电子表格软件学习指南（操作要点）（1）软件介绍我们经常会对数据进行处理，例如记录某次活动的各项支出，对学习成绩进行分析、排序等等，电子表格软件就是方便数据处理的软件。

电子表格软件是一种以表格形式组织、分析、处理数据的计算机软件，它就像一张聪明的纸，可以自动对其上的数据进行计算，并能制作出漂亮的表格和图形，极大地增强了数据的可视性。

常用的电子表格软件有Microsoft Excel、Open Office Calc、WPS Excel等，其操作方式类似，我们以Microsoft Excel为例讲解。

（2）基本概念图a-1是Microsoft Excel的工作界面，每一个文件是一个工作簿，每一个工作簿包含多张工作表，每个工作表都是相对独立的，可以存放不同的内容，每一工作张表都由行和列组成，行和列的交叉点就是单元格，每个单元格都由列和行的二维坐标唯一表示，列用字母“sheet2”和“sheet3”，表示，而行用数字表示。

如图a-1中，工作簿包含三个工作表“sheet1”、其中，“sheet1”中被选中区的左上角单元格表示为“B5”,右下角单元格表示为“E10”，整个区域表示为“B5: E10”。

图a-1 Microsoft Excel 工作界面（3）录入和格式化数据表电子表格中的数据主要有数字、文本、日期和时间三种。

通常会格式化数据表以方便读写和打印输出，这可以通过单元格设置来完成。

单元格设置是指针对单元格的显示方式进行格式化操作，主要包括：数字类型设置，如设置显示小数的位数、正负数的显示格式，以及是否以货币形式显示数值；日期时间类型设置，如日期时间的显示方式（按年月日、月日年，还是日月年的方式显示）；文本的显示格式。

另外还可以设置单元格数据的字体、字型、字号、颜色，为单元格设置边框、背景颜色等。

图a-2 设置单元格格式对话框如图a-2就是Excel中设置单元格格式对话框中设置数字选项卡界面。

有时我们希望突出显示所关注的单元格或单元格区域，强调异常值，例如在成绩表里突出显示90分以上的成绩，但是由于这些单元格出现在数据表中的哪个位置确是不确定的，所以不能事先确定突出显示哪些单元格，这时可以设置条件格式。

条件格式基于条件更改单元格区域的格式，如果条件为真，则以特别的背景、字体、边框突出显示单元格格式；如果条件为假，则仍正常显示单元格格式。

图a-3显示的设置条件格式菜单项。

图a-3 设置条件格式菜单（4）公式与函数在使用电子表格时，有些数据是通过公式计算得到的，这时可以编写公式来完成，如图a-4中，第K列的总分是由其前面的六个科目求和而成，也就是说，K2中的数据是E2、F2、G2、H2、I2、J2六个单元格的数据之和，因此可以在K2中输入公式“=E2+F2+G2+H2+I2+J2”，这样，当我们修改其中某项数据时（如将E2中65改为75），K2中的公式会自动重新计算其值（由295变为305）。

常用的加减乘除对应的符号分别是键盘上的“+、-、*、/”，“^”代表乘方，可以用小括号来改变运算的次序。

图a-4 Excel中的公式与函数函数是电子表格中定义好的公式，需要时直接使用即可。

例如前面的K2就可以使用求和函数SUM，在K2中输入“=SUM(E2:J2)”即可。

Excel提供了一个庞大的函数库，共有400多个，利用这些函数可以完成各种计算，这些函数虽然作用不同，但其使用方式是类似的，我们应熟练掌握一些在工作、生活中常用的函数。

（5）单元格的引用在如图a-4的计算中，单元格“K2”中的数据是其左侧六个单元格的数据之和，表示为“=SUM(E2:J2)”，在这一单元格下面的单元格“K3”、“K4”等也都是其左侧六个单元格的数据之和。

如果我们选中单元格“K2”进行复制，将它粘贴到单元格“K3”、“K4”中，会发现单元格中“K3”中的公式自动表示为“=SUM(E3:J3)”，单元格中“K4”中的公式是“=SUM(E4:J4)”，也就是说，公式的含义不变——“等于左侧六个单元格的数据之和”，而地址自动解析为新的地址——“当前单元格左侧六个单元格”，在公式和函数中地址的这种引用方式被称为“地址的相对引用”。

相对引用为电子表格数据操作带来极大的方便，但有时在把公式复制到新的单元格时，不希望改变公式中原来的引用地址，例如图a-5中，单元格C2中的公式为“=B2/$B$7”，当将C2复制到C3时，C3中的公式为“=B3/$B$7”，其中公式的前一半地址B2变为B3，这是地址的相对引用，而公式的后一半地址$B$7没有发生任何改变，这样的地址引用方式被称为“地址的绝对引用”。

显然，这样的设置是合理的，如果C2中公式的地址都采用相对引用方式“=B2/B7”，复制到C3后公式为“=B3/B8”，由于B8中没有数据，被认为是数字0，这样就会产生一个除0错误，显然也不符合原意。

图a-5 地址的相对引用与绝对引用（6）数据图表图表用于以图形形式显示数值数据系列，这样会更容易理解大量数据以及不同数据系列之间的关系。

既可以以二维图的形式显示，也可以以三维图的形式显示。

Excel以二维坐标系统描述图中信息，通常用水平的X轴对可区分的所有对象进行分类，用垂直的Y轴表示当前对象的某一属性的数值大小，通常称X轴为分类轴，Y轴为数值轴。

