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会议主持及记录技巧
目录
1 为什么要开会及会议成本 2 开会前/中/后的要点 3 议程设计及成功的会议要点 4 与会的规则 5 如何开会 6 倾听/记录/主持技巧 7 会议中的问题
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为什么要开会？
开会让你…
• 小组面对面沟通 • 众多讯息一次交流 • 融合意见凝聚共识 • 分派工作，公平合理
一人操控整个会议的议程。
如 何 开 场 營建處-环安
▪ 背景:除了会议召开的背景,也可让与 会人员自我介绍,并说明对会议的期待,以
促进与会人员及会议气氛的融洽
▪ 会议目的 ▪ 议程:会议中欲讨论之事项及其先后
顺序和预估时间。
▪ 会议期待
如 何 总 结 營建處-环安
宣达决议 激励动机 评估目标达成 过程回顾 悬念事项
2.从实际出发,自己脑袋里先想一个切实可行并且合理的整改方 案,准备开会向包商交底.
3.事先预设包商的推脱方法,找到驳斥对方的数据.实例或其他 事实,以免开会的时候处于被动
这样就确定了会议的内容和你的会议期待
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如何开会举例
工程师对包商会议
开会中:
1.首先提出开会前想好的问题,然后让包商提出解决问题的方案
• 由容易到困难——让大家渐渐融入会议进行 的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造成挫 折感。
成功的会议 營建處-环安
有效——借着团队的集思广益,解决个人 无法完成或突破的问题,有效达到会议目 标。 和谐——营造和谐的气氛,使成员对团队 有安全感、信任感、认同感,展露个人才 能。 参与——参与的人用心关注,才能让会议 得到健全发展。 效率——当一个会议成功的要素具备后, 能在预定的时间内完成开会,这就是效率。
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开会后 3 项追踪
开会结束时要回顾哪些重点？
1. 行动项目 2. 决议 3. 开放议题
议 程 设 计 營建處-环安
• 由重要到不重要——会议开始时即讨论重要 议题,以免延误时影响到后面重要议题。
• 由不尖锐到尖锐——将尖锐议题挪后,让与会 人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题,使气 氛不尴尬。
Байду номын сангаас
分清什么是”事实”,什么是”感觉” 了吗?
營建處-环安 会议主持注意事项
独占发言——避免冗长的发言,占用大家交流
意见的时间。
火爆浪子——要能容纳他人的发言,不可情绪 化与他人发生冲突。 优柔寡断——要思路清晰,对决议事项要果断、
明确。
加入冲突——应站在中立的立场来化解冲突。 操控议程——应依照流程引导会议的进行,不可
2.必须要让包商先陈述解决方案,当包商的方案优于自己的期待或自己开会 前就想好的期待结果时,问题容易解决,如果包商解决问题的方案与自己 的期待有出入时,待包商陈述结束后,摆出自己的立场,然后开始一一驳斥 包商方案中的不可行之处,使自己处于主动.
如何 发言 积极的发言 明确的发言 尊重的发言 坦承的发言 客观的发言 针对主题
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如何开会举例
工程师对包商会议
开会前:
1.首先要非常明确自己的开会意图,把包商喊过来开会,到底是 为了什么?(解决材料的质量问题,材料或设备供货延误,材料 或设备某项功能不全……又或是工程施工DELAY,劳动工人 人数不足,效率底下,施工质量出现问题……)
但开会也让你…
• 工作时间被分割 • 人多口杂，讨论耗时 • 晚上加班 • 特殊问题还是个别沟通 • 没有产能 • 别人发言比自己开口多 • Delay重要工作或客户
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盘点你的会议成本
算算看，你一周内总共：
• 开了几个会？ • 为会议花掉多少时间？ • 因为开会达成几项共识？ • 因为开会完成几个结论？ • 因为开会加了多久的班？ • 因为开会失去多少关键时刻？ • 因为开会Delay多少工作？
營建如處-环安何让大家愿意发言
塑造会议欢乐、和谐的气氛。 建立包容、安全的讨论环境。 保持客观,对事不对人。 不以言立人,不以言废人。 设置暗桩,带动与会人员的热烈参与,有抛 砖引玉的效果。 主动出击,适时发问,塑造发言机会,且予以 正向的肯定与鼓励。 有效倾听与良好沟通。
如 何 发 言 營建處-环安
与 会 规 则 營建處-环安
要守时,坚持到底 要做事前准备 针对主题主动发发言,简短扼要 对事不对人,不做人身功击 予以真诚的肯定及赞美 倾听他人发言 用积极的话代替消极发言 以探询、谦虚代替主观论断
与 会 规 则 營建處-环安
主持人会议内容中一系列事件,数据要 以事实为依据,不得带主观猜测. 与会者提问或者引用一些事件或数据 亦必须以事实为依据,不能凭感觉. 感觉与事实
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问题答案
1.客人未指明是男女 ? 2.没有明确的线索显示是强盗。 ? 3. 未指明是白天九点还是晚上九点 ? 4.没有明确提出店主的性别 ? 5.没有指明是跑出店外的男人抓取橱窗内的物品? 6.没有指明是要求鉴赏货品的人抓取橱窗内的物
品迅速逃走 ? 7.只说有宝石,没有指明是金饰 ? 8.没有明确的数字或说明显示参与的人数 ?
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开会前 6 项准备
开会前的重要步骤有哪些？
1. 先决定会议希望达成的结果 2. 想想会议是否有必要召开 3. 邀请适当的人出席 4. 准备背景资料 5. 设定会议纲领及时间表 6. 预先设想可能的冲突
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开会中 3 大失败
开会时要克服哪些状况？
1.一进会场士气散漫，没有参与感 2. 偏离主题 3. 点子干枯，鸦雀无声
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判断问题
以下问题你认为是事实或感觉? 1.店主正在收拾店面时,有一个男人出现。 2.那个男人是强盗。 3.此事件发生于昨晚九点过后。 4.打开橱窗的男人是店主。 5.橱窗内的珠宝是迅速跑出店外的男人抓走了 6.要求鉴赏货品的人在抓取橱窗内的物品后迅速逃走。 7.橱窗内有金饰,且有许多贵重的宝石。 8.这个故事仅牵涉店主、客人、保安人员等三个角色。
•感觉——即对事物主观的意念,其中包含个人的价
值判断,因此感觉的产生往往因人而异。
•事实——即有具体、明确的讯息陈述,与实际所发
生的事件相符。
營建處-环安 感觉与事实演练
昨日九点过后,G珠宝店里有 一位商人正在收拾店面,一 位客人出现并要求鉴赏货品, 店主打开玻璃橱窗,橱窗内 的东西被人抓起,忽然有个 男人迅速跑出店外,突然间 警铃大响保安人员迅速赶至 现场。