XX公司
HR(人力资源系统管理)管理制度
第一章总则
第一条为加强人力资源系统的管理,明确各级系统操作人员的职责与权限,提高人力资源系统运行的效率和效果,确保人力资源各项数据及时、准确、完整,更好地为公司、员工提供服务,特制定本办法。
第二条人力资源系统是公司应用软件系统中的基础系统,实现员工人事信息管理、人事异动处理、员工招聘管理、绩效管理、培训管理、人力资源报表管理、员工自助服务等人力资源管理功能。
第三条人力资源系统管理原则:
1、权限与责任对等原则:谁使用,谁负责,按照授予的权限进行系统的操作,并承担相应的责任。
2、严格保密原则:系统各项人事信息、薪酬数据必须严格保密,未经授权,不得泄漏。
3、准确完整原则:系统各项信息必须准确、完整,并及时更新。
第二章职责与权限
(一)信息部:
1.参与人力资源管理系统的建设规划、系统选型和系统实施。
2.人力资源系统在全公司的推广使用、升级优化和监督检查
3.对人力资源系统提供网络与设备维护等支持和技术保障。
4.组织人力资源系统与公司其它系统接口的开发与维护。
5.制定、完善人力资源系统各模块指导操作手册
6.负责人力资源系统数据库的备份与安全管理
7.指导、监控、解决人力资源系统运行中出现的问题,并对公司领导及员
工进行培训。
(二)各职能部门:
1、相关职能部门岗位人员确保自己负责模块的基础数据、各类单据的数据
完整、准确无误。
2、HR岗位员工应及时把单据及其他数据录入系统。
3、HR岗位员工对自己负责模块的数据不得公司员工及外部人员公开。
4、各职能部门经理应及时审核提交上来的各类单据,如有外办或出差请授
权给部门下级员工处理。
5、在使用系统过程中发现系统漏洞及数据错误应及时上报公司领导,并协
助系统管理员做好系统及数据的修补工作。
(三)员工
1、在权限范围内,按照系统操作说明书进行员工自助操作。
2、及时向所属机构人力资源部反馈个人变动信息、使用HR系统中的问题
以及系统优化建议。
第三章系统使用管理
1、系统中的所有使用人员要自觉遵守系统管理相关的规章制度,按照授予的权限(附件一:系统权限分配表),认真完成本人在系统中所承担的职责。
2、员工因工作需要变更个人操作权限,须认真阅读本办法,并按照以下流程进行办理:通过OA填写《权限变更申请表》(附件二)→行政部审核→办公室审
核→总经理审核之后由系统管理员进行权限授予
3、公司员工持有唯一的系统登陆帐号。
员工应保证个人帐户密码的安全性,不得将密码透露给他人。
员工取得初始密码后应立即修改,若因帐号、密码被他人使用造成不良影响,一切后果由本人承担。
4、员工忘记密码的,应向公司系统管理员发送邮件,提出修改密码申请,申请人部门经理核实后由系统管理员重新设置员工密码。
5、任何用户不得索取他人帐户密码,未经授权,不得用其他人员帐号进行系统操作。
6、系统管理员负责人力资源系统的日常管理,必须责任心强,具有良好的职业操守,一定的人力资源管理知识和应用软件操作知识。
第四章系统维护管理
1、人力资源系统是公司人力资源管理的基础系统,人力资源数据的统计、查询来源于该系统。
各项人力资源系统操作应合理分工,操作职责落实到人,保证各项数据的及时、完整和准确。
2、公司人力资源系统操作人员分工有变化的,须填写《信息维护落实表》(附件三),并上报公司总经理审批。
3、系统维护人员须严格按照规范操作系统,认真、及时维护员工各项人力资源数据。
4、新入司员工的基本信息须在发入司通知书3日内录入系统,入司时间以入司通知书为准,人员信息中必填项须按要求填写完整、准确。
未提供完整入司资料的,人员基本信息暂不录入系统。
5员工个人信息发生变动,要及时向办公室提供人员信息及相关证明材料,经所
在办公室核实后在系统中修改员工信息,保证系统中人员信息的及时准确。
