武汉市中小学校档案分类方案
注：市教育局直属单位参照执行，幼儿园档案分类增加卫生保健类
荆门市中小学校档案分类编号办法
为提高我市中小学校档案工作规范化管理水平，根据国家档案局第8号令（《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》）和《归档文件整理规则》（DA/T22－2000）、《湖北省中小学校档案管理暂行办法》（鄂档〔2006〕13号）、《荆门市中小学校档案分类方案》等的有关要求，制定本办法。

一、档案的分类
（一）分类原则：体现学校特点，涵盖全部职能，类别科学合理，便于查找利用。

（二）12个一级类目：党群工作、行政管理、教学科研、教师业务、学籍管理、财会类、基本建设、仪器设备、科研课题、电子、声像、实物。

（三）一级类目代号
党群工作---------WD 行政管理--------WX 教学科研---------WJ
学籍管理---------ZX 教师业务--------ZJ 财会类---------ZK
基本建设---------KJ 仪器设备--------KS 科研课题---------KY
电子---------DZ 声像--------SX 实物---------SW
二、档号的编制
档号是存取档案的代号和排架的依据，必须反映学校档案的分类体系和物理位置。

（一）档号编制原则
符合唯一性、合理性、稳定性的要求（即同一档案室内档案不得重号）；方便插卷，使其有充分扩展的余地；不能随意变动；能适应计算机管理的需要；发挥排架、检索的双向功能。

（二）档号的结构
1、文书档案：年度—机构或问题—保管期限—件号。

示意图：
1—N流水号）
保管期限（永久30年10年）
类目代号（党群工作WD）
年度（4位阿拉伯数字标识）
2、科技档案：项目号—案卷号—卷内文件顺序号。

如：KJ02—001—01”表示基建档案第2个项目的第1卷从第1页开始的第1份文件材料。

示意图：
KJ 02—001—01
卷内文件顺序号（用01—99标识）
案卷号（用001—999标识）
二级类目
一级类目
KY 06—005—01
卷内文件顺序号（用01—99标识） 案卷号（用001—999标识） 二级类目 一级类目
3、财会档案：类目号—目录号—案卷号—卷内文件顺序号。

示意图：
案卷号（用001—999标识） 目录号（1位阿拉伯数字标识） 二级类目 一级类目
4、特殊载体档案（电子、声像）：类目号—案卷号—卷内文件顺序号。

示意图：
卷内文件顺序号（每张照片的编号） 案卷号（盒号）（用001—999标识） 二级类目 一级类目
5、实物档案：类目号—目录号—顺序号。

示意图：
顺序号
目录号
二级类目
一级类目
（三）档号的标识
1、类目代号采用大写拼音和阿拉伯数字相结合的混合号编码制。

不同级位的类目号、目录号之间可以不分开。

年度、类目号、案卷号、件号、卷内文件顺序号之间，用连接符号“—”连结（如：20×8年、党群工作、30年、11件的档号，可标为20×8—WD—D30—11；基建档案第2个项目的第1卷从第1页开始的第1份文件材料的档号，可标为KJ02—001—01）。

2、文书档案的年度：毕业年度或下学期年度。

如：2008-2009学年度对应年度为2009。

3、项目号标识
（1）项目号（基建项目号、科研课题号、仪器设备号）=一级类目+二级类目（二位阿拉伯数字），即KJ02= KJ + 02、KY02 = KY + 02、KS02 = KS + 02
（2）项目号KJ01、KY01、KS01为综合性科技文件材料。

三、文件材料的整理
（一）党群工作、行政管理、教学科研、学籍管理类文件材料按照学年度归档，参照《归档文件整理规则》进
行整理。

（二）教师业务文件材料按照归档范围收集、整理，每名教师归档文件装一盒或多盒，每盒归档文件加封面、卷内目录、备考表，不装订。

（三）基本建设、仪器设备、科研课题文件材料按照国家科学技术档案有关规范标准进行分类、整理。

（四）财会文件材料、电子文件材料、声像文件材料、实物按照有关规定进行分类、整理。

（五）各目录的案卷或保管单位号应不超过1000。

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