• 2、档案部门对于接收的会计档案，“原则上应当保持 原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构 应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清 责任。”（不需另加封面、卷内目录、备考表等） • 3、会计机构对于凭证类和帐簿类的案卷，要按照封面 上规定的项目填写齐全，并且每一张凭证需填项目也 应填齐全。 • 4、采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打 印出的纸质会计档案。
• 三、会计档案的排列、编号和标签填法 • （一）排列 • 会计档案装订好之后，需进行系统排列，一般性的排 列方法是：把历年来的案卷材料先分类，即分为会计 凭证类、会计帐簿类、财务报告类及其他类，然后再 将各类案卷依年代先后顺序排列。 • （二）编号及标签填法 • 第一、编号 • 1、会计凭证类：依核算单位按类大流水或小流水编号。 • 大流水，即依时间先后顺序不分年编流水（案卷）号， 至999为止。小流水，即一年一个流水（归档）号。 • 2、其他类别会计档案：依核算单位按类不分年大流水 编号，至999为止。
• 5、装订方法 • （1）会计凭证类：保持原卷册的封装。要求凭证装订 包角封面规范填写，在包角处盖上会计骑缝章,并装入 卷盒,一盒可装几本凭证。 • （2）会计帐簿类：活页帐簿用会计档案卷皮重新装订； 固定页的保持原封装（如总帐、银行日记帐、现金日 记帐）。 • （3）财务报告类：用档案卷皮装订，内加卷内目录、 备考表。卷内目录、备考表、卷皮封面的填写方法同 文书档案。 • （4）其他类：用卷皮装订，根据纸张的大小、形式来 确定。
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例： 会计凭证类：1985年 1、2、3· · · · · · 20 1986年 21、22· · · · · · · 45 会计帐簿类：1985年 1986年 总帐 1 总帐 银行日记帐 2 银行日记帐 现金日记帐 3 现金日记帐 明细帐 4 明细帐 说明：每年帐簿的排列规律应一致。 其他各类档案依次类推。
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第三、标签粘贴方法 （1）会计凭证类：从包角处沿底边直接往上贴。 （2）其他类别会计档案：离底边20㎜处向上贴。 注意：不能倒贴或贴在未包角处。
• 四、建立会计档案案卷目录 • 1、案卷目录由财会部门编制，一式二份，档案室与财 会部门各执一份。 • 2、根据分类依年代先后编制案卷目录。 • 3、案卷目录一般分核算单位按会计档案类别分别装订。 机关单位必须这样做，其他单位可以根据会计核算单 位装订。为便于查找可在首页加上目次。
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3、财务报告类 归档范围 保管期限 （1）年度财务报告（决算）（文字分析材料）永久 税收会计税收年报（决算） 永久 （2）财务月、季度报报告（文字分析材料） 5年 税收会计月、季度报表（票证月季报表） 10年 4、其他类 归档范围 保管期限 （1）会计移交清册 15年 （2）会计档案保管清册 永久 （3）会计档案销毁清册 永久 （4）银行余额调节表 5年 （5）银行对帐单 5年
案卷号
期限
• 其他类别会计档案
全宗号 目录号 案卷号 年度 期限
• 全宗号：是指档案馆给各个 全宗的编号。各机关单位要 填，不向档案馆移交档案单 位可不填。 • 目录号：是该案卷所在案卷 目录的编号。 • 案卷号：是指该案卷的排列 顺序号。 • 年度：是指该案卷所在的年 度。 • 期限：是指该案卷确定的保 管期限。（3、5、10、15、 25年）
• （三）归档 • 第一、归档时间 • “一年一移交”：意思是“当年形成的会计档案，在 会计年终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后， 应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构 统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部 指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。（江阴 规定“三年一移交”） • 第二、归档范围及保管期限 • 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。永久为五 十年以上，定期为3年、5年、10年、15年、25年5类。 • 会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起。
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1、会计凭证类 归档范围 原始凭证、记帐凭证、汇总凭证 说明 （1）财政总预算会计拨款凭证及 其他会计凭证 （2）税收会计：各种完税凭证和 缴退库凭证
保管期限 15年
永久
15年
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2、会计帐簿类 归档范围 保管期限 （1）总帐 15年 （2）日记帐 15年 其中a、银行日记帐、现金日记帐 25年 b、税收日记帐（总帐）和税收 票证分类出纳帐 25年 （3）固定资产卡（固定资产报废清理后保管5年） （4）明细帐（分户帐或登记簿） 15年 （5）辅助帐簿 15年 说明：预算会计总帐、明细分类、分户帐 或登记簿 永久
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• 第二、标签格式及填法 • 1、标签格式 • 会计凭证类采用梯形标签，其他类别会计档案采用条 形标签。标签颜色红色代表永久，蓝色代表定期。 • 2、标签填法
• （1）会计凭证类
• 类别：是指会计凭证类别， 可不填。
类别
• 年度：是指案卷所属年度。
年度
目录号
• 目录号：是指该案卷所在的 案卷目录的编号。 • 案卷号：是指该案卷排列顺 序号。 • 期限：是指该案卷确定的保 管期限。（一般为15年）
会计档案的整理与归档
• 一、会计档案概述 • 1、何谓会计档案？ • 会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计 核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史 料和证据。 • 2、来源 • 主要来自于立档单位的财会部门或财会人员。 • 3、制度 • 会计档案管理制度是会计制度中的一项具体制度， 1998年8月21日财政部、国家档案局重新发布了《会计 档案管理办法》是对会计档案工作制度的完善和发展。
• 二、会计档案的分类、立卷、归档及保管期限 • （一）分类 • 会计档案一般分为四大类，即会计凭证类、会计帐簿 类、财务报告类和其他类。 • （二）立卷 • 1、整理立卷由会计机构负责 • 《会计档案管理办法》第六条中明确规定：“各单位 每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档的要 求，负责整理立卷，装订成册。” • 以核算单位为会计档案整理的单位，由会计按照归档 要求负责整理，装订成册。