创建图表主要包含两个操作：选取数据源和确定图表类型。

在选取数据源时应注意要选中分类依据的标题信息，这样有利于图表的理解。

Excel中包含多种图表类型，如图a-6所示，其中柱形图、折线图、饼图和条形图最为常用，应根据需要选择合适的类型。

图a-6 选择图表类型命令图表中包含许多元素。

默认情况下会显示其中一部分元素，而其他元素可以根据需要添加。

通过将图表元素移到图表中的其他位置、调整图表元素的大小或者更改格式，可以更改图表元素的显示。

还可以删除不希望显示的图表元素。

图a-7 图表区的组成Excel中的图表元素如图a-7所示，1是图表区，包含整个图表及其全部元素；2是绘图区；3是在图表中绘制的数据系列，也就是在图表中绘制的相关数据点，这些数据源自数据表的行或列，图表中的每个数据系列具有唯一的颜色或图案；4是X（分类）和Y（值）坐标轴；5是图例，用于标识为图表中的数据系列或分类指定的图案或颜色；6是图表标题或坐标轴标题；7是数据标签，可以用来标识数据系列中数据点的详细信息。

（7）数据处理对数据进行排序是数据处理最为常用的一种操作方式。

我们可能需要执行以下操作：按价格由低到高地显示商品列表，或按成绩由高到低的顺序显示某科目的考试成绩，或是按姓氏笔画顺序显示参加某项活动的人员名单。

对数据进行排序有助于快速直观地显示数据并更好地理解数据，也有助于组织并查找所需数据，以做出更有效的决策。

可以对一列或多列中的数据按文本、数字，以及日期和时间进行排序。

甚至还可以按格式（如单元格颜色、字体颜色）进行排序。

当某些数据要按一列中的相同值进行分组，然后对该组相等值中的另一列进行排序时，可以按多个列对数据进行排序。

例如，如果一个数据表中包含多个班级的考试成绩，就可以先按班级进行分组（升序），然后在一个班级内由高到低显示成绩（降序），如图a-8所示。

图a-8 排序对话框当数据量比较大的时候，可以通过筛选操作来减少数据的显示数量，筛选过的数据仅显示那些满足指定条件的行，并隐藏那些不希望显示的行。

例如只显示图a-4中语文、数学、英语85分以上的学生，结果如图a-9所示。

筛选数据之后，对于筛选过的数据的子集，不需要重新排列或移动就可以复制、查找、编辑、设置格式、制作图表和打印。

图a-9 数据筛选通过使用Excel表中的分类汇总命令，可以自动对数据进行分类并进行汇总和统计，如求和、求平均数等。

如图a-10所示是对图a-4按性别分类汇总求各科平均值的结果，在图中，女同学的细节信息被折叠隐藏了。

图a-10 分类汇总数据透视表是Excel中分析、重组数据，获得数据统计信息的一种有效工具。

如果要分析相关数据的汇总值，尤其是在统计较大的数据列表并对每个数据进行多种不同类型的统计时，例如同时求平均值和计数时，通常使用数据透视表。

如图a-11所示是对图a-4中成绩同时进行计数和求平均值操作的结果。

图a-11 数据透视表对数据透视表中的数据可以直接以图表的形式直观地显示出来，这就是数据透视图表，如图a-12所示。

图a-12 数据透视图表（8）常用函数1)最常用函数SUM：求和。

例如求区间“B1:B5”的和“=SUM(B1:B5)”AVERAGE：求平均值。

例如求区间“B1:B5”的平均值“=AVERAGE(B1:B5)”COUNT：计数，单元格中的数据可以是任何类型（数字、文本、日期）。

例如求区间“B1:B5”的数据的个数“=COUNT(B1:B5)”MAX：最大值。

例如求区间“B1:B5”的最大值“=MAX(B1:B5)”MIN：最小值。

例如求区间“B1:B5”的最小值“=MIN(B1:B5)”注意，在上述函数中，如果区域或单元格引用参数包含文本（count除外）或空单元格，则这些值将被忽略；但包含零值的单元格将被计算在内。

例如，如果B2中没有输入数字，则函数“=AVERAGE(B1:B5)”相当于求4个数的平均值（B1、B3、B4、B5），而不是5个数的平均值（B1、B2、B3、B4、B5）。

2)条件函数有时在计算时，数据必须符合某一条件才能参加计算，例如在成绩单中，如果用-1代表缺考，那么在求参加考试的人数（计数）、求平均分时就不应该将其统计在计算结果中，这时可以使用带条件的函数解决此类问题。

在进行数据比较时使用的比较运算符包括等于（=）、大于（>）、大于等于（>=）、小于（<）、小于等于（<=）。

SUMIF：返回某个区域内满足给定条件的所有单元格的和。

例如求区间“B1:B30”的和，条件是单元格的值大于-1，表示为“=SUMIF(B1:B30,”>-1”)”AVERAGEIF：返回某个区域内满足给定条件的所有单元格的平均值。

例如求区间“B1:B30”的平均值，条件是单元格的值大于等于0，表示为“=AVERAGE(B1:B30,”>=0”)”COUNTIF：计算符合给定条件的区域中的非空单元格数。

例如求区间“B1:B30”的中的非空单元格数，条件是单元格的值大于等于0，表示为“=COUNTIF(B1:B30,”>=0”)”IF：根据对指定的条件计算结果为“真”或“假”，返回不同的结果。

如B2中的数大于等于60，则显示“合格”，否则显示“不合格”，表示为“=IF(B2>=60,”合格”,”不合格”)”。

可以嵌套使用IF函数来完成多种情况的处理，如果B2中数大于等于90显示“优秀”，大于等于80显示“良好”，大于等于60显示“合格”，否则显示“不合格”，可表示为“=IF(B2>=90,”优秀”, IF(B2>=80,”良好”, IF(B2>=60,”合格”,”不合格”)))”。