规章及制度
目的:
为了进一步规范与统一员工档案的管理,特制本规定。

适用范围:
本规定适用于管理公司各部门、各成员酒店。

规章制度:
一、员工档案的分类
(一)纸版档案
(二)电子系统档案
(三)扫描档案
(四)各类报表
二、管理规定
(一)纸版档案的管理
1、在职员工档案
1) 档案建立:员工入职当天即建立员工纸板档案,且一人一档案袋;档案袋封面填写员工姓名,并在档案袋右上方标记档案编号,即员工工号;
2) 存档文件包含但不仅限于:职位申请表、身份证复印件、各类证件证书复印件、入职手续表、照片、员工认同书员工培训资料、员工考核资料以及员工在
企业工作期间办理的各类手续表格等;
●员工培训资料包括但不仅限于:新员工入职培训卡、到岗培训卡等一些相关
资料;存入员工个人档案袋,按照时间顺序排放;培训档案要在 12 个月内妥善保存,之后方可销毁。

●员工考核资料包括但不仅限于:日常工作考核表、业务技能考核表、员工满
意度测评表、客人满意度测评表、员工素质测评表等考核方面的相关资料。

存入员工个人档案袋,按照时间顺序排放;培训档案要在 12 个月内妥善保存,之后方可销毁。

3) 档案存放:档案袋内文件依照办理时间顺序依次排放;档案袋要分部门按照档案编号顺序存放,认真管理,保证安全,未经许可她人不得随意查瞧员工档案。

2、离职员工档案入职培训卡、到岗培训卡等培训方面的相关资料。

培训档案要在 12 个月内妥善保存,之后方可销毁。

1) 档案建立:离职档案按月归档整理,每月一个档案袋;员工离职当天须将档案袋内全部资料依顺序装订并标注编号,编号规则为“L+YYYYMM+当月离职序号”;
2) 存档文件包含但不仅限于:员工自入职到离职期间办理所有手续表;
3) 档案存放:当月离职人员明细,个人离职档案按照当月离职序号排放;
4) 存档时间:离职人员档案要在 18 个月内妥善保存,之后方可销毁。

(二)电子系统档案的管理
1、电子花名册:依照花名册模板建立员工电子花名册,员工入离职要即时更新,内容填写要完整,排版整齐美观;花名册要加设密码,每月底存档;
2、人事系统:及时将员工入职、离职、转正、保险、合同等各项信息更新;
3、确保用友人事系统与电子花名册信息一致。

(三)扫描档案的管理
1、扫描项目包括但不仅限于:职位申请表、身份证复印件、证书复印件、入职手续表、转正申请书、转正审批表等员工档案袋中材料;
2、扫描格式:须全部为图片格式;
3、存放规则:
1) 在职员工分部门分岗位存放:按定编图中的岗位分布划分;
2) 每个员工设置单独的文件夹存放:文件名称为“员工工号+员工姓名”,图示如下:
A、在职员工:工程部工程师张某+编号
B、离职员工:离职李某加离职时间
C、调动员工:调动王某+调动时间+调动岗位+编号
D、管理人员:李某+编号+岗位
(四)各类报表的管理
1、各类电子报表,花名册、工资表、转正试卷等涉及到保密问题的报表,需要加设密码,并保证密码的保密,不得告知非相关人员;
2、上报的各类报表需要定期存档。

(五)其她要求
1、所有纸版档案必须存入档案柜并上锁;
2、未经人资中心总监批准,任何人不得私自查阅各类档案;
3、未经人资中心总监批准,任何人不得私自复印、扫描、外带各类档案;
4、任何人不得将电子档案拷贝;
5、凡就是违反上述规定给企业造成不良影响或带来损失的,将按照公司规章制度及保密协议内容进行相应处罚。