物业工程资料管理
（培训）
物业工程资料主要分几部分：
一、前期资料（项目立项、审批等文件）；全部的竣工图纸，（包括
建施、结施、水电、消防、人防、通讯等等）；室外管网图纸；
设备的图纸（包括配电室、消防控制、楼宇对讲、楼宇自动控制、电梯、供水等等）；各个验收报告（材料进场验收、隐蔽工程验
收、分项分部工程验收、单位工程验收等报告、房屋、设施设备
的技术资料、保修资料、合同；承接查验记录，整改报告）。

二、接管后的资料：设施设备的台账（由于有部分项目因为各种原因
前期资料不全，需要根据现场设施设备的铭牌上的内容）、根据
项目现场实际制订年度工作计划、保养计划、巡检计划等各种计
划、日常的各种（给水、排水、用电、消防、照明、智能化等设
施设备）巡检、维修、保养等记录，按期归档。

三、根据项目现场实际情况，制订各种应急预案（防汛、用电、用水、
电梯困人等），并做好应急演练的记录，及时归档。

四、制订工程部员工的各项培训计划（各项管理制度、专业技能、入
室维修、礼仪礼节、装修管理、应急处理等），并做好培训记录，及时归档。

五、五、工程部的其他资料，（会议记录、通知、维修通知单、工程
联系单、工具及材料的管理表格等）分类归档。

六、资料的填写规范；笔迹端正、字迹清晰，表格内避免出现过多的
空白项。

空白项建议用横线（或斜线）填写，内容填写简洁明了。

七、工程资料要有专人管理，做好归档资料的分类整理(建好目录、
编号等)、集中摆放。

一、工程档案目录管理
1、工程档案管理采取纸页档案和计算机档案并行管理方式，基础档案材料要保留纸页档案，过程性档案要逐步向无纸化档案过渡。

2、工程档案设置三级目录，第一级目录为类别目录，第二级目录为程序文件目录，第三级目录为工作单目录。

3.工程档案设置应与上一级档案目录设置一致。

二、工程档案管理程序
1、工程档案管理责任
（1）工程部经理责任：设置文秘档案员；确定档案目录；设置档案保密等级；检查档案情况。

（2）工程部责任：配合工程部经理进行工作。

（3）文秘档案员责任：档案建立；档案修改；档案整理；销毁更新；档案资料分析报告；接受经理和上一级档案管理人员检查；检查工程部各级人员档案工作情况。

（4）员工责任：认真进行原始资料的记录；接受各级领导和档案员的工作检查。

2、工程档案管理程序
（1）工程档案的建立
文秘档案员根据经理意见建立各级档案目录并将各类文件、资料、图纸、记录按目录要求存档。

档案要予以统一编号，并在每卷首页建立目录清单，同时在计算机中进行目录登记。

（2）工程档案的存档
工程档案由文秘档案员整理，按规定目录存档。

（3）工程档案的查阅和借阅
一般工程档案查阅可向文秘档案员借出，在工程部办公室阅览；若需借阅须在文秘档案员处办理借阅手续。

保密档案经工程部经理批准可查阅，不可以借阅。

（4）工程档案的更改清理和销毁
原始档案一般不可修改；工程部工作档案经工程部经理同意可以修改。

工程部档案应定期进行清理，过程性工作档案到期后应及时销毁，但应做好销毁记录。

（5）上级档案存档
工程部档案应由文秘档案员定期上交物业管理中心存档。

（6）保密等级设置和更改
涉及到物业管理中心、项目部、工程部机密的技术和经济档案，如委托管理合同、原始图纸、技术改造方案和图纸、工程招标标底、施工合同书等应设置密码，其保密等级和密码及其修改由工程部经理决定。

（7）计算机档案管理
工程部档案应积极推行计算机管理，由文秘档案员设置目录菜单，将档案或目录及时录入计算机中，进行资料分析、整理和信息传递。