日期等内容。 3、条目下面的款、项（段落安排），全部用序号标注。 顺序：（一），（二），（三）· · · · · · · · · 1. ，2. ，3.· · · · · · · · · · 1.1 ，1.2 ，1.3· · · · · · · · · 1.1.1，1.1.2, 1.1.3· · · · · · · · · 4、全文的章、条序号需按数字顺序衔接，节及每个条目下面的款、项序号独立按数 字顺序衔接。

版式
1、页面采用纵向A4幅面。页边距的设置：上边距2.7cm、下边距2.5cm，左边距 2.8cm、右边距2.6cm。 2、文件标题居中。 3、章节小标题居中，两个字的小标题文字之间要空两个字的间隙。 4、条款均采用段落格式。 5、章节条编号与文字之间空一个字的间隙。 6、每个图、表的标题要居中 7、在每个附件的首页右上角（整个版面的第一行文字）标明附件序号，用四号 仿宋字体排。 8、原则上每个附件（或附表）应另起一页，如果有多个较短的附件（或附表）， 也可接排，接排的上下距离必须大于两个相关人员所进行的工作，描述内容包括执行 工作的时间、由谁于何时何地以何种方式执行什么工作。管理内容和方式是 管理制度的主体内容，可用一章或若干章予以表述。 附则（必备要素）：它应作为每项管理制度正文的最后一章。在这一章中应明 确表明该管理制度的解释部门和实施日期，当与现行管理制度相冲突时，应 表明处理原则。 附件（可选要素）：附件即为制度内容中所包含的记录、表格。制度内容中首 次出现第一个附件（或附表）时，需在该附件名称后作（见附件1）或（见 附表1）标注，然后依此类推。如附件（或附表）下还有附件（或附表）， 则标名为（附件1-1），再依此类推。
结尾：
1、注明本制度由哪个部门负责制定、解释、修改和执行 2、注明本制度自发布之日起实施，如有以新的制度取代原制度的，应当写 明予以废止的原制度名称、文号及废止时间。

内容
目的（必备要素）:主要描述编写文件的目的或意图。它应置于每项管理制度第一 章 总 则 的 第 一 条 。 应 使 用 “ 为 了 …… ， 特 制 定 本 制 度 （ 或 本 办 法 、 本 规 定、……）”。
规章制度编写规范
部门分工 基本要求 基本格式 注意事项

（主题结构、内容、版式、字体）
部门分工

各职能部门负责分管业务规章制度的起草、补充和修改工作 法律事务部负责对规章制度的合法性进行审查 人力资源部负责对规章制度中的职责和奖惩以及系统之间、部门之间的 业务接口进行审查和裁定 行政办公室负责对规章制度进行统一编号和印发 企业策划部负责对《规章制度手册》进行排版、汇编
基本要求

规范
1、名称要规范 2、格式要规范 3、职责权限及部门间接口关系要规范 4、文字、条理、内容及表达方式要规范

适用
要立足公司实际，具有可操作性，能在一定时间和范围内适用

准确
禁止使用不能准确表达意图、模棱两可的词句
基本格式

主体结构（标题、正文、结尾）
标题： 1、一般分为三段式表述,即：拟文单位+适用范围或事由+文种。 例：《中铁九局广州分公司劳务分包管理办法》 2、文种可包括：办法、细则、程序、规则、规定、制度 ，切勿使用“条 例”、“准则”、“章程” 。

字体
1、标题采用二号加粗宋体 2、章节小标题采用四号加粗仿宋字体 3、条款用四号黑体 4、正文采用四号仿宋字体 5、数字均采用四号Times New Roman字体 6、附表标题均采用加粗字体，字体字号不限，以美观大方为原则。表 内字体为宋体，字体大小可根据表格大小作相应调整。
注意事项
1、制度之间不能相互冲突，否则冲突的规章制度或者冲突的条款无效。 2、奖惩条款描述必须清晰、准确，便于考核和操作。 3、“试行”、“暂行”一类的办法时限不超过一年。