6、人员信息发生变动后,系统维护人员须按照授予的权限,及时进行相关的人力资源事务操作,维护人员信息。
7、员工离司须进行辞职或辞退事务处理,不得删除人员信息。
在办理完离职手续之前,信息维护人员须在系统里对其作待岗处理,待其相关手续办完后,再对其作离职处理。
9、在人事事务处理中,员工如发生内部调动,员工调动日期须与新入职日期一致,日期以调动通知时间为准。
如无调动通知的,以公司领导审批日期为准。
10、机构组织架构进行调整的,须按照程序进行办理;公司部门新设、合并、名称改变或公司新设、升降级的,公司信息维护人员根据公司发文进行相关系统操作,机构组织架构调整时间以发文日期为准。
11、组织架构发生变动的,其人员在系统中的异动处理须在当月20日前操作完毕,人员异动时间与入新职时间一致。
12、公司成立新部门的,应及办总经办、办公室提供新设部门标准的职位设置和职位说明书,由公司信息部系统管理员在系统中设置新部门和新职位。
13、系统管理员不得擅自修改系统标准职位设置,新设部门要按照公司下发的标准职位进行设置,如因工作需要须增加新职位的,须向公司总经办申请,经领导同意后由信息部系统管理员进行设置。
14、人力资源系统正式运行后,公司所有人员的薪酬须在系统中进行计算发放。
每月人员薪酬信息不得晚于下月10日前录入系统进行计算、发放。
15、系统使用人员遇到问题或优化建议,可填写《系统问题反馈单》(附件四),并提交公司信息部。
系统维护员须认真解答、反馈答复。
16、为提高系统的稳定性、可靠性、安全性和运行速度,公司信息部保有随时对
软件操作系统进行升级的权利。
如因系统维护或升级的需要而需暂停服务,信息部将在OA系统中事先进行通告。
第五章系统安全管理
1、系统使用人员须遵守公司保密纪律规定,并对权限范围内的人力资源数据的保密性、准确性、完整性、安全性负责,不得危害系统的安全运行。
2、系统管理员应定期检查人力资源系统,发现问题及时解决,无法解决的要立即上报公司领导并寻求快速解决方案,确保系统正常运行。
3、当使用人员发现系统问题,应填写《系统问题反馈单》,并及时通知所在系统管理员,系统管理员须认真解决并及时反馈。
4、系统管理员处理员工反映的问题,须留有记录,并建立完善的工作记录,对发生的问题及解决措施有详细的书面记载。
5、人力资源系统的数据应当有完善的备份制度,重要的人员数据库信息每周至少备份一次。
第六章奖惩
1、人力资源部负责人作为人力资源系统管理的第一责任人,各级系统管理员作为第二责任人,须认真落实管理职责,确保人力资源系统各项数据和操作的准确、及时和完整。
2、系统使用人员应按照系统操作说明书进行系统操作,不得违规做危害系统运行的事情。
如造成不良影响的,应负责赔偿,并根据情节轻重情况,给予罚款、考核扣分、通报批评、降级、降职、调离岗位、解除劳动合同等处罚。
情况严重的,依法追究民事或刑事责任。
3、违反本办法规定,有下列行为之一的,公司视情节轻重予以处罚:
(一)违反人力资源系统管理办法有关规定,危害系统安全的;
(二)未经授权,使用他人帐号进入系统操作造成不良影响的;
(三)不按系统操作说明书使用系统造成不良影响的;
(四)未及时录入或录入虚假人员信息的;
(五)人事事务操作失误造成人员历史信息错误的;
(六)擅自在系统外发放员工薪酬的;
(七)其它违反系统管理和安全的行为。
4、对认真执行人力资源管理办法,且取得良好效果的部门和个人,公司将根据情况对直接责任人给予表扬。
附件一:系统权限分配表
附件二:
系统用户权限申请表
附件三:附件四:
信息维护落实表
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附件四:
HR系统问题反馈单
精选范本。