在材料采购购买及询价时有差异怎么处
理的制度及流程
一、材料采购要求
1、材料处要做到提前询价：由供应商每月提供材料价格表，在价格上有重大浮动的材料应做到提前告知；
2、建立好材料供应商价格台账表，根据供应商提供的价格表，做好数据记录，便于需要时对比分析；
3、与优质供应商建立长期合作关系，在相同商品同等价格的条件下，选择熟悉的供应商合作；
4、建立供应商黑名单制度，对违背市场竞争原则和侵害企业权益的供应商及时拉黑，让失信者失去机会。

5、在招标、询价及签订合同时，须在询价单及合同等文件中明确：若在日后的实际采购过程中，发现有供应商对同类产品的价格低于公司采购价格的，
公司有权与原供应商协商以该低价进行交易，若原供应商不接受协商，则公司
有权终止与该供应商的交易并将已供材料退回，或将已供材料按新低价与原供
应商进行结算。

若询价处室未在询价时与供应商明确以上要求的，则日后出现
异常情况，必须对询价处室进行处理。

若材料处未按此要求与供应商签下合同，则日后按照合同签订的价格与供应商进行结算，出现的差价部分由材料处承担。

特殊材料，可进行特殊审批。

二、询价差异处理具体流程及办法
询价差异是指对于同等产品在质量、规格、型号等技术参数及付款方式同
等的情况下，各处室询得供应商在价格上存在差异。

1、材料处将总经理审批完的材料档次审批单转发至各职能处室，并在询价通知上规定该材料的询价完成时间。

特殊情况须备注特殊原因。

各职能处室对
材料处通知的询价时间及技术参数表存在疑问时，必须立即向材料处询问清楚，不可盲目进行询价导致工作未做到位，影响工作效率。

2、各职能处室按要求在规定时间内进行询价，并保管好供应商姓名、名称、联系方式、地址等信息及价格等资料。

3、材料处在规定时间内完成招标询价，并制作好询价表，交给督查处进行汇签。

督查处将原先已询得的价格与材料处的价格进行比对：
①若督查处价格高于材料处的价格，则在询价表上进行签字确认，表示认
同材料处价格，由材料处收回，进行后续的汇签工作；
②若督查处询得的价格低于材料处的价格，并且各类技术参数都在同等条
件下的情况，则由督查处起草一份情况说明（附件1，第5页）并整理好该供
应商的报价及各类技术参数、付款条件等资料，以供应商信息保密的形式附在
汇签单后，由督查处负责后续汇签工作并及时对材料处出具通报。

4、财务处、土建公司（涉及到水电安装、房产公司的材料则由安装部、房产工程处签字确认）将审核询价单上的价格，与自己询得的价格进行比较：
①若财务处、土建公司询得的价格高于材料处、督查处询得的价格，则直
接在询价表上进行签字，材料处或督查处收回，进行后续的汇签工作；
②若财务处、土建公司询得的价格低于材料处、督查处询得的价格，对各
供应商提供的价格及各类技术参数、付款方式等进行分析比较，在最终确认询
得的价格无误的情况下，由询价最低的处室对材料处、督查处进行通报处理，
并起草一份情况说明，在询价单后以供应商信息保密的形式附上该供应商的价
格及技术参数等资料，完成余下处室的汇签审核工作。

5、如遇有争议或特殊情况，则由材料处、督查处、财务处、土建公司进行开会讨论（涉及到水电安装、房产公司等的材料则由安装部、房产工程处参与）。

各处室汇签都须在一日内完成，在汇签审核完成后，由该处室负责供应商的保
证金缴纳事项。

在按公司要求缴纳完保证金后，该处室对询价单上的供应商信
息进行完善，并附上所有相关询价资料后，上报总经理进行审批。

总经理审批后，由该处室将原件交予材料处，（如遇需先付定金的情况，由该经办处室负责
备用金申请工作）由材料处按公司制度完成合同签订、采购、验收、材料款审
批等后续工作。

6、若在汇签过程中或总经理审批询价单后，公司其他处室在各类技术参数、付款方式等条件同等的情况下，询得的供应商价格要低于所有职能处室询得的
价格，则在审批流程完成后，对上述所有职能处室进行通报处理。

若原先已与
供应商签订合同，则差价由职能处室承担。

若还未签订合同，则由职能处室负
责与原定供应商协商以新的价格交易；若协商未果，则更换供应商，由材料处
落实与新供应商交易的后续工作。

7、处理原则：各职能处室负责询价人员在询价过程中，第一次发生询价差
异的错误，将对所有职能处室责任人进行处理并按产生的差价全额进行处罚；同处室同询价人员在第二次发生询价差异的错误时，将对其按产生差价的2-30倍进行处罚；若同处室同询价人员在第三次发生询价差异的错误时，将直接对其取消年终奖，直至辞退处理。

特殊情况，特殊处理。

三、未按制度违规操作的处理办法
1、如需签订材料采购合同而未签订，且供应商材料送进场的情况：首先对材料处进行通报批评。

材料处必须与供应商做好补签合同工作。

在未签合同的情况下，若出现差价情况，则由职能处室负责与原定供应商协商以新的价格交易；若协商未果，则更换供应商，将原供应商材料退回，由新供应商提供。

2、未签订材料采购安装合同，供应商进场施工的情况：首先对材料处进行通报批评。

在未签合同的情况下，若出现差价情况，则由职能处室负责与原定供应商协商以新的价格交易，若协商未果且继续施工的，则按原定价格结算，由每个职能处室责任人罚全额差价款；若协商未果且停止施工的，则按原定价格结算，已完成施工部分由每个职能处室责任人罚全额差价款，未完成部分，由职能处室另寻供应商，造成的损失由供应商承担。

①在进场施工后，施工完成前，材料处必须与供应商做好补签合同工作。

施工完成、竣工验收后，按事先约定价格进行结算，其总价的5%作为保修金；
②未签订合同，供应商中途退场的情况：
若班组未完成施工欲与公司协商中途退场的，根据协商情况，由公司、监理与班组三方进行现场工作量核实及质量检查，填写《现场工程量及质量确认单》（附件2，第6页），由班组长出具《现场工程量确认书》（附件3，第7页）、
《结款承诺书》（附件4，第8页）和《班组中途退场协议》（附件5，第9页）。

若班组擅自中途退场或协商未果私自退场的，公司在三天内用书面、口头或电话形式通知班组，班组必须在通知中规定的时间内派人进行复工，若班组在规定时间内复工的，则承担由其退场给公司造成的经济损失；若班组不来复工的，则公司将对班组采取相对应的措施。

在确定班组不再进行施工后，由土建公司、财务处、督查处、材料处、质安处立即对现场进行调查取证、拍摄视频照片，对其施工区域进行全面检查，若有质量问题，必须做好相关证据、资料，由该班组赔偿。

（若各处室有漏检或
检查时不认真仔细，在后续施工过程中对原施工区域暴露出的质量问题，由上述各处室承担相应责任。

）在检查质量、核实工程量后，填写《现场工程量及质量确认单》（由监理方、房产公司或业主等第三方签字确认）并核实已支付钱款及所有支付凭证（包括人工工资等）。

若已支付钱款超过实际工程量的，公司有权通过法律途径追回一切由班组退场造成的损失；若已支付钱款暂未超过实际工程量的，则多出的工程量部分暂作提存处理，用于目前发现的质量问题及以后分摊费用、前后班组价格差异或工期延误等损失的处理，如多出的工程量部分尚不足以支付该类费用，则公司有权通过法律途径追回损失。

日期：年月日日期：年月